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Glossaire Achats et finance

Le  vocabulaire Achats et finance de A à Z

A B C D E F G

A

Que signifie Achats ?

Les Achats représentent l’ensemble des activités qui consistent à identifier un besoin, sélectionner des fournisseurs et acquérir des biens ou des services nécessaires au fonctionnement d’une organisation, dans les meilleures conditions de coût, qualité, délai et risque.

Que signifie Achats Directs ?

Les Achats Directs désignent l’ensemble des biens et services directement intégrés dans le produit final ou nécessaires à sa fabrication. Ils sont donc au coeur de l’activité productive de l’entreprise.

Que signifie Achats Indirects

Les Achats Indirects représentent l’ensemble des biens et services acquis par une entreprise qui ne sont pas directement intégrés dans le produit ou service final, mais qui sont indispensables à son fonctionnement quotidien

Que signifie Achats Stratégiques ?

Les Achats Stratégiques désignent les achats qui ont un impact majeur sur la performance globale de l’entreprise, en raison de leur poids financier, de leur criticité ou de leur influence sur la chaîne de valeur.

Qu’est-ce que les Achats responsables ou durables ?

Les achats responsables (ou achats durables) désignent une démarche qui consiste à intégrer des critères environnementaux, sociaux et éthiques dans les décisions d’achat, en complément des critères classiques de coût, qualité et délai.

Qu’est-ce que les Achats récurrents ?

Les Achats récurrents désignent des achats de biens ou de services réalisés de manière régulière et répétées dans le temps, pour répondre à un besoin constant de l’entreprise.

Qu’est-ce que les Achats ponctuels ?

Les Achats ponctuels désignent des achats réalisés de manière occasionnelle et non répétitive, pour répondre à un besoin spécifique ou imprévu de l’entreprise.

Qu’est-ce que les Achats publics ?

Les Achats Publics désignent l’ensemble des achats (biens, services et travaux) réalisés par les acteurs publics :  les services de l’État, les collectivités territoriales, leurs établissements publics, les organismes de droit public, les sociétés d’économie mixte et les organismes de sécurité sociale.

Qu’est-ce que les Achats privés ?

Les Achats privés désignent les achats réalisés par des organisations du secteur privé (entreprises, sociétés, groupes), par opposition aux achats publics effectués par les administrations et organismes publics.

B

Qu’est-ce qu’un besoin d’achats ?

Le besoin d’achats désigne l’expression formalisée d’un besoin en biens ou services par un service interne d’une entreprise. Il constitue le point de départ du processus achats et permet d’identifier précisément ce qui doit être acheté, en quelle quantité, dans quel délai et avec quelles contraintes budgétaires.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Le bon de commande est un document officiel émis par l’entreprise auprès d’un fournisseur pour formaliser un achat. Il précise les informations clés de la transaction : produits ou services commandés, quantités, prix, conditions de livraison et modalités de paiement.

Le bon de commande engage juridiquement l’acheteur et le fournisseur, et constitue une référence essentielle pour le suivi des commandes et le contrôle des factures.

Qu’est-ce qu’un bon de réception ?

Le bon de réception est un document qui atteste que les biens ou services commandés ont bien été livrés et reçus par l’entreprise. Il est généralement validé par le service réception ou le demandeur. Il permet de vérifier la conformité entre la commande et la livraison (quantité, qualité, délais) et joue un rôle clé dans le processus de validation des factures fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un bon à payer ?

Le bon à payer (BAP) est une validation interne qui autorise le règlement d’une facture fournisseur. Il intervient après vérification de la conformité entre le bon de commande, le bon de réception et la facture. Il sécurise le processus Purchase-to-Pay en garantissant que les dépenses sont justifiées et conformes avant tout paiement.

Qu’est-ce que les BFA/RFA ?

Les BFA (Bonus de Fin d’Année) ou RFA (Remises de Fin d’Année) sont des réductions commerciales accordées par un fournisseur à son client en fonction du volume d’achats réalisé sur une période donnée.

Qu’est-ce qu’un budget achats ?

