- Qu’est-ce qu’une solution de gestion des non-conformités fournisseurs ?
- Pourquoi mettre en place une solution dédiée à la gestion des non-conformités fournisseurs ?
- Les fonctionnalités clés d’une solution non-conformités fournisseurs
- Comment choisir sa solution de gestion des non-conformités ?
- Adopter Oxalys pour gérer vos non-conformités : quels avantages ?
- Une solution non-conformités fournisseurs qui transforme les écarts subis en données exploitables
Une solution non-conformités fournisseurs est un logiciel qui centralise chaque écart qualité causé par un fournisseur, encadre son traitement jusqu’à la clôture et en garde la trace. Et c’est probablement la meilleure solution si vous souhaitez muscler et professionnaliser la gestion de vos écarts de conformités. Une pièce hors tolérance, un certificat manquant, un lot refusé à la réception… Chaque écart mobilise vos équipes achats mais aussi les équipes qualité et production. Il coûte du temps et de l’argent. Quand il est géré « à la main » par e-mails et tableurs, son traitement s’allonge et ses coûts échappent au suivi. Vous ne savez plus où en est le dossier, pourquoi l’écart s’est produit, ni combien il vous a coûté. Définition, exigences d’ISO 9001, bénéfices, fonctionnalités et critères de choix : voici l’essentiel pour comprendre l’intérêt de digitaliser la gestion des non-conformités fournisseurs.
Qu’est-ce qu’une solution de gestion des non-conformités fournisseurs ?
Définition 🔎
Une solution de gestion des non-conformités fournisseurs est un logiciel qui permet de déclarer, qualifier, traiter et clôturer les écarts qualité causés par les fournisseurs, dans un référentiel unique. Ce référentiel est partagé par les équipes achats, qualité et production, ainsi que par les fournisseurs. Cette fonctionnalité s’intègre dans une solution de gestion de la qualité fournisseurs, appelée aussi Supplier Quality Management ou SQM.
Qu’est-ce qu’une non-conformité fournisseurs ? 🤔
Une non-conformité fournisseurs désigne le non-respect d’une exigence fixée par la commande, le cahier des charges, le contrat ou la réglementation, dans le cadre d’une démarche Qualité. Elle concerne un produit, un service ou un processus fourni par un prestataire externe.
Avec une solution de gestion des écarts fournisseurs, vous pilotez chaque écart à travers un workflow structuré :
- Déclaration de l’incident, rattaché au fournisseur, à l’article et à la commande,
- Qualification de l’écart : gravité et décision tri, retour ou acceptation par dérogation),
- Analyse des causes racines avec le fournisseur,
- Plan d’actions correctives, avec un responsable et une échéance pour chaque action,
- Vérification de l’efficacité des actions, puis clôture du dossier.
Chaque étape est horodatée et les intervenants sont prévenus automatiquement.
Ce qu’exige la norme ISO 9001 en matière de non-conformités
La norme ISO 9001 n’impose l’utilisation d’aucun outil, mais elle exige de maîtriser les écarts et d’en conserver la preuve.
Trois clauses de la version 2015 sont concernées :
- §8.4 : l’entreprise reste responsable de la conformité des produits et services que lui fournissent ses prestataires externes,
- §8.7 : les éléments non conformes doivent être identifiés et maîtrisés (correction, isolement, retour ou dérogation), et chaque décision doit être documentée,
- §10.2 : l’entreprise doit réagir à l’écart, traiter ses causes, vérifier l’efficacité des actions correctives et en conserver des preuves écrites.
l’ISO a publié le nouvelle version ISO 9001:2026 le 16 septembre 2026 et les entreprises certifiées ont trois ans pour passer à cette version.
A retenir ✅
Un logiciel de gestion des non-conformités centralise chaque écart fournisseur, de la déclaration à la clôture. Elle produit aussi automatiquement les preuves de traitement demandées par ISO 9001 et lors de l’audit, disposer d’un outil de suivi des non-conformités se révèle toujours un point fort.
Pourquoi mettre en place une solution dédiée à la gestion des non-conformités fournisseurs ?
Un logiciel de gestion des non-conformités fournisseurs réduit les coûts de la non-qualité, accélère le traitement des écarts et sécurise vos audits fournisseurs. Face à elle, un tableur peut sembler plus simple mais se contentera d’enregistrer les incidents sans réel suivi. Une solution dédiée facilite la collaboration, collecte la donnée et pilote leur traitement de bout en bout.
Réduire les coûts de la non-qualité
Une non-conformité coûte cher et elle est souvent sous-estimée. Selon le Groupe AFNOR, les industriels qui mesurent la non-qualité l’estiment à 5 % de leur chiffre d’affaires. Pourtant, pour 37 % d’entre eux, ces mesures ne représentent « pas du tout ou seulement une infime partie de la réalité ».
