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Nos clients témoignent

La Fédération Française de Football digitalise son processus d’engagements des dépenses

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Christophe Moreaux
Responsable du service Contrôle de Gestion

Fédération Française de Football - Client Oxalys
  • Secteur : Association / Fédération
  • Budget : 256,7 M€
  • 3 ligues régionales métropolitaines et 9 en Outre-Mer
  • 90 districts
  • 400 000 bénévoles
  • 7 000 salariés

Les enjeux

Simplifier et fluidifier la chaîne de gestion des engagements tout en respectant les règles de contrôle interne

Favoriser l’accès et la compréhension à l’information financière

La solution

Construire une solution basée sur 3 logiciels « best of breed » dont Oxalys

Industrialiser les processus d’élaboration et de suivi budgétaires

Gérer la chaîne des engagements, du budget au bon à payer

Dématérialiser les documents

Accéder en mobilité aux validations

Les bénéfices

Une solution intégrée, digitale et parfaitement adaptée

Une responsabilisation et une autonomie des utilisateurs

Une visibilité immédiate et globale de la consommation et des paiements par chaque responsable

Une meilleure communication interne et externe

La Fédération Française de Football (FFF) est une association loi 1901 en charge de l’organisation, du contrôle et du développement de la pratique du football en France.
Le principal enjeu de la direction financière est de maintenir et pérenniser l’équilibre financier de la FFF en optimisant et en sécurisant l’utilisation des ressources fédérales afin de servir les objectifs définis par le Comité Exécutif.

C’est dans ce contexte et dans le cadre du volet « optimiser le fonctionnement des instances du football » du projet Horizon Bleu 2016 de la FFF, que naît le projet de modernisation de la chaîne financière et de la gestion des engagements de dépenses. Un projet dont l’originalité repose sur le décloisonnement de l’information financière inter et intra services et sur la responsabilisation des collaborateurs.

A l’origine de ce projet, se trouve une volonté affirmée de la FFF d’optimiser l’ensemble de ses processus.
Nous avons centré notre projet sur les utilisateurs et sur les outils digitaux pour gagner en autonomie et en réactivité

Christophe Moreaux | Responsable du service Contrôle de Gestion de la Fédération Française de Football

La Fédération Française de Football (FFF) est une association loi 1901 fondée le 7 avril 1919 et reconnue d’utilité publique le 4 décembre 1922. Elle comprend des groupements sportifs dénommés Clubs ayant pour but de faire pratiquer le football.

En donnant largement l’accès aux données financières en toute transparence grâce aux outils numériques, nous avons fait tomber les freins à la communication intra et inter services. Ce projet a participé à améliorer la communication interne et la compréhension du fonctionnement de la FFF, mais aussi la communication avec les fournisseurs

La FFF dispose de ressources commerciales – partenariats, droits TV, billetterie, etc. – et de ressources liées à ses activités statutaires (licences, cotisations clubs, subventions, etc.). Les dépenses se répartissent entre les frais de fonctionnement, les charges dites « contraintes » (I&T, amortissements, etc.), les aides au football, les investissements et les dépenses opérationnelles liées à un événement (matches équipes de France, etc.). Chaque dépense est affectée à un « centre de coûts » (ou centre de responsabilité) auquel est associé un budget.

« Ayant une délégation de service public, nous sommes soumis à de nombreux contrôles et nous rendons des comptes au Comité Exécutif, au Trésorier et à la Direction Générale. Ce fonctionnement rend indispensable un suivi des engagements de dépenses moderne, structuré et très réactif », précise Christophe Moreaux, responsable du contrôle de gestion et chef de projet sur la refonte de la chaîne financière.

« Nous avions conscience que l’amélioration du processus d’engagement influe directement sur l’amélioration du pilotage achats et sur la sécurisation de nos engagements avec nos fournisseurs. Tous les collaborateurs concourent à la vie financière de l’organisation. Dès le début du projet, il était clair que l’information financière devait être disponible aisément pour tous. Il fallait faire évoluer nos processus pour décentraliser la gestion et la saisie des budgets auprès des services afin de les responsabiliser, tout en contrôlant et en étant réactif ! ».

Un challenge impossible à mener sans une refonte de la chaîne des engagements et une remise à plat des outils logiciels. Reposant sur la comptabilité Cegid, une solution Achats vieillissante, un outil de gestion budgétaire et des tableurs complexes, le processus en place nécessitait de nombreuses ressaisies et ne permettait pas de disposer d’une vision en temps réel et globale des engagements.