Le budget achats correspond à l’enveloppe financière allouée aux dépenses d’achats sur une période donnée. Il permet de planifier, contrôler et piloter les dépenses de l’entreprise en alignant les objectifs financiers avec la stratégie achats. Une bonne gestion du budget achats permet d’anticiper les coûts, d’éviter les dépassements et d’optimiser la rentabilité.

Qu’est-ce qu’une base fournisseurs ?

La base fournisseurs est l’ensemble des informations structurées relatives aux fournisseurs d’une entreprise (coordonnées, contrats, performances, certifications, etc.). Elle constitue un référentiel central indispensable pour piloter les relations fournisseurs, sécuriser les achats et améliorer la performance globale des approvisionnements.

Qu’est-ce qu’un bon pour accord ?

Le bon pour accord (BPA) est une validation formelle donnée par une partie (souvent le client) pour confirmer son acceptation d’un devis, d’un contrat ou d’un document commercial. Cette mention engage les parties et permet de lancer officiellement une commande ou un projet.

C

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document clé qui formalise précisément le besoin d’un projet ou d’un achat. Il décrit les exigences techniques, fonctionnelles, qualitatives et les contraintes à respecter par le fournisseur. Il sert de référence tout au long du processus achats et garantit une compréhension claire entre l’acheteur et les prestataires.

Qu’est-ce qu’un catalogue fournisseurs ?

Le catalogue fournisseurs regroupe l’ensemble des produits ou services proposés par un fournisseur, avec leurs prix, références et caractéristiques. Intégré dans un outil achats, il permet aux utilisateurs internes de commander facilement via des catalogues validés, tout en respectant les conditions négociées.

Qu’est-ce qu’un cycle d’achats ?

Le cycle achats désigne l’ensemble des étapes du processus achats, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement de la facture fournisseur (Source-to-Pay ou Procure-to-Pay). Il inclut notamment la demande d’achat, la commande, la réception et le règlement, et vise à structurer et optimiser les flux achats.

Qu’est-ce qu’une catégorisation achats ?

La catégorisation achats consiste à organiser et structurer l’ensemble des dépenses d’une entreprise en différentes catégories homogènes (familles d’achats), telles que les achats directs, indirects, services ou investissements. Elle permet d’analyser les dépenses (spend analysis), d’identifier des leviers d’optimisation et de définir des stratégies achats adaptées à chaque catégorie. Une catégorisation efficace facilite également le pilotage de la performance, la négociation fournisseurs et la maîtrise des coûts, tout en améliorant la visibilité globale sur les engagements de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un contrat fournisseur ?

Le contrat fournisseur est un accord juridique entre une entreprise et un fournisseur qui encadre les conditions d’achat (prix, délais, qualité, obligations, pénalités, etc.).

Il sécurise la relation commerciale et constitue une base essentielle pour le suivi de la performance fournisseur.

Qu’est-ce que la consultation fournisseurs ?

La consultation fournisseurs désigne le processus par lequel une entreprise sollicite plusieurs fournisseurs afin de comparer leurs offres (prix, qualité, délais) avant de faire un choix. Elle peut prendre la forme d’un appel d’offres, d’une demande de devis (RFQ) ou d’une consultation restreinte, et permet d’optimiser les coûts et la qualité des achats.

Qu’est-ce qu’une centrale d’achats ?

Une centrale d’achats est une organisation qui mutualise les achats pour le compte de plusieurs entités afin d’obtenir de meilleures conditions tarifaires et contractuelles. Elle permet de réaliser des économies d’échelle, de simplifier les processus achats et de sécuriser les relations fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un contrôle des factures ?

Le contrôle des factures consiste à vérifier la conformité d’une facture fournisseur avec les documents associés, comme le bon de commande et le bon de réception. Cette étape permet de détecter les erreurs, éviter les litiges et sécuriser le processus de paiement.

D

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat est un document interne par lequel un service exprime un besoin d’achat. Il initie le processus achats et doit être validé avant toute commande.

Qu’est-ce qu’un délai de livraison ?

Le délai de livraison représente le temps écoulé entre la commande effective et la réception des biens ou services.

Qu’est-ce qu’un délai d’approvisionnement ?

