Glossaire Achats et finance

Que signifie Achats ?

Les Achats représentent l’ensemble des activités qui consistent à identifier un besoin, sélectionner des fournisseurs et acquérir des biens ou des services nécessaires au fonctionnement d’une organisation, dans les meilleures conditions de coût, qualité, délai et risque.

Que signifie Achats Directs ?

Les Achats Directs désignent l’ensemble des biens et services directement intégrés dans le produit final ou nécessaires à sa fabrication. Ils sont donc au coeur de l’activité productive de l’entreprise.

Que signifie Achats Indirects

Les Achats Indirects représentent l’ensemble des biens et services acquis par une entreprise qui ne sont pas directement intégrés dans le produit ou service final, mais qui sont indispensables à son fonctionnement quotidien

Que signifie Achats Stratégiques ?

Les Achats Stratégiques désignent les achats qui ont un impact majeur sur la performance globale de l’entreprise, en raison de leur poids financier, de leur criticité ou de leur influence sur la chaîne de valeur.

Qu’est-ce qu’un besoin d’achats ?

Le besoin d’achats désigne l’expression formalisée d’un besoin en biens ou services par un service interne d’une entreprise. Il constitue le point de départ du processus achats et permet d’identifier précisément ce qui doit être acheté, en quelle quantité, dans quel délai et avec quelles contraintes budgétaires.

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Le bon de commande est un document officiel émis par l’entreprise auprès d’un fournisseur pour formaliser un achat. Il précise les informations clés de la transaction : produits ou services commandés, quantités, prix, conditions de livraison et modalités de paiement.

Le bon de commande engage juridiquement l’acheteur et le fournisseur, et constitue une référence essentielle pour le suivi des commandes et le contrôle des factures.

Qu’est-ce qu’un bon de réception ?

Le bon de réception est un document qui atteste que les biens ou services commandés ont bien été livrés et reçus par l’entreprise. Il est généralement validé par le service réception ou le demandeur. Il permet de vérifier la conformité entre la commande et la livraison (quantité, qualité, délais) et joue un rôle clé dans le processus de validation des factures fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un bon à payer ?

Le bon à payer (BAP) est une validation interne qui autorise le règlement d’une facture fournisseur. Il intervient après vérification de la conformité entre le bon de commande, le bon de réception et la facture. Il sécurise le processus Purchase-to-Pay en garantissant que les dépenses sont justifiées et conformes avant tout paiement.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document clé qui formalise précisément le besoin d’un projet ou d’un achat. Il décrit les exigences techniques, fonctionnelles, qualitatives et les contraintes à respecter par le fournisseur. Il sert de référence tout au long du processus achats et garantit une compréhension claire entre l’acheteur et les prestataires.

Qu’est-ce qu’un catalogue fournisseurs ?

Le catalogue fournisseurs regroupe l’ensemble des produits ou services proposés par un fournisseur, avec leurs prix, références et caractéristiques. Intégré dans un outil achats, il permet aux utilisateurs internes de commander facilement via des catalogues validés, tout en respectant les conditions négociées.

Qu’est-ce qu’un cycle d’achats ?

Le cycle achats désigne l’ensemble des étapes du processus achats, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement de la facture fournisseur (Source-to-Pay ou Procure-to-Pay). Il inclut notamment la demande d’achat, la commande, la réception et le règlement, et vise à structurer et optimiser les flux achats.

Qu’est-ce qu’une catégorisation achats ?

La catégorisation achats consiste à organiser et structurer l’ensemble des dépenses d’une entreprise en différentes catégories homogènes (familles d’achats), telles que les achats directs, indirects, services ou investissements. Elle permet d’analyser les dépenses (spend analysis), d’identifier des leviers d’optimisation et de définir des stratégies achats adaptées à chaque catégorie. Une catégorisation efficace facilite également le pilotage de la performance, la négociation fournisseurs et la maîtrise des coûts, tout en améliorant la visibilité globale sur les engagements de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une demande d’achats ?

Une demande d’achats est un document interne par lequel un service exprime un besoin d’achat. Il initie le processus achats et doit être validé avant toute commande.

Qu’est-ce qu’un délais de livraison ?

Le délais de livraison représente le temps écoulé entre la commande effective et la réception des biens ou services.

Qu’est-ce qu’un délai d’approvisionnement ?

Un délais d’approvisionnement représente la durée totale nécessaire pour obtenir un produit, depuis l’expression du besoin jusqu’à sa mise à disposition (incluant traitement interne, commande et livraison).

Qu’est-ce qu’un délais fournisseur ?

Un délais fournisseur représente le temps pris par le fournisseur pour préparer et expédier la commande après sa réception.