Une solution dédiée permet de chiffrer chaque écart en prenant en compte les coûts directs (tri, retouche, rebut, transport retour) et les coûts indirects (arrêt de ligne, temps passé). Elle suit ensuite la part de ces coûts prise en charge par le fournisseur.
Accélérer le traitement et la clôture des écarts
Un workflow partagé évite que des dossiers restent ouverts sans suite. Chaque étape est confiée à un responsable avec une échéance et les relances automatiques préviennent les retards. L’accès peut être donné à tout intervenant dans le processus. Par exemple, le fournisseur répond directement depuis son portail. Votre délai de clôture devient (enfin) un véritable indicateur de suivi, généré à partir de données fiables.
Sécuriser la traçabilité pour vos audits
Toutes les décisions sont horodatées et documentées : dérogations, actions correctives, preuves d’efficacité. Lors d’un audit ISO 9001 ou d’un audit client, vous retrouvez, en 2 clics, l’historique complet d’une non-conformité. C’est ce que recherchait spécifiquement le directeur achat de la société EXAIL, certifiée ISO 9001 et AS/EN 9100 :
« Le déploiement de la solution Oxalys SQM dans notre organisation multi-sites/multi-activités vise à nous permettre d’homogénéiser nos pratiques, renforcer la traçabilité des actions, et faciliter la collaboration en interne et avec nos fournisseurs. »
🖊️ Cyril Hammer, Directeur Achats, EXAIL
A retenir ✅
Une solution de gestion et de suivi des non-conformités fournisseurs vous permet de mettre un coût sur chaque écart, d’accélérer sa résolution et de rendre sa traçabilité incontestable en audit.
Les fonctionnalités clés d’une solution non-conformités fournisseurs
Deux fonctionnalités sont essentielles pour répondre aux enjeux du pilotage des non-conformités fournisseurs : centraliser les incidents dès leur détection et piloter leur résolution jusqu’à l’élimination des causes.
Déclaration et centralisation des incidents
1er point clé : disposer d’un référentiel commun où chaque écart est déclaré une seule fois. Il est saisi là où il est détecté (réception, production ou retour client) avec plusieurs éléments :
- Le fournisseur, l’article et la commande concernés,
- Le type d’écart (produit, service ou processus) et sa gravité,
- Les pièces justificatives, comme des photos ou des rapports de contrôle.
Les achats, la qualité et la production travaillent sur la même information et le fournisseur est notifié directement depuis son portail.
Analyse des causes et plans d’actions correctives
Corriger le problème ne suffit pas, il faut éliminer la cause de l’écart. C’est ce qui fait la différence entre collecter et piloter. La solution va ainsi guider l’analyse des causes racines avec le fournisseur, à l’aide de méthodes comme les 5 Pourquoi, le diagramme d’Ishikawa ou la démarche 8D. Elle suit ensuite le plan d’actions correctives qui comportent des responsables, des échéances et des justificatifs. Le dossier n’est clôturé qu’une fois l’efficacité des actions vérifiée, comme l’exige la clause 10.2 d’ISO 9001.
A retenir ✅
Un incident bien déclaré et une cause traitée à la racine, c’est un écart qui ne se reproduit pas. C’est ce qu’exige une réelle politique Achat de qualité, qui suit généralement une logique d’amélioration continue de type roue de Deming ou PDCA (Plan Do Check act).
Comment choisir sa solution de gestion des non-conformités ?
Pour bien choisir, vérifiez deux points essentiels :
- La solution envisagée couvre-t-elle tout le cycle de vie d’un écart ?
- Vos équipes comme vos fournisseurs l’adopteront-ils rapidement ?
Couverture fonctionnelle et intégration ERP
Avant tout, une bonne solution couvre tout le processus de traitement lié à une non-conformité fournisseurs, de l’écart de sa déclaration jusqu’à sa valorisation financière. Vérifiez que la solution envisagée permet de :
- Gérer les dérogations et les plans d’actions correctives,
- Chiffrer les coûts de non-conformité et de suivre leur refacturation,
- Faire remonter les incidents dans l’évaluation des fournisseurs,
- S’intégrer à votre ERP, pour récupérer automatiquement les commandes, les réceptions et les articles, sans double saisie.
