La digitalisation des processus achats : accélérez le mouvement

Vous pensez que la gestion de vos achats pourrait être optimisée ?

Vous cherchez une solution pour améliorer la productivité de vos équipes ?

Vous dédiez trop de temps à la gestion administrative de vos achats ?

Vous souhaitez sécuriser vos processus achats ?

Vous souhaitez mieux déléguer tout en gardant le contrôle ?

Vous n’êtes pas certain que les marchés passés avec les fournisseurs soient respectés ?

Vous souhaitez améliorer les relations avec vos fournisseurs ?

Avez-vous pensé à digitaliser vos achats ?

La digitalisation des achats, un levier de performance économique et concurrentiel

Comment gérer administrativement une hausse des achats sans embaucher du personnel supplémentaire ? Comment assurer la qualité de traitement des tâches répétitives tout en gardant la motivation des collaborateurs ? Comment garder un avantage concurrentiel grâce à l’innovation ? Comment assurer la qualité de sa production et le respect des délais ? Comment augmenter le bénéfice net d’une société uniquement grâce à la fonction achats ? Comment proposer des prix attractifs et faire la différence par rapport à la concurrence ?

La réponse est simple : en digitalisant le processus achat de votre organisation.

Digitaliser vos processus achats va vous aider à…

Augmenter votre productivité

Vos collaborateurs pourraient-ils travailler plus ?

Certainement pas.

Vos collaborateurs pourraient-ils travailler mieux ?

Sûrement que oui !

La gestion des achats manuelle telle qu’elle est encore pratiquée dans de nombreuses entreprises, nécessite un temps important pour traiter des tâches à faibles valeurs ajoutées qui pourraient être automatisées. La digitalisation de la fonction achat permet de libérer vos équipes des tâches chronophages et répétitives. La gestion du cycle achats avec une solution digitale permet de multiplier par 2 la productivité de votre équipe et ainsi augmenter le périmètre achats adressable par votre service achats.

La solution de gestion d’appels d’offre et consultations Oxalys vous permet de simplifier et de dématérialiser vos procédures

La digitalisation du processus source to contract permet aux acheteurs de se concentrer sur leur cœur de métier

Offrir une autonomie contrôlée

Êtes-vous certains que vos process d’achats sont respectés ?

Savez-vous où en est le traitement de certains documents ?

Non ?

L’une des grandes forces de la digitalisation des achats est d’aider les responsables achats et les chefs d’entreprise à intégrer les achats dans les processus métiers pour gagner en efficacité opérationnelle. La traçabilité des opérations offerte par un SI Achats permet de s’assurer que la politique achats est respectée. Vous déléguez à vos équipes tout en gardant le contrôle.

Simplifier votre cycle d’achats

Passez-vous trop de temps à chercher le bon document ou le bon interlocuteur chez votre fournisseur ?

Si c’est le cas, c’est que votre processus achat et approvisionnement pourrait encore être amélioré

Sélectionner les fournisseurs, faire signer les contrats, traiter les factures, gérer les stocks… savez-vous exactement qui s’occupe de quoi ? Le délai de traitement de vos opérations liées aux achats est-il rapide ? Si la réponse est non, sachez que digitaliser votre processus achats fluidifie les échanges de documents et d’informations entre vos acheteurs, les opérationnels ou la comptabilité et vos fournisseurs.

Diminuer les risques fournisseurs

Êtes-vous certain que tous vos fournisseurs remplissent leurs obligations légales ?

Probablement pas.

Vous êtes responsable des personnes avec lesquelles vous travaillez et cela englobe aussi vos fournisseurs. Se renseigner auprès des plateformes de documents légaux prend du temps tout comme récolter l’ensemble des informations fournisseurs. Avec un logiciel achats doté d’une vue à 360° des informations fournisseurs, vous êtes directement connecté aux bases de données d’informations légales et les documents sont intégrés automatiquement dans votre référentiel fournisseurs. Vous et vos fournisseurs pouvez aussi y enregistrer des documents, des informations, des notes d’évaluation…

La solution de gestion des fournisseurs Oxalys facilite le suivi de la conformité avec les obligations légales ou réglementaires de vos fournisseurs

Directement connectée aux bases de données d’informations légales, une solution digitale vous permet de gérer le risque de conformité fournisseurs

Faire respecter les contrats

Les contrats et marchés que vous avez négociés sont-ils bien respectés ?

