- Qu’est-ce qu’un logiciel Procure-to-Pay (P2P) ?
- Procure to Pay : Différence entre un processus manuel et un processus digitalisé
- Digitaliser vos processus avec le logiciel Procure-to-Pay Oxalys : tout savoir
- Logiciel Procure-to-Pay Oxalys : quels sont les bénéfices de la solution ?
- Comment fonctionne le logiciel Procure-to-Pay Oxalys ?
- Oxalys : le logiciel Procure-to-Pay N°1
- Logiciel Procure-to-Pay : adoptez Oxalys pour garantir votre ROI Achats
La maîtrise des achats, plus qu’une injonction, est devenue une réalité stratégique pour les entreprises, quels que soient leur secteur et leur taille. Alors que les achats peuvent représenter plus de 50 % du chiffre d’affaires, chaque dysfonctionnement du processus impacte directement la rentabilité, la trésorerie et la performance globale.
Dans ce contexte, un logiciel Procure-to-Pay (P2P) s’impose comme un levier structurant pour digitaliser, automatiser et sécuriser l’ensemble du cycle achats, de l’expression du besoin jusqu’au paiement des factures fournisseurs.
Oxalys propose un outil Procure to Pay complet, modulaire et orienté métiers, conçu pour accompagner durablement les directions achats, financières et opérationnelles dans la transformation de leurs processus. Découvrons ensemble comment le choix d’Oxalys pour accompagner votre performance Achats peut se révéler rapidement gagnant.
Qu’est-ce qu’un logiciel Procure-to-Pay (P2P) ?
Définition 🔎
Un logiciel Procure-to-Pay est une solution digitale qui permet de gérer et automatiser l’ensemble du processus achats, depuis l’identification du besoin jusqu’au règlement du fournisseur, tout en garantissant la conformité, la traçabilité et le contrôle budgétaire.
Contrairement à une gestion s’appuyant sur un assemblage de solutions numériques (e–mails, Excel, ERP partiellement utilisés), un outil P2P accompagne l’automatisation et la digitalisation achats en centralisant les données, les workflows et les règles métiers dans un référentiel unique. Il digitalise tout le processus Procure to Pay dans un seul outil, ergonomique et pensé pour les acheteurs.
Le logiciel Procure-to-Pay pour digitaliser votre achats du besoin jusqu’au paiement
Processus Procure-to-Pay : les 7 étapes
Un processus Procure-to-Pay structuré repose sur 7 étapes clés :
- Expression du besoin
- Demande d’achat
- Validation
- Commande fournisseur
- Réception
- Facturation
- Paiement
Chacune de ces étapes peut être automatisée, contrôlée et tracée grâce à un logiciel Procure-to-Pay te qu’Oxalys.
Expression du besoin
L’expression du besoin constitue le point de départ du cycle achats. Cette étape peut être initiée par un collaborateur métier, par un chef de projet ou un responsable opérationnel. Tout dépend des choix organisationnels de votre entreprise.
Avec Oxalys, cette étape est formalisée via des formulaires structurés, adaptés aux catégories d’achats (prestations, fournitures, services, investissements…) qui facilite la collecte des besoins auprès des équipes métier.
➕ Le Plus de la digitalisation Achats : vous cadrez mieux les besoins et réduisez significativement les achats hors contrat et les erreurs en aval du processus.
Demande d’achats + Modèle PDF à télécharger
Une fois l’expression des besoins validée, une demande d’achat associée est saisie dans l’outil Procure to Pay. Elle intègre automatiquement :
- Les fournisseurs référencés,
- Les catalogues négociés,
- Les imputations analytiques,
- Les budgets disponibles.
➕ Le Plus de la digitalisation Achats : vos demandes d’achats deviennent des documents structurés, prêts à être validés, exportables ou archivables (PDF) et donc plus faciles à comprendre et à tracer.
Workflows de validation
Les workflows de validation sont au cœur de la sécurisation du processus. C’est souvent ce qui est le plus complexe mais aussi le plus chronophage en raison des délais parfois très importants de validation.
Avec Oxalys, vous pouvez configurer des circuits de validation dynamiques selon des critères tels que :
- Les montants,
- Les familles d’achats,
- Les centres de coûts,
- Les niveaux hiérarchiques.
