Volatilité des prix, tensions d’approvisionnement, pression sur les marges : chaque euro dépensé auprès d’un fournisseur compte. L’optimisation des achats ne se limite pas à négocier les prix. Elle commence par une vision précise des dépenses : quels achats, auprès de quels fournisseurs et à quelles conditions ? Cette connaissance permet d’activer les bons leviers pour réduire les coûts et sécuriser les approvisionnements. Découvrez 8 leviers à mettre en œuvre avec Oxalys.

Qu’est-ce que l’optimisation des achats ?

L’optimisation des achats désigne l’ensemble des démarches qui visent à réduire les coûts d’achats, sécuriser les approvisionnements et créer de la valeur à travers des méthodes de gestion structurées et des solutions achats adaptées.

Les 4 types d’achats à optimiser

4 grandes catégories d’achats peuvent être optimisées, chacune avec des leviers adaptés :

• Les achats directs (matières, composants), qui impactent le coût de revient,
• Les achats indirects (fournitures, IT, services généraux), souvent dispersés et peu contractualisés,
• Les achats d’investissement (équipements, machines), à arbitrer sur leur durée de vie,
• Les achats de prestations et de sous-traitance, dont la qualité dépend du pilotage fournisseur.

Pour approfondir ces catégories, consultez notre article sur les différences entre achats directs et indirects.

Les objectifs : réduire les coûts, maîtriser les risques, créer de la valeur

Réduire les coûts est l’objectif le plus visible de l’optimisation des achats. Pour inscrire les gains dans la durée, il faut aussi maîtriser les risques de rupture, de dépendance et de non-conformité, tout en créant de la valeur : innovation fournisseur, qualité ou contribution RSE. Une stratégie achat formalisée permet d’arbitrer entre ces objectifs pour chaque famille d’achats.

Comment optimiser ses achats en 4 étapes ?

La démarche suit 4 étapes : comprendre où va l’argent, segmenter les achats selon leurs enjeux, définir une stratégie par famille, puis déployer les actions et mesurer les résultats.

Analyser vos dépenses (spend analysis)

La spend analysis consolide les données de commandes, de factures et de contrats, puis les classe par fournisseur, famille et entité. Son rôle principal consiste à révéler les gisements d’économies : fournisseurs redondants, prix hétérogènes pour un même article, dépenses hors contrat…

Segmenter vos achats avec la matrice de Kraljic

Proposée par Peter Kraljic dans la Harvard Business Review en 1983, cette matrice croise l’impact de l’achat sur le résultat et le risque d’approvisionnement :

Définir une stratégie par famille d’achats

À chaque famille d’achats correspondent des objectifs, des leviers et une relation fournisseur adaptés à son quadrant. Les achats leviers se prêtent à la mise en concurrence ; les achats stratégiques appellent un pilotage dans la durée.

Déployer et suivre un plan d’actions

Le plan d’action achat traduit la stratégie en actions concrètes. Pour chacune, précisez une échéance, un responsable, les moyens nécessaires, le gain attendu et un indicateur de suivi. Des revues régulières permettent d’ajuster la trajectoire.

Les 8 leviers d’optimisation des achats

1. Centraliser et standardiser les commandes

Centraliser les demandes dans un circuit unique, avec des catalogues référencés et des circuits de validation, réduit la dispersion des commandes et leur coût de traitement. Ce premier levier est organisationnel : il repose sur des processus et des référentiels communs.

2. Mutualiser les volumes entre sites et entités

Dans les organisations multisites, les négociations restent parfois cloisonnées. Regrouper les besoins des sites ou filiales renforce le pouvoir de négociation et permet de remplacer les accords locaux par des contrats groupe. Cette mutualisation exige une vision consolidée des dépenses et des règles de nommage harmonisées.

3. Renégocier les contrats et les conditions de paiement

Prix, remises, révision tarifaire, pénalités : chaque clause se renégocie à échéance. Les délais de paiement aussi, dans la limite de 60 jours après émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le stipule (Code de commerce, art. L441-10). Une gestion des contrats fournisseurs rigoureuse évite les reconductions tacites subies.

4. Raisonner en coût total de possession (TCO)

Le TCO (Total Cost of Ownership)ajoute au prix d’achat les coûts logistiques, de stockage, de maintenance, de non-qualité et de fin de vie. Il permet de calculer le coût réel de possession d’un bien ou d’un service. Formalisée notamment par Lisa Ellram (1995) et très courante dans le secteur de l’édition de logiciels, cette approche évite de retenir une offre qui, bien que moins chère à l’achat, se révèlerait plus coûteuse à l’usage.

5. Rationaliser le panel fournisseurs

Un panel fournisseurs trop étendu disperse les volumes et complique le suivi. Réduisez le nombre de fournisseurs actifs par famille pour renforcer votre pouvoir de négociation et faciliter le pilotage de leur performance. Conservez toutefois des solutions alternatives pour les achats critiques.

6. Lutter contre les achats hors circuit

Les achats hors contrat ou hors processus (maverick buying) font perdre le bénéfice des conditions négociées. Ils peuvent résulter d’un écart involontaire comme d’un contournement délibéré. Pour les réduire, traitez leurs causes plutôt que de multiplier les contrôles.