Pas tout le temps

À quoi sert de négocier des tarifs avantageux ou d’attribuer des budgets par fournisseurs si les collaborateurs de l’entreprise acheteurs ou opérationnels ne les utilisent pas ?

 

Du gestionnaire de commande, à l’assistante de direction en passant par le comptable, rares sont ceux qui connaissent les clauses des contrats qui lient le client à un fournisseur.

 

En digitalisant votre processus d’approvisionnement, vous pouvez donner accès à toutes les données utiles qui aideront vos collaborateurs à respecter les contrats et marchés. Terminé l’engagement sans commande qui cadre la relation avec votre fournisseur, votre SI  achat devient le garant du respect des conditions contractuelles.

Améliorer les relations fournisseurs

Respectez-vous les délais de paiements de vos factures ?

Êtes-vous clair dans vos échanges avec vos fournisseurs ?

Pas toujours ?

Cela peut avoir un impact négatif sur les relations que vous entretenez avec vos fournisseurs. Un logiciel achats collaboratif vous permet de mieux communiquer avec vos fournisseurs. Ils voient, par exemple, où en est le traitement de leurs factures dans votre cycle d’achats, reçoivent vos demandes de prix, peuvent envoyer leurs offres commerciales… Les échanges sont simplifiés, les informations faciles à retrouver et à consulter.

La digitalisation des achats c’est aussi…

Avoir de la visibilité sur vos engagements

Savez-vous exactement à combien s’élèvent les dépenses à venir ?

Si ce n’est pas le cas, il va être difficile de respecter vos budgets.

La digitalisation du processus achat permet de connaître en temps réel et pour chaque fournisseur, les montants engagés et les sommes encore disponibles pour vos commandes futures. Vous bénéficiez d’informations pertinentes sur les dépenses en cours et à venir, mais aussi sur des données essentielles comme les dates de renouvellement de contrat où les délais de résiliation. Vos budgets sont respectés, vos engagements maîtrisés.

La solution de Procurement Oxalys digitalise votre processus Procure to pay depuis la demande d’achat jusqu’à la mise en paiement des factures

La digitalisation du processus Purchase to Pay permet à tout un chacun de passer des commandes dans le respect de la politique achats

Créer une stratégie d’achats

Tirez-vous vraiment le meilleur profit de votre fonction achats ?

Non ?

Une fois la gestion des tâches récurrentes automatisée, vos équipes ont du temps libre pour réaliser des tâches à forte valeur ajoutée.

 

La digitalisation des Achats c’est aussi être en mesure de créer et de piloter une stratégie achats. Un logiciel achats S2P complet vous permet de mettre en place des plans d’action achats et de les suivre en fonction des objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise. Vous êtes en mesure de créer des états de reporting détaillés. Cet outil d’analyse est une aide à la décision indispensable pour les dirigeants.

Améliorer l’image de votre entreprise

Voulez-vous assurer un traitement équitable à vos fournisseurs ?

La transformation des achats a un impact direct sur l’image de votre organisation qu’elle soit publique ou privée. Aujourd’hui, l’équité dans le traitement des clients, mais aussi des fournisseurs, tient une place importante dans la perception des valeurs d’une entreprise ou d’une administration.

 

Un autre point qui peut affecter l’image d’une organisation privée ou publique est la conformité achats et notamment le respect des règles des marchés publics. Rédaction d’un cahier des charges, d’un contrat, mise en ligne d’un marché, contrôle des offres… tous ces aspects peuvent être couverts par un logiciel achats performant.

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