Gestion des achats : de la création de la politique achats au plan d’actions

Votre façon de gérer vos achats pourrait-elle être améliorée ?

Vous n’avez pas défini de politique d’achats ?

Vos processus d’approvisionnement manquent de cadre ?

Vous avez du mal à faire adhérer l’ensemble de vos collaborateurs à votre politique d’achats ?

Vous avez du mal à mettre en place un référencement fournisseurs ?

Vous aimeriez maîtriser totalement votre chaîne d’approvisionnement ?

Vous voudriez intégrer la gestion de vos stocks à celle de vos achats ?

Avez-vous pensé à outiller votre process achats  complet ?

Optimiser la gestion des achats : essentiel pour maîtriser vos coûts et améliorer vos performances

Comment vous assurer que vos équipes respectent la politique achats de l’entreprise ? Comment cadrer et maîtriser votre chaîne d’approvisionnement ? Comment fédérer autour de votre politique d’achats ? Comment mieux gérer vos stocks ?

C’est simple : en digitalisant la gestion et le contrôle de vos achats

En digitalisant la gestion de vos achats vous allez être en mesure de…

Faire respecter votre politique d’achats

Êtes-vous certain que tous vos collaborateurs appliquent les règles d’achats ?

Non.

Pourtant, c’est essentiel pour améliorer la performance de votre service achats.

La politique d’achats est la base de votre ambition achats au regard des moyens à votre disposition. Elle doit vous assurer que tous les acteurs internes et externes liés à l’approvisionnement de votre entreprise respectent vos prérequis. En plus de simplifier la réconciliation comptable, un logiciel d’achats vous aide à faire respecter votre politique d’achats, notamment l’utilisation des contrats négociés ainsi que les processus d’engagements en fonction des montants.

Parce que le process Achats et le suivi des engagements sont transverses, ils impactent le fonctionnement de l’entreprise en interne et notamment la communication entre les services, ainsi qu’en externe avec la gestion des relations fournisseurs

Parce que le process Achats et le suivi des engagements sont  transverses, ils impactent le fonctionnement de l’entreprise en interne et notamment la communication entre les services, ainsi qu’en externe avec la gestion des relations fournisseurs.

Réussir le « onboarding » fournisseurs puis leurs suivis

Vos fournisseurs se sentent-ils impliqués dans votre processus achats ?

Non ?

Qu’avez-vous mis en place pour réussir l’onboarding de vos fournisseurs ?

L’onboarding fournisseurs est au cœur de la digitalisation de votre processus achats. Il se doit de revêtir une approche collaborative, notamment en donnant la possibilité à vos partenaires initialiser leurs données dans le système.

Un onboarding fournisseur efficace se base sur  :

  • Une définition claire des données fournisseurs nécessaires à la gestion de vos achats
  • La mise en place d’un process simple pour évaluer et valider le fournisseur par les achats et/ou leurs clients internes
  • L’initialisation d’un canal de communication digitale avec des règles à respecter de part et d’autre…

Le Suivi des fournisseurs (monitoring) s’appuie sur :

  • Un système de communication simplifié et transparent
  • Un système d’évaluation basé sur des KPI’s mesurables
  • La mise à disposition d’un maximum d’informations de part et d’autres via portail pour assurer une confiance.

Faire respecter vos contrats

Les clauses des contrats négociés sont-elles toujours respectées ?

Pas toujours

Avez-vous mis en place un système pour que vos équipes y aient facilement accès ?

Une fois les clauses générales et les tarifs d’un contrat négociés, il est important de s’assurer que ceux-ci seront appliqués lors de chaque consultation. Pour cela, vos collaborateurs doivent avoir un accès simplifié à ces informations (a minima les tarifications négociées et au-delà des conditions contractuelles). Un logiciel de gestion des achats et des dépenses permet de mettre à disposition les contrats ainsi que les catalogues avec les prix négociés. Il permet de définir qui a accès à ces informations, mais aussi, d’automatiser l’application des prix négociés quand l’utilisateur choisi des articles référencés.

Sécuriser la réception des colis

Vos collaborateurs sont-ils en mesure de vérifier la conformité d’une livraison reçue

Ce n’est pas toujours le cas ?

Ont-ils accès aux bons de commande envoyés aux fournisseurs ?

Comment être certain que les commandes livrées répondent quantitativement et qualitativement à ce qui a été commandé ? Bon de commande, devis, emails… en offrant à vos collaborateurs chargés de réceptionner vos commandes un accès à tous les documents relatifs aux commandes passées, vous sécurisez la réception de vos achats d’entreprise.

La représentation graphique du workflow permet de suivre chaque étape du processus de validation et du cycle d’approvisionnement

Les fonctionnalités de workflow de suivi du logiciel Oxalys permettent de suivre chaque étape du processus de validation et du cycle d’approvisionnement et de consulter les documents et informations associés.

Avoir une bonne vision de l’état de vos stocks

Êtes-vous au fait de ce qui se trouve exactement dans vos stocks ?

Arrivez-vous à anticiper vos ruptures de stock ou, au contraire, à ne pas commander trop ?

C’est difficile ?

Saviez-vous que l’automatisation de la gestion de vos stocks vous permet de diminuer rapidement les coûts d’approvisionnement de votre entreprise ? La fonction gestion des stocks d’Oxalys est totalement intégrée au cycle d’achats. Elle vous donne des indications précieuses sur l’état de vos stocks : nombre d’unités restantes, dates de péremption, notification de commandes à passer… Vous bénéficiez ainsi d’une parfaite maîtrise sur vos coûts d’approvisionnement.

Piloter vos plans d’actions achats

Avez-vous une visibilité des actions en cours aux achats que ce soient pour du sourcing, des consultations, des plans d’actions qualité ?

Non ?

Renouvellement d’abonnements, dépenses récurrentes, grands projets à venir nécessitant des achats conséquents… peuvent être intégrés dans une logique de plan d’action achats que vous pourrez suivre en pilotant les tâches à réaliser et en suivant leurs avancements.

Vous avez ainsi une visibilité sur l’avancement des plans d’actions et surtout une vision des résultats obtenus.

Manage procurement action plans with Oxalys

La planification de projets achats Oxalys permet de s’appuyer sur une méthodologie projet à travers un outil collaboratif entièrement dédié dans des domaines d’applications variés.

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