Un délai d’approvisionnement représente la durée totale nécessaire pour obtenir un produit, depuis l’expression du besoin jusqu’à sa mise à disposition (incluant traitement interne, commande et livraison).

Qu’est-ce qu’un délai fournisseur ?

Un délai fournisseur représente le temps pris par le fournisseur pour préparer et expédier la commande après sa réception.

Qu’est-ce qu’une date de commande ?

Une date de commande est une date à laquelle la demande d’achats est validée et transformée en commande officielle auprès du fournisseur.

Qu’est-ce qu’une date de livraison prévue ?

Une date de livraison prévue représente une date estimée à laquelle les biens ou services doivent être livrés, convenue entre l’acheteur et le fournisseur.

Qu’est-ce qu’un délai contractuel ?

Le délai contractuel représente la durée de livraison ou d’exécution définie et engagée dans le contrat ou la commande, pouvant inclure des pénalités en cas de non-respect.

Qu’est qu’une disponibilité fournisseur ?

Une disponibilité fournisseur désigne la capacité du fournisseur à fournir un produit ou service dans les délais demandés, en fonction de ses stocks, de sa production et de sa charge.

E

Qu’est-ce qu’un E-achat ?

Ensemble des processus achats réalisés via des outils numériques. L’e-achat couvre notamment la demande d’achat, les appels d’offres, les commandes, le suivi des fournisseurs et l’analyse des dépenses. 

Qu’est-ce que l’E-procurement ?

Solution digitale permettant d’automatiser et de piloter le processus achats de bout en bout, depuis l’expression du besoin jusqu’à la commande et parfois jusqu’au paiement. 

Qu’est-ce que l’évaluation fournisseurs ?

Processus visant à mesurer la performance d’un fournisseur selon différents critères tels que la qualité, les délais de livraison, les coûts, la conformité ou encore les engagements RSE. 

Qu’est-ce qu’une expression de besoin achats ?

Étape préalable à tout achat consistant à identifier et formaliser précisément le besoin d’un service, d’un produit ou d’une prestation. 

Qu’est-ce qu’un engagement des dépenses ?

Validation d’une dépense future avant la passation d’une commande afin de garantir le respect du budget et des procédures internes. 

Qu’est-ce qu’une Enchère inversée ?

Méthode de consultation dans laquelle plusieurs fournisseurs se mettent en concurrence en proposant des prix de plus en plus bas pour remporter un marché. 

Que représente un ESG ?

Ensemble de critères utilisés pour évaluer les performances extra-financières d’une entreprise ou d’un fournisseur en matière environnementale, sociale et de gouvernance. 

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Logiciel de gestion intégré permettant de centraliser et de piloter les différentes fonctions de l’entreprise, notamment les achats, la finance, les stocks et la production. 

Qu’est qu’une externalisation des achats ?

Pratique consistant à confier tout ou partie de la fonction achats à un prestataire externe spécialisé afin d’optimiser les coûts et les ressources internes. 

Qu’est qu’une économie d’échelle ?

Réduction du coût unitaire d’un produit ou d’un service obtenue grâce à l’augmentation des volumes achetés. 

F

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document transmis par un fournisseur précisant les biens ou services fournis, leur prix et les conditions de règlement.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Une facture d’acompte est un document financier émis par un fournisseur pour demander un paiement partiel avant la livraison complète d’un bien ou l’exécution totale d’un service.

Qu’est-ce qu’une facture non parvenue (FNP) ?

une facture non parvenue (FNP) est une écriture comptable de fin de période constatant une marchandise ou un service déjà reçu dont la facture officielle n’a pas encore été réceptionnée.

Qu’est-ce qu’une facturation fournisseur ?

La facturation fournisseur est un processus de création, transmission, contrôle et règlement des factures fournisseurs.

Qu’est-ce qu’une facturation électronique (e-Invoicing) ?

Facturation électronique (e-Invoicing) désigne la dématérialisation du processus d’émission, de transmission et de réception des factures sous format numérique structuré, garantissant la conformité fiscale et l’automatisation du traitement.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur conforme ?

Une facture fournisseur conforme est une facture qui respecte à la fois les obligations légales et fiscales et les exigences internes de l’entreprise, afin de pouvoir être contrôlée, comptabilisée et payée sans anomalie.