➕ Le Plus de la digitalisation Achats : vous réalisez moins d’allers-retours et gagnez en réactivité tout en vous assurant du respect strict des règles internes de votre politique Achat.
Commandes fournisseurs
Une fois vos validations effectuées, vous devez lancer vos commandes fournisseurs.
Quand vous utilisez un logiciel Procure to Pay, la demande d’achats se transforme automatiquement en bon de commande fournisseur, ce qui garantit la traçabilité et la conformité de la commande.
➕ Le Plus de la digitalisation Achats : les bons de commandes sont transmis au fournisseurs dans un format standardisé qui limite les litiges liés aux informations incomplètes ou erronées.
Réception des commandes
La réception des commandes permet de confirmer que la prestation ou la marchandise a bien été livrée conformément à la commande.
Cette étape est essentielle pour sécuriser le rapprochement avec la facture fournisseur.
➕ Le Plus de la digitalisation Achats : vous automatisez le rapprochement facture/commande et identifiez rapidement les non-conformités et erreurs de facturation.
Facturation
La facture fournisseur, une fois rapprochée, est intégrée dans le système en s’appuyant sur les techniques de dématérialisation OCR.
Oxalys automatise le rapprochement facture/commande/réception, afin d’en sécuriser toutes les étapes mais aussi pour simplifier le quotidien des utilisateurs et le pilotage des dépenses.
➕ Le Plus de la digitalisation Achats : vous réduisez considérablement les écarts, les litiges et les délais de traitement et améliorez votre relation fournisseurs.
Paiement
Une fois la facture validée, les informations sont transmises à l’ERP ou à l’outil comptable pour déclencher le paiement dans les délais contractuels.
Le Plus de la digitalisation Achats : vous automatisez cette phase et favorisez les traitements automatisés avec le reste du SI.
Procure to Pay : Différence entre un processus manuel et un processus digitalisé
| Processus manuel | Processus Procure to Pay digitalisé |
|---|---|
| E-mails et Excel dispersés, sans automatismes ni intégration | Données centralisées et processus automatisés |
| Pas de possibilité de collaboration | Outil collaboratif qui facilite la collecte et le partage d’information |
| Peu de visibilité sur les Achats ou processus nécessitant beaucoup de temps pour concaténer les données | Suivi en temps réel avec des données toujours à jour |
| Risques d’erreurs élevés en raison des ressaisies et du manque de procédure de contrôle | Automatisation des traitements et des contrôles |
| Délais de validation importants, lourdeur du processus, relances manuelles et non tracées | Workflows fluides et sécurisés, paramétrés selon vos besoins et pratiques |
| Pilotage complexe car réparti sur plusieurs outils et documents | Tableaux de bord décisionnels générés automatiquement et pilotage basé sur des données |
Automatisez et sécurisez vos achats avec le logiciel Procure-to-Pay Oxalys
Digitaliser vos processus avec le logiciel Procure-to-Pay Oxalys : tout savoir
Nombre de nos clients avaient déjà mis en place des solutions plus ou moins performantes pour gérer leurs Achats et nombre d’entre eux ont fait le choix de la digitalisation avec Oxalys pour une raison simple : ce projet leur permettait de structurer et sécuriser leurs processus fin de monter en puissance dans leur politique Achats.
Des processus achats encore trop manuels qui compliquent le quotidien de vos acheteurs
La plupart de nos clients devaient faire face à trois problématiques majeures qui plombaient leur productivité et leur traçabilité :
- La multiplication d’outils, résultat de couches successives qui offrent un ensemble d’outils incapables de communiquer en eux et sans automatisation. Cela se traduit par un nombre parfois vertigineux de tableurs non partagés, des e-mails à répétitions pour relancer, des solutions qui travaillent en parallèle et même parfois en double, des ERP inexploités ou mal exploités, etc.
- Un manque de visibilité récurrent lié au manque d’automatisation et de collaboration qui amène à une réactivité faible. Incapables d’identifier rapidement les erreurs et les dérives, les acheteurs peinent à « corriger le tir » à temps.
