Digitalisation des processus achats : est-elle réservée aux entreprises matures ?

La digitalisation des processus achats est un sujet central pour les directions achats, financières et générales. Piloter la performance achats, maîtriser les risques fournisseurs, assurer la traçabilité et la conformité réglementaire, … les enjeux sont importants. 
Une problématique se pose essentiellement pour les entreprises qui n’ont pas pris de la hauteur sur leurs processus :  

Faut-il être une organisation dite « mature » pour digitaliser ses processus achats ?

Encore perçue comme réservée aux grandes entreprises ou aux organisations dites matures, aujourd’hui la digitalisation des achats représente un levier de performance pour toutes entreprises et même celles qui débutent. 

Digitalisation des processus achats : définition et enjeux majeurs

La digitalisation des achats ne consiste pas uniquement à dématérialiser des documents ou de remplacer l’utilisation d’Excel par un outil digital. La digitalisation de la chaîne d’approvisionnement vise à centraliser toutes les données achats au sein d’une seule solution, fiabiliser les informations et faciliter la prise de décision. 

Pourquoi la digitalisation des achats devient essentielle ?

L’accélération des projets de digitalisation des processus achats est dû à plusieurs éléments : 

• Plus exigences réglementaires et de conformité, 
• Des chaînes d’approvisionnement plus complexes 
• Multiplication des fournisseurs et des risques associés, 
• La nécessité de mieux piloter les coûts, les risques et la performance. 

Dans ces situations, les outils traditionnels (emails, tableurs, ERP seuls) se montrent très vite limités. 

Digitalisation des processus achats : le guide PDF pour être plus mature et passer à l’action 📚

La digitalisation de la fonction Achats est souvent perçue comme un projet réservé aux organisations déjà très structurées ou « matures ».
Mais est-ce réellement le cas ?

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La digitalisation des processus achats est-elle réservée aux organisations matures ?

Organisation mature : une notion souvent mal comprise 

On associe souvent la maturité achats à un haut niveau de digitalisation. Pourtant, maturité métier et maturité digitale ne sont pas synonymes.
Une organisation peut disposer de processus achats bien définis, d’une forte expertise métier et d’une bonne gouvernance, tout en restant peu digitalisée. 

À l’inverse, certaines entreprises très outillées peinent à exploiter correctement leurs données faute de pratiques harmonisées. 

Les limites pour les organisations non équipées

De nombreuses PME et ETI font encore face à des processus manuels très complexes et l’absence de la digitalisation entraine : 

• Des données achats et fournisseurs dispersées, 
• Des tâches manuelles chronophages et à faible valeur ajoutée, 
• Une collaboration limitée entre services et les fournisseurs 
• Une visibilité réduite sur les engagements et la performance globale des achats 

Tout ceci n’est pas lié à un manque de maturité, mais plutôt à l’absence d’outils adaptés pour transformer et soutenir la fonction achats. 

Pourquoi digitaliser vos processus achats ?

La digitalisation : un levier de structuration

Dans les entreprises non équipées, digitaliser le cycle d’achats peut constituer un facteur de développement stratégique. 

Elle permet de  

• Formaliser le processus achats, 
• Harmoniser le cycle d’achats, 
• Sécuriser les échanges avec les fournisseurs, 
• Poser les bases d’un pilotage fiable. 

Plus simplement, la digitalisation contribue à apporter plus de maturité à votre entreprise. 

Un gain rapide en efficacité opérationnelle

Quel qu’en soit votre niveau de maturité, le fait de digitaliser vos achats avec la bonne solution, est beaucoup plus bénéfique que vous le pensez : 

S’équiper d’une solution adaptée à votre environnement vous permet 

• D’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, 
• Réduire les erreurs liées aux saisies manuelles, 
• D’améliorer la collaboration entre achats, finance, qualité et approvisionnements, 
• D’améliorer la réactivité face aux aléas fournisseurs. 

Le rôle de la donnée dans la digitalisation des processus achats

La performance achats est basé sur la capacité à produire des informations fiables : 

• Analyse des dépenses, 
• Suivi des fournisseurs, 
• Évaluation des risques, 
• Pilotage des indicateurs clés. 

Sans une gestion centralisée des données, il est difficile voir complexe de suivre et d’analyser la performance achats. 

Pourquoi l’ERP seul ne suffit plus 

Les processus situés avant et après comme qualification fournisseurs, le suivi de la performance et la collaboration transverse restent souvent en dehors de leur périmètre. 

Réussir la digitalisation des processus achats : méthode et bonnes pratiques

Identifier ses priorités achats

Un projet de digitalisation réussi commence par une analyse des besoins : 

• Les points de frictions opérationnels ?
• L’mpacts sur la performance globale ?
• Les leviers à activer en priorité ?

Miser sur une transformation progressive

La digitalisation des processus achats nécessite un déploiement par étapes.
Structurer la transformation vous permettra 

• D’aligner la solution avec les priorités des métiers, 
• De faciliter l’adoption de l’outil par les équipes, 
• D’accompagner et simplifier la montée en compétences. 

Le guide pour réussir la digitalisation de vos achats 📚

Vous envisagez digitaliser tout ou une partie de votre processus achats ? Découvrez dans ce guide les étapes, outils et conseils pour transformer vos achats.

Le logiciel achat dédié à la transformation des processus achats

Une offre modulaire et adaptable 

Oxalys propose une couverture fonctionnelle large : gestion du cycle Procure-to-Pay (P2P), Source-to-Contract (S2C), pilotage de projets achats, gestion collaborative des fournisseurs (SRM), dématérialisation des factures, modules workflow, gestion de catalogues, stocks et portails mobiles.

Son approche est modulaire, permettant aux PME et ETI de choisir et déployer les modules qui correspondent à leur maturité et à leur périmètre métier, avec un déploiement progressif et une interopérabilité renforcée avec les ERP, SI Finance et de Production. 

Des bénéfices immédiats pour les PME et ETI

• Centraliser les processus d’achats et sécuriser la chaîne d’approvisionnement en quelques semaines. 
• Augmenter la productivité, la visibilité, la sécurité, la conformité et la traçabilité. 
• Améliorer la relation fournisseurs, la collaboration, et la qualité des échanges internes et externes grâce à des portails numériques et à la gestion collaborative.   
• Contrôler et optimiser les budgets, engagements et flux financiers en temps réel. 
• S’adapter aux enjeux sectoriels, à la mobilité et aux exigences réglementaires (facture électronique, traçabilité, RGPD). 
• Disposer d’un outil simple, évolutif, personnalisable selon les besoins métiers et budgétaires, avec un accompagnement expert de l’éditeur Oxalys pour garantir la réussite du projet.