Qu’est-ce qu’une fiche fournisseur ?

Une fiche fournisseur est une base de données centralisée regroupant l’ensemble des informations légales, financières, bancaires et opérationnelles d’un fournisseur au sein du système d’information (ERP / SRM).

Qu’est-ce qu’un flux achats ?

Un flux achats est un ensemble des flux physiques, financiers et informationnels liés au processus d’achat, de la demande jusqu’au paiement.

Qu’est-ce qu’un flux de trésorerie (Cash flow) ?

Un flux de trésorerie (Cash flow) mesure des liquidités générées ou consommées par l’entreprise sur une période donnée, essentielle pour évaluer sa capacité à honorer ses engagements fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un flux fournisseur ?

Un flux fournisseur désigne la circulation des informations, commandes, livraisons, factures et paiements entre l’entreprise et ses fournisseurs.

Qu’est-ce que les fonds de roulement (FdR)  ?

Les fonds de roulement (FdR) représente les ressources financières stables à disposition de l’entreprise pour financer ses investissements à court terme et couvrir son besoin de financement d’exploitation.

Qu’est-ce que la fonction achats ?

La fonction achats représente la fonction de l’entreprise chargée de définir et mettre en œuvre la stratégie d’achat, de sélectionner les fournisseurs et d’optimiser les coûts, la qualité et les risques.

Qu’est-ce qu’un Forecast ?

Le Forecast désigne la prévision des besoins, dépenses, volumes d’achat ou commandes futures utilisée pour anticiper les ressources nécessaires.

Qu’est qu’un fournisseur ?

Un fournisseur désigne une entreprise ou organisation qui fournit des produits, services ou prestations à une entreprise ou une organisation acheteuse.

Qu’est qu’un fournisseur référencé ?

Un fournisseur référencé est un fournisseur validé par l’organisation et intégré à son panel de fournisseurs autorisés.

Qu’est qu’un fournisseur stratégique ?

Un fournisseur stratégique est un prestataire ou vendeur dont l’impact sur l’activité, la valeur ajoutée ou le risque opérationnel de l’entreprise est critique, nécessitant un suivi SRM rapproché.

Qu’est qu’une fourniture ?

Une fourniture est un bien, matériel ou produit acheté par une organisation pour répondre à un besoin interne ou opérationnel.

Qu’est qu’un frais d’approvisionnement ?

Un frais d’approvisionnement est un ensemble des coûts liés à l’achat et à l’acheminement des produits ou services : transport, stockage, douane, manutention, etc.

Qu’est qu’un frais généraux (Overhead) ?

Un frais généraux (Overhead) est un ensemble des coûts indirects récurrents nécessaires au fonctionnement global de l’entreprise (loyers, assurances, fournitures), non directement imputables à la production.

Qu’est qu’une fréquence d’achat  ?

Une fréquence d’achat est le nombre de fois qu’un produit, service ou fournisseur est sollicité sur une période donnée.

G

Qu’est-ce qu’une garantie bancaire ?

Une garantie bancaire est un engagement pris par une banque de payer un montant déterminé au bénéficiaire (client ou fournisseur) si l’une des parties ne respecte pas ses obligations contractuelles. Utilisée notamment pour sécuriser un marché ou une avance de paiement.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Une facture d’acompte est un document financier émis par un fournisseur pour demander un paiement partiel avant la livraison complète d’un bien ou l’exécution totale d’un service.

Qu’est-ce qu’une garantie de bonne fin ?

Une garantie de bonne fin est une garantie contractuelle assurant qu’un fournisseur mènera à terme l’exécution d’un contrat ou d’un marché conformément aux engagements pris, en cas de défaillance.

Qu’est-ce qu’une garantie décennale ?

Une garantie décennale est une garantie légale obligeant un constructeur ou prestataire du secteur du bâtiment à réparer, pendant 10 ans, les dommages compromettant la solidité de l’ouvrage.

Qu’est-ce qu’une gestion budgétaire ?

Une gestion budgétaire est un processus de planification, suivi et contrôle des dépenses et recettes d’une organisation par rapport à un budget prévisionnel, permettant de piloter les écarts et d’ajuster les décisions d’achat.