- Des risques élevés d’erreurs et de non-conformités en raison de traitements manuels qui entrainent une surcharge administrative pour les équipes achats et finance.
✅Résultat
Beaucoup d’énergie dispersée sans réel impact sur la stratégie Achats.
« Pour atteindre nos objectifs de rentabilité, nous devions donc centraliser et engager la transformation digitale de l’ensemble de notre chaîne de valeur Procure-to-Pay. Nous avons donc décidé de repenser complètement notre vision des achats et de déployer un nouveau système d’information ainsi qu’une solution de e-Procurement »
Jean-Baptiste Collin Responsable achats – F2J Industry
Adoptez le logiciel Procure-to-Pay Oxalys pour transformer vos processus
Des enjeux financiers et organisationnels majeurs
Dans certains secteurs d’activité, comme l’industrie par exemple, les achats peuvent représenter jusqu’à 70% du CA, impliquant une attention toute particulière pour garantir la marge et assurer un contrôle budgétaire strict. Chaque action permettant un gain de productivité et une meilleure maîtrise des dépenses a un impact direct sur la rentabilité.
Sans logiciel Procure-to-Pay, votre pilotage budgétaire se fait à l’intuition plus qu’à partir de données réelles et robustes.
Digitaliser le processus P2P va donc vous permettre de reprendre le contrôle des engagements de dépenses dès l’amont et de monter d’un cran en termes de performance Achats.
✅Retour client
« Les innovations signées Ligier Group sont le résultat d’une refonte complète de l’outil industriel il y a plus de 10 ans : investissements massifs dans les technologies et matériaux de pointe, robotisation des chaînes de production, extension de superficie. En complément de nos efforts sur l’outil productif, il était naturel de moderniser les processus métier des fonctions support, et c’est ce que Oxalys SQM doit nous permettre de faire dans le domaine des relations fournisseurs.
Logiciel Procure-to-Pay Oxalys : quels sont les bénéfices de la solution ?
Automatiser et sécuriser le cycle achats
L’automatisation associée à toute digitalisation du processus Procure to Pay sécurise immédiatement votre cycle achats en réduisant immédiatement les erreurs. En outre, vos processus sont standardisés et vos workflows de validation contrôlés.
Améliorer la visibilité et le pilotage des dépenses
Le logiciel Procure to Pay Oxalys génère automatiquement vos tableaux de bord et vos KPI Achats en se basant sur des données toujours à jour. Vous avez ainsi la garantie de bénéficier d’un suivi en temps réel de l’analyse de vos dépenses, sans avoir à passer les heures à consolider vos tableurs.
Renforcer la conformité et le contrôle interne
Autre point clé : le respect des règles de votre politique Achats. Le respect des règles internes, la traçabilité, le respect de la conformité réglementaire, autant de sujets que vous allez pouvoir gérer en toute sérénité grâce au contrôle apporté par la digitalisation.
Gagner en productivité pour les équipes achats et finance
La digitalisation est avant tout un choix qui va avoir un impact sur le temps et la qualité de travail de vos collaborateurs. La diminution de la saisie administrative et la simplification des contrôles, libère du temps Vos experts sont utilisés à leur juste valeur et peuvent travailler sur vos enjeux Achats stratégiques plutôt que de la saisie .
✅ Résultat
Pus de motivation, plus d’énergie, plus d’efficacité.
« Avec les factures numérisées accessibles dans l’outil et l’accès aux workflows de validation via les smartphones, nous avons simplifié, sécurisé et raccourci les processus de validation de façon significative »
Christophe Moreaux – Contrôle de gestion de la fédération Française de Football (FF)
Comment fonctionne le logiciel Procure-to-Pay Oxalys ?
Le logiciel P2P Oxalys prend en charge l’intégralité de votre cycle Achats tout en se calquant sur vos processus et pratiques internes. Il couvre les fonctionnalités clés qui vous permettront de renforcer votre efficacité au quotidien.
Il digitalise l’ensemble de votre cycle achats, de la demande d’achat jusqu’à la facture, en s’adaptant à vos règles internes pour sécuriser, tracer et automatiser chaque étape.