« Nos outils étaient très consommateurs de temps de production au détriment de l’analyse », se souvient Christophe Moreaux. « La révision du budget et la diffusion de la consommation budgétaire était mensuelle. Nous devions consolider manuellement les engagements de dépenses en provenance de l’outil Achats et les dépenses comptabilisées pour disposer d’une vision globale par centre de coûts ». De plus, les déplacements fréquents des collaborateurs sur les sites où ont lieu les matches des équipes de France avaient un impact sur le temps de validation des engagements de dépenses. Face à ces constats, s’équiper d’une solution permettant de gagner en visibilité, en mobilité et en réactivité, devenait une réelle nécessité.

« Un des objectifs était de décentraliser la gestion des engagements de dépenses auprès des services afin qu’ils deviennent maîtres de leur budget »

Le projet OLGA (pour Outil en Ligne de Gestion et d‘Achats) bénéficiant du soutien sans faille de la directrice générale et du directeur financier, a pu être mené à bien dans le respect du cahier des charges et ce, grâce à trois facteurs clés, comme l’explique Christophe Moreaux : « une participation active et conjointe des services financiers (contrôle de gestion, comptabilité, achats et trésorerie) et des Métiers, une solide Direction des Systèmes d’Informations et l’expertise métier de prestataires comme Oxalys et 2B Consulting ont permis de conduire avec succès ce chantier. Nous avons opté pour l’outil de Business Intelligence IBM Cognos TM1 pour gérer la saisie, la consolidation, le suivi des budgets. La solution Oxalys a été retenue pour la gestion des engagements, de l’expression des besoins aux bons à payer. »

L’un des points forts de la solution est sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de la FFF (sur les notions de budget événementiel et aides au football amateur en particulier) mais aussi à l’évolution régulière à laquelle est soumise l’organisation fédérale. La solution Oxalys s’interface avec IBM Cognos TM1 pour collecter les budgets révisés deux fois par jour et réinjecter les dépenses engagées dans le suivi budgétaire. La solution Oxalys communique également avec Cegid Comptabilité pour récupérer l’ensemble des données facturées et injecter les données Achats (fournisseurs, écritures comptables, bons à payer, etc.) dans la comptabilité. Cette approche intégrée permet aux utilisateurs d’avoir une visibilité en temps réel du solde disponible sur leur budget et de l’ensemble des dépenses affectées à leurs centres de coûts.

« Avec les factures numérisées accessibles dans l’outil et l’accès aux workflows de validation via les smartphones, nous avons simplifié, sécurisé et raccourci les processus de validation de façon significative »

Les budgets et révisions sont saisis par les managers et validés par les contrôleurs de gestion dans IBM Cognos TM1. Les demandes d’achat sont ensuite créées par les collaborateurs dans la solution Oxalys, qui permet de travailler sur plusieurs exercices simultanément. L’outil contrôle la disponibilité du budget et, selon le montant et la famille d‘achats, la dépense est automatiquement déléguée ou non aux demandeurs par le service Achats. En fonction du processus Achats, la commande dématérialisée est envoyée par le service achats ou par le demandeur. A l’arrivée de la facture, cette dernière est numérisée par le service comptable et mise à disposition dans la solution Oxalys pour le demandeur et/ou le manager. Ce dernier peut aisément la valider. La LAD (Lecture Automatique de Documents) permet notamment une reconnaissance du SIRET des fournisseurs, des coûts HT et TTC et un rapprochement avec les bons de commande. Certaines dépenses font systématiquement l’objet d’une validation a posteriori, et sur factures, par le manager (frais de déplacement, honoraires, etc.).

L’outil a été rapidement adopté par les 160 utilisateurs et a permis d’atteindre les objectifs fixés : l’industrialisation et la modernisation des processus d’élaboration et suivi budgétaires, la responsabilisation et l’autonomie des utilisateurs, la visibilité en temps réel sur les engagements de dépenses et la simplification des processus de validation tout en respectant les règles de contrôle interne.

« A présent, le service Achats ne gère administrativement que les sujets sur lesquels il apporte son expertise et les contrôleurs de gestion peuvent faire leur travail de contrôle et d’analyse plutôt que de la production. Quand nos utilisateurs améliorent leur compréhension des processus, ils améliorent également la qualité des données collectées et nous sollicitent pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Finies les recherches fastidieuses maintenant que les informatisons sont accessibles à tous »

Plus de 50 000 professionnels des achats et des engagements utilisent quotidiennement le logiciel Oxalys