Qu’est-ce qu’une gestion de trésorerie (cash management) ?

Une gestion de trésorerie (cash management) est un ensemble des techniques permettant de piloter les flux financiers entrants et sortants d’une entreprise, afin d’assurer sa liquidité et d’optimiser l’utilisation de ses ressources financières.

Qu’est-ce qu’une gestion des non-conformités ?

Une gestion des non-conformités est un processus de détection, traitement et résolution des écarts entre un produit, service ou document (facture, livraison) et les exigences attendues, avec mise en place d’actions correctives.

Qu’est-ce qu’une gestion des risques fournisseurs ?

Une gestion des risques fournisseurs est une démarche visant à identifier, évaluer et suivre les risques liés à un fournisseur (financier, qualité, RSE, dépendance) afin de sécuriser la chaîne d’approvisionnement.

Qu’est-ce qu’une gestion des stocks ?

Une gestion des stocks est un ensemble des méthodes permettant de suivre et d’optimiser les niveaux de stock (matières premières, produits finis) afin d’éviter les ruptures ou le surstockage, tout en maîtrisant les coûts associés.

Qu’est-ce qu’une gouvernance achats ?

Une gouvernance achats est un cadre organisationnel définissant les rôles, responsabilités, processus et règles de décision au sein de la fonction achats, garantissant la conformité et l’alignement avec la stratégie de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un marché de gré à gré ?

Un marché gré à gré est mode de passation d’un contrat ou marché négocié directement entre les parties, sans procédure de mise en concurrence formalisée souvent utilisé pour des montants faibles ou des situations spécifiques (marchés publics inclus, sous conditions)

Qu’est-ce que le groupement d’achats ?

Le groupement d’achats est une structure réunissant plusieurs entreprises ou organisations afin de mutualiser leurs volumes d’achats et obtenir de meilleures conditions tarifaires auprès des fournisseurs.

Qu’est-ce que le green procurement (achats responsables) ?

Le green procurement est une démarche d’achat intégrant des critères environnementaux et sociaux dans le choix des fournisseurs et produits, dans une logique de réduction de l’impact écologique et de conformité RSE.

Qu’est que les gains sur achats ?

Les gains sur achats sont des économies réalisées grâce à l’action des acheteurs, mesurées par rapport à un prix de référence (prix historique, budget ou prix catalogue). Indicateur clé de performance de la fonction achats.

Qu’est qu’une garantie financière ?

Une garantie financière est un engagement ou sûreté (caution, dépôt de garantie, assurance) apporté par une entreprise pour couvrir un risque financier lié à l’exécution d’un contrat ou d’un marché.

Qu’est que la GED (Gestion Électronique des Documents) ?

La GED (Gestion Électronique des Documents) est un système permettant de numériser, classer, indexer et archiver l’ensemble des documents d’une entreprise (contrats, factures, bons de commande) afin d’en faciliter l’accès et la traçabilité.

Qu’est ce que le global sourcing ?

Le global sourcing est une stratégie d’approvisionnement consistant à rechercher et sélectionner des fournisseurs à l’échelle mondiale, afin d’optimiser les coûts, la qualité ou l’accès à des compétences spécifiques.

Qu’est qu’une grille tarifaire ?

Une grille tarifaire est un document détaillant l’ensemble des prix unitaires négociés avec un fournisseur pour une gamme de produits ou services, servant de référence pour la facturation et le contrôle des commandes.

Qu’est qu’une GRF (Gestion de la Relation Fournisseurs) / SRM ?

Une GRF (Gestion de la Relation Fournisseurs) / SRM est un ensemble des pratiques et outils permettant de piloter, structurer et développer la relation entre une entreprise et ses fournisseurs, de la sélection jusqu’à l’évaluation de la performance.

Qu’est qu’une gestion des RFA (Remises de Fin d’Année) ?

La gestion des RFA (Remises de Fin d’Année) est un processus de suivi, calcul et pilotage des ristournes accordées par un fournisseur en fonction du volume d’achats réalisé sur une période donnée (généralement annuelle).