Dématérialisation des demandes d’achats
La première étape consiste à permettre à vos utilisateurs de saisir leurs besoins via un formulaire en ligne ou un catalogues fournisseurs (punch-out, marketplaces, catalogues internes). La saisie est simple et centralisée dans Oxalys, ce qui permet une vision unique des besoins, la réduction des saisies manuelles et un meilleur suivi des budgets. Les acheteurs savent en un coup d’œil qui demande quoi et quand.
Circuit de validation automatisé
Les règles de validation (montants, familles d’achats, centres de coûts, filiales) sont paramétrées dans le workflow, puis appliquées automatiquement à chaque demande. Oxalys permet une réelle personnalisation de l’outil à vos pratiques Achats.
Les approbateurs reçoivent ensuite les demandes sur le web ou sur mobile, peuvent les valider ou les refuser à distance, ce qui accélère les délais et garantit le respect de la politique achats. Fini la course aux validations et les relances incessantes !
Génération des bons de commande
Une fois la demande approuvée, Oxalys génère automatiquement le bon de commande, en reprenant les données validées (fournisseur, conditions, prix, livraisons). Oubliez les erreurs de saisie et la perte de temps. Vous sécurisez cette étape sans effort.
Le bon est ensuite envoyé au fournisseur (e-mail, portail, EDI) et reste archivé dans Oxalys, ce qui fiabilise les engagements et simplifie les contrôles ultérieurs.
Réception et rapprochement facture/commande
Autre point critique du cycle Achats : savoir si une facture fournisseur respecte ou non la politique Achats et si elle correspond au bon de commande. Lors de la réception, les utilisateurs enregistrent les quantités et la conformité dans Oxalys, ce qui met à jour les stocks et les engagements.
À l’arrivée de la facture (PDF, facture électronique), le logiciel P2P effectue le rapprochement facture/commande/réception automatiquement, signale les écarts et déclenche le circuit d’approbation avant mise en paiement.
Intégration avec ERP et outils comptables
Oxalys s’intègre facilement à votre écosystème existant, sans remettre en cause vos outils financiers ou comptables. Il se connecte de façon transparente à vos ERP et logiciels comptables pour synchroniser tiers, plans de comptes, centres de coûts et envoyer les écritures ou propositions de règlement une fois les factures validées.
Cette intégration permet de conserver vos outils financiers existants tout en bénéficiant d’un processus achats-factures unifié, traçable et conforme (facturation électronique, contrôles internes). CQFD !
Oxalys : le logiciel Procure-to-Pay N°1
Adopter un logiciel Procure-to-Pay ne se limite pas à dématérialiser des documents. Il s’agit avant tout de repenser la gouvernance des achats, d’améliorer la collaboration interne et de piloter les dépenses en temps réel.
Oxalys s’adresse aussi bien aux PME, ETI qu’aux grandes organisations, dans des secteurs aussi variés que l’industrie, les services, le BTP, la santé, l’aéronautique ou encore les organisations publiques et associatives.
Une solution P2P complète et modulaire
Nous avons fait le choix d’une approche SaaS qui permet un déploiement facilité et plus de flexibilité pour faire évoluer la solution en fonction de vos besoins. La solution a été pensée pour répondre aux besoins des PME comme des ETI, apportant aux plus petites structures des fonctionnalités de haut niveau avec un tarif qui reste attractif et flexible.
Une forte valeur ajoutée métier achats
Nous faisons des logiciels Achats et nous le faisons bien. L’expertise achats est au cœur de notre ADN et guide nos choix technologiques comme fonctionnels. Notre solution est orientée performance grâce à l’intégration d’outils de pilotage et reporting avancés. Parce que nous pensons d’abord comme des acheteurs plutôt que des informaticiens.
Intégration simple à votre écosystème existant
Vous n’avez pas envie de remettre en cause votre SI existant et vous avez bien raison. C’est pourquoi notre solution permet de gérer ERP/Intégration sur le même plan et d’interfacer nos solutions avec vos outils de finance par exemples. En outre, nos solutions de SRM et de gestion de la Qualité fournisseurs sont compatibles avec notre outil P2P.