7. Anticiper les risques fournisseurs

Défaillance financière, rupture, non-conformité : un score de risque alimenté par les données internes (retards, non-conformités) et externes (solvabilité, documents légaux) permet de prioriser les actions. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre guide de la gestion des risques fournisseurs.

8. Digitaliser le processus achats

Un logiciel achats relie sourcing, contrats, commandes et factures dans un même flux. Les prix négociés s’appliquent automatiquement et chaque dépense est tracée. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent en outre pouvoir recevoir des factures électroniques (economie.gouv.fr), un argument de plus pour digitaliser le processus Procure-to-Pay.

Quels indicateurs pour mesurer l’optimisation des achats ?

Quatre familles d’indicateurs suffisent pour piloter la démarche. Retrouvez la liste complète dans notre article sur les KPI achats.

Gains achats : savings et coûts évités

Les savings mesurent une baisse réelle par rapport à un prix de référence ; les coûts évités, une hausse contenue. Seuls les premiers réduisent le budget : présentez-les séparément à la direction financière.

Taux de couverture contractuelle

Il rapporte les dépenses couvertes par un contrat ou un accord-cadre au total des dépenses. Plus il est élevé, plus les conditions négociées sont sécurisées.

Part des dépenses sous contrôle

Cet indicateur mesure la part des dépenses gérées ou validées par les Achats. Il révèle les zones où la fonction n’intervient pas encore, souvent les achats indirects.

Performance et risque fournisseurs

Taux de service (OTIF), taux de non-conformité, score de risque : ces indicateurs vérifient que les gains de prix ne se paient pas en qualité ou en continuité d’approvisionnement.

Les erreurs à éviter dans l’optimisation des achats

Se concentrer uniquement sur le prix d’achat

Un prix d’achat bas peut masquer des coûts de non-qualité, de retard ou de maintenance. Le raisonnement en coût total de possession et l’évaluation des fournisseurs permettent de comparer les offres au-delà du seul prix.

Optimiser sans données de dépenses fiables

Des données dispersées entre ERP, tableurs et boîtes mail rendent l’analyse moins fiable et conduisent à des priorités mal ciblées. Avant de négocier, consolidez les dépenses et fiabilisez les référentiels fournisseurs et articles.

Négliger la relation et la dépendance fournisseurs

Une pression excessive sur un fournisseur peut fragiliser sa santé financière et, par conséquent, vos approvisionnements. Surveillez la dépendance réciproque : celle de votre entreprise envers le fournisseur, mais aussi celle du fournisseur envers votre entreprise.

Mesurer des économies négociées mais jamais appliquées

Un prix négocié absent des commandes reste une économie théorique. Seul le contrôle de l’écart entre prix négocié et prix facturé prouve que le gain est réel.

Optimisation des achats et RSE : un levier de valeur durable

Les achats responsables s’intègrent pleinement à une politique d’optimisation. La RSE élargit l’analyse au-delà du coût immédiat pour prendre en compte la valeur créée dans la durée.

Intégrer des critères RSE dans la sélection fournisseurs

Empreinte carbone, conditions de travail, éthique, respect des délais de paiement : ces critères s’intègrent aux grilles d’évaluation et aux appels d’offres. La norme NF ISO 20400 fournit des lignes directrices pour structurer une démarche d’achats responsables.

Concilier réduction des coûts et achats responsables

Réduction des coûts et achats responsables convergent souvent. Supprimer les volumes inutiles, prolonger la durée de vie des équipements et raisonner en coût total de possession contribuent à réduire les dépenses comme l’impact environnemental. L’optimisation se mesure ainsi du coût immédiat à la valeur créée dans la durée.

Comment Oxalys vous aide à optimiser vos achats ?

Une vision consolidée de toutes vos dépenses

Avec Oxalys, demandes, commandes, réceptions et factures alimentent des tableaux de bord achats mis à jour automatiquement, par fournisseur, famille, entité ou projet. Vous gagnez instantanément en visibilité sur vos dépenses.

Des appels d’offres et des négociations structurés

Le module consultations et appels d’offres organise les RFI, RFP et RFQ, centralise les réponses et facilite la comparaison multicritère des offres. Vous gagnez du temps tout en sécurisant le processus.

Des contrats et des prix négociés appliqués à chaque commande

Contrats et accords-cadres sont centralisés dans une contrathèque dotée d’alertes d’échéance. Leur lien avec les catalogues et les commandes permet d’appliquer les tarifs négociés et de maintenir un cadre cohérent tout au long du processus.

Un pilotage de la performance et des risques fournisseurs

Le module relation fournisseurs réunit les campagnes d’évaluation, une vue à 360° des fournisseurs et les scores de risque. Ces informations vous aident à dépasser le simple suivi opérationnel pour piloter réellement votre stratégie achats.

Ils ont optimisé leurs achats avec Oxalys

NGE (BTP, 17 000 fournisseurs) a réuni ses catalogues dans un référentiel groupe :

Chez NAOS, la solution a été adoptée par près de 80 % des utilisateurs concernés en moins de 6 mois :

L’optimisation des achats, une démarche continue pilotée par la donnée

Optimiser ses achats est une démarche continue : analyser, segmenter, agir, mesurer, puis ajuster. La différence se joue sur la fiabilité des données et sur le suivi des gains jusqu’à la facture. Intégrée aux pratiques quotidiennes, cette démarche fait de la fonction achats un levier durable de performance pour l’entreprise.