NGE s’équipe d’un SI Achats pour sa politique Achats Groupe

NGE est une entreprise française indépendante qui se développe autour des métiers du BTP et participe à la construction des grandes infrastructures et à des projets urbains ou de proximité. Pour optimiser et fluidifier les processus Achats du groupe, la Direction Achats a choisi de s’équiper d’un SI Achats et de proposer à ses collaborateurs une approche mobile et intuitive de gestion de leurs achats sur les chantiers. Pour cela, elle a opté pour la solution d’Oxalys qui lui a permis de déployer une solution multi métier et multisite adaptée aux problématiques des entreprises du BTP et à la culture NGE. L’ensemble des catalogues fournisseurs du groupe sont à présent accessibles via un simple terminal mobile et le processus Achats a été dématérialisé, de la commande au paiement. Résultat : une optimisation du suivi des achats sur les chantiers, une meilleure captation des achats diffus, des gains de temps en matière de traitement administratif des achats et un pas réussi vers la digitalisation de l’activité.

Suite à la création d’une direction Achats Groupe visant à optimiser et harmoniser la politique Achats Groupe, la refonte du processus de passation, de contractualisation et de suivi des commandes s’est rapidement posée. Et avec elle, la question de l’outil le plus adapté pour soutenir l’harmonisation de la politique Achats du groupe dans le contexte particulier du monde du BTP. « Dans notre secteur d’activité, nous devons faire face à de nombreuses contraintes liées à la gestion des chantiers répartis sur plusieurs sites dans le monde et faisant appel à de nombreux métiers », explique Bernard Villepinte, Directeur des Achats du groupe NGE. « La structuration de la fonction Achats est un phénomène encore récent dans notre secteur mais elle est prioritaire pour nous car les Achats sont un support indispensable des équipes d’exploitation. Pour cela, il nous fallait un outil de gestion et de suivi des commandes multisite et multi-métier qui nous assiste dans cette démarche et nous fasse entrer dans l’ère du digital en douceur. »

L’entreprise comptant de nombreuses filiales équipées avec des solutions hétérogènes, la solution d’e-procurement devait être unique, partagée par l’ensemble du groupe, multisite, multi-société et multi métier. Outre la volonté de consolider les Achats et de disposer d’une vision globale au niveau du groupe, se posait également un autre enjeu : comment intégrer et capter les achats réalisés sur les chantiers afin de centraliser et mutualiser-les besoins et développer de nouveaux leviers de négociations ? Ces achats de terrains ne sont pas toujours réalisés dans le respect des procédures internes car effectués dans l’urgence. Et l’objectif, en s’équipant d’un outil numérique, était de proposer une solution simple et rapidement exploitable par les équipes terrain afin de remplacer à terme le bon vieux carnet à souches, comme le confirme Bernard Villepinte : « Nombre d’achats sont encore diffus, non par volonté des conducteurs de travaux mais parce que notre activité nécessite en permanence de s’adapter et de réaliser des achats sur le terrain. L’enjeu était bien évidemment d’optimiser les coûts d’achats mais aussi de mieux contractualiser nos commandes, de partager, automatiser et homogénéiser nos méthodologies et nos processus Achats, sans pour autant être un frein à l’exploitation. »

L’équipe Achats lance alors une consultation auprès des grands acteurs du marché et rapidement l’éditeur de solutions e-achats Oxalys va se démarquer, à la fois par la richesse fonctionnelle et la souplesse proposée par sa solution logicielle, mais aussi par l’expertise de ses équipes sur le secteur du BTP. « Oxalys a très bien compris nos besoins car l’équipe avait déjà géré des projets Achats dans notre secteur d’activité et a été en mesure de nous faire une démonstration avec des données issus du secteur du BTP », précise Bernard Villepinte. « Oxalys s’est avéré le mieux-disant en termes de flexibilité et de capacité à s’adapter à notre méthodologie Achats et à notre activité. »

Un choix qui va se révéler judicieux car des besoins spécifiques, issus des utilisateurs terrain (principalement des chefs de chantiers et des conducteurs de travaux), sont apparus au cours du projet. Ces demandes ont été intégrées par les équipes Oxalys dans la solution, en particulier au niveau des catalogues de fournisseurs. La solution Oxalys, rebaptisée ATLAS par les utilisateurs de l’entreprise, a été enrichie avec des fonctionnalités propres au secteur du BTP et un catalogue commun a été créé, regroupant près de 17 000 fournisseurs autrefois répartis sur l’ensemble des bases Achats des différentes filiales. « Oxalys a été très à l’écoute de nos besoins pour répondre aux enjeux propres au BTP et nous apporté à la fois une expertise et un outil adapté à notre secteur. » souligne Bernard Villepinte. « Cette démarche nous a permis d’avoir une vision globale sur nos Achats et de mettre en œuvre des négociations Groupe. »

Toujours dans la logique de placer les Achats comme une fonction transverse et support de l’exploitation, la Direction Achats a choisi d’interfacer la solution ATLAS avec l’outil de suivi de chantier afin d’intégrer des données dans les rapports de chantier et réinjecter des données dans Oxalys en fin de traitement de la commande. La consolidation des données (telles que la liste des chantiers, les bons de réception, les commandes etc.) garantit ainsi un meilleur suivi des engagements au jour le jour, chantier par chantier.

Un responsable SI Achats a été nommé et le déploiement des outils mobiles a été accompagné de formations et de campagnes de sensibilisation, afin d’assurer la transition vers des pratiques plus digitales, pas toujours évidente dans un métier qui repose essentiellement sur les hommes et les femmes de terrain. « Nous avons conscience que nous sommes entrés dans une ère digitale. Les utilisateurs qui ont franchi le pas ont apprécié la convivialité de la solution ainsi que les possibilités offertes en termes de suivi des commandes car ils ont compris que l’outil est au service de l’exploitation », conclut Bernard Villepinte. « Nous savons que nous disposons d’un outil réellement pensé pour le BTP, qui répond à nos spécificités et nous envisageons de déployer la solution à l’international. »