Automatisez et sécurisez vos achats avec le logiciel Procure-to-Pay Oxalys
Logiciel Procure-to-Pay : adoptez Oxalys pour garantir votre ROI Achats
Réduction des coûts opérationnels
Moins de ressaisie et moins d’erreurs, ce sont autant d’euros de gagnés ! En effet, en digitalisant avec des experts Achats tels que Oxalys, vous sécurisez vos traitements Achats et dites au revoir aux erreurs de ressaisie qui peuvent avoir des impacts directs sur votre marge. Parce que vous maitrisez votre cycle d’achats et gagnez en visibilité fournisseurs, nous pouvez mieux mener vos négociations fournisseurs.
Diminution du coût global d’acquisition
Le mode SaaS vous permet de diminuer votre coût global d’acquisition avec une offre calquée sur vos besoins et plus de nécessité de gérer votre propre infrastructure.
Optimisation des délais et de la trésorerie
En automatisant vos émissions de bons de commande, vos workflows de validation, vos rapprochements commandes/factures, vous réduisez vos délais de traitement de toutes la chaines et réduisez les litiges.
⤵️ Allez plus loin !
Vous souhaitez digitaliser et automatiser vos processus achats ?
Nos experts vous accompagnent dans le déploiement de votre solution Procure to Pay.
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Des questions sur notre solution ?
Nous vous apportons quelques éléments de réponse.
Pourquoi choisir la solution Procure-to-Pay d’Oxalys ?
La solution Procure-to-Pay Oxalys optimise l’ensemble du processus achats, de la demande à la facturation, pour plus d’efficacité et de contrôle.
- Digitalisation complète des achats : de la demande au paiement, tout est centralisé et automatisé.
- Réduction des coûts et des erreurs : validation rapide des commandes et rapprochement automatique des factures.
- Traçabilité et conformité : respect des budgets, suivi des engagements et conformité aux politiques achats.
- Collaboration fluide : meilleure interaction entre les services internes et les fournisseurs.
Avecl le P2P Oxalys, vous gagnez en productivité, sécurisez vos achats et maîtrisez vos dépenses.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel P2P d’Oxalys ?
La solution Procure-to-Pay (P2P) d’Oxalys simplifie le processus d’achats, de la demande à la facturation, avec des fonctionnalités clés :
- Création et validation des demandes d’achats
- Passation des commandes avec suivi automatisé
- Réception et contrôle des livraisons
- Rapprochement des factures et paiements
- Suivi des dépenses de la performance fournisseurs
Avec le P2P Oxalys, vous optimisez vos achats, réduisez les erreurs et gagnez en efficacité.
La solution Procure-to-Pay a t-elle une version mobile ?
Oui, la solution Procure-to-Pay (P2P) d’Oxalys est disponible en version mobile. L’application Oxalys Mobility permet aux utilisateurs de gérer leurs achats directement depuis leur appareil mobile, en respectant les règles de contrôle et la politique d’achats de l’entreprise.
Fonctionnalités principales de l’application :
- Passation de commandes en mode « comptoir » : Les utilisateurs nomades peuvent passer des commandes rapidement tout en respectant les procédures internes.
L’application est disponible gratuitement sur l’App Store et sur Google PlayStore.
Pour plus d’informations sur la solution mobile ? Contactez notre équipe d’expert.
Comment Oxalys aide à simplifier le cycle d’approvisionnement/Eprocurement ?
Oxalys simplifie le cycle d’approvisionnement en automatisant chaque étape :
- Création et validation des demandes d’achat pour gagner du temps,
- Passation de commandes automatisée aux fournisseurs,
- Suivi des réceptions et rapprochement des factures pour éviter les erreurs,
- Tableaux de bord pour un suivi en temps réel des dépenses et des performances.
Cela permet de réduire les erreurs, d’accélérer les processus, d’améliorer le contrôle des achats, et de prendre des décisions éclairés.
Peut-on essayer gratuitement Oxalys S2P ?
Notre solution ne propose pas d’essai gratuit de la fonctionnalité Procure-to-Pay (P2P). Cependant, vous pouvez demander une démonstration personnalisée, gratuite et sans engagement pour découvrir comment notre logiciel peut répondre à vos besoins spécifiques.