Facilité d’adoption et déploiement
Une solution qui n’est pas utilisée ne trace rien. Car elle ne sert à rien ! Choisissez une interface simple, paramétrable selon vos processus et un portail fournisseur en mode web, qui n’oblige pas vos partenaires à installer un logiciel. L’accompagnement de l’éditeur compte aussi, comme le souligne le responsable du projet SRM de Ligier Group :
« Ce qui nous a particulièrement marqué, c’est l’importance qu’Oxalys SQM accorde à l’adoption de la solution par les utilisateurs. »
🖊️ Alain Legal, Acheteur et responsable projet SRM, Ligier Group
A noter 🧏♂️
Si la couverture de bout en bout et la facilité d’adoption sont les deux critères décisifs, la capacité de l’outil à s’intégrer à l’ERP et au reste du SI est un point essentiel pour vendre votre projet de digitalisation des non-conformités fournisseurs aux équipes de la DSI et de la Finance.
Adopter Oxalys pour gérer vos non-conformités : quels avantages ?
Le principal avantage de la solution Oxalys Suppliers & Quality Management (SQM) est de faire le lien entre la gestion des non-conformités et les achats et d’intégrer la gestion des écarts qualité dans votre méthode de sélection et d’évaluation de vos fournisseurs.
Centraliser chaque incident, de sa déclaration à sa clôture
1er point fort : chaque non-conformité suit un processus complet de déclaration et de résolution. Les dérogations, le plan d’actions et la documentation interne et fournisseur sont rattachés au même dossier. Plus de course aux tableurs et aux fichiers et mails pour disposer d’une vue consolidée.
✨ Résultat : les écarts portant sur des produits, des services ou des processus sont qualifiés et tracés de bout en bout, dans un référentiel unique. Les données sont fiabilisées et l’audit facilité.
Automatiser les plans d’actions correctives
Les plans d’actions fournisseurs sont définis, suivis et mesurés dans la solution. Rien de pire que de devoir saisir à la main les actions dans un tableur ou un fichier avec le risque de mal retranscrire, de se tromper ou même d’oublier. Grâce à l’automatisation des plans d’actions, les fournisseurs répondent aux sollicitations achats et qualité directement dans l’outil sans processus lourd et long. Une non-conformité critique peut aussi déclencher un audit curatif chez le fournisseur de façon automatique et selon vos critères.
Suivre les coûts de non-qualité par fournisseur
Oxalys SQM identifie les coûts directs et indirects de chaque écart et met fin à la navigation à vue sur le sujet. Il les analyse par fournisseur, par article ou par famille d’achats et suit leur prise en charge par les fournisseurs, justificatifs à l’appui. C’est ce qu’attendait la société Bronze Alu quand elle a fait appel à la solution d’Oxalys :
« Bronze Alu s’est impliquée très tôt dans la recherche d’un niveau de qualité élevé, ce qui se traduit entre autres par nos certifications IATF16949, ISO 9001 et ISO 14001. C’est pourquoi nous sommes également exigeants vis-à-vis des fournisseurs et la plateforme Oxalys SQM doit nous y aider en facilitant la gestion des évaluations, des non-conformités et des coûts de non-qualité. Le tout en transparence et en collaboration avec nos fournisseurs, au travers de l’utilisation du portail proposé par la solution. »
🖊️ Guillaume Damageux, Directeur Achat
Obtenir une vision consolidée pour vos revues fournisseurs
L’analyse des non-conformités alimente directement l’évaluation des fournisseurs. Lors de vos revues, vous orientez vos attributions vers les fournisseurs les plus performants et à jour de leurs obligations. Tout est au même endroit, avec les mêmes critères !
Mesurez vos coûts directs et indirects, automatisez la refacturation fournisseurs
Une solution non-conformités fournisseurs qui transforme les écarts subis en données exploitables
Pour bien comprendre les enjeux de la gestion des non-conformité dans le cadre d’une politique Achats mature, voici les 4 points clés à retenir :
- Elle centralise chaque incident, de sa déclaration à sa clôture, dans un référentiel partagé par les achats, la qualité, la production et les fournisseurs.
- Elle répond aux exigences d’ISO 9001 (§8.4, 8.7 et 10.2) pour maîtriser les écarts, traiter leurs causes et en garder des preuves écrites.
- Elle réduit les coûts de non-qualité en les chiffrant et en suivant leur prise en charge par les fournisseurs.
- Elle accélère le traitement des écarts et sécurise vos audits grâce à une traçabilité complète.
Pour choisir la meilleure solution, trois critères sont décisifs : couverture de bout en bout, intégration à l’ERP et facilité d’adoption.
En reliant qualité et achats, Oxalys SQM fait de chaque non-conformité un levier pour évaluer vos fournisseurs et mieux choisir ceux que vous consultez.
Transformez vos écarts fournisseurs en économies mesurables
Moins de temps perdu en relances, des coûts récupérés auprès des fournisseurs, des audits préparés en 2 clics : voyez concrètement ce qu’Oxalys SQM peut rapporter à vos équipes achats et qualité.
