- Qu’est-ce qu’un processus Procure to Pay ?
- Facturation électronique : de quoi parle-t-on exactement ?
- La réforme de la facturation électronique : un tournant pour les entreprises
- Digitaliser le processus Procure to Pay : quelle importance ?
- Pourquoi un processus P2P manuel complexifie le passage à la RFE ?
- Anticipez la RFE en digitalisant vos processus Procure to Pay
- Procure to Pay et facturation électronique : quels sont les risques des processus manuels ?
- Comment le logiciel Procure to Pay Oxalys facilite la transition vers la facturation électronique ?
- Structurer et standardiser les processus achats de la commande à la facture
- Pourquoi anticiper dès maintenant la facturation électronique avec le logiciel Procure to Pay Oxalys ?
La digitalisation des processus achats est devenue un outil de premier choix pour renforcer la performance Achats et depuis peu, pour structurer et faciliter le passage à la facture électronique dans le cadre de la réforme fiscale de la facturation électronique (ou RFE). Voici pourquoi digitaliser le Processus Procure to Pay est une étape indispensable de la transformation digitale Achats qui vous permet d’anticiper sereinement l’arrivée de la RFE.
Qu’est-ce qu’un processus Procure to Pay ?
Définition 🔎
Le processus Procure to Pay (P2P) désigne l’ensemble du cycle d’achat d’une entreprise, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement de la facture fournisseur. Pour faire simple, le processus P2P couvre la gestion et le pilotage de la demande d’achat, la sélection du fournisseur, la commande, la réception, le contrôle de la facture et pour finir le paiement.
Facturation électronique : de quoi parle-t-on exactement ?
La facturation électronique consiste à procéder à la dématérialisation de bout en bout d’une facture. En France, elle devient progressivement obligatoire pour toutes les transactions B2B entre entreprises françaises assujetties à la TVA, via des plateformes Agréées dès le 1er septembre 2026, dans le cadre de la RFE.
Digitalisez l’ensemble de votre cycle d’achat pour être conforme avant la RFE
Définition et principe de la facturation électronique
La facturation électronique désigne un processus entièrement dématérialisé de création, d’émission, de transmission, de réception et d’archivage des factures sous un format électronique structuré, permettant leur traitement automatisé par les systèmes d’information des entreprises et de l’administration fiscale.
Contrairement à une facture papier scannée ou à un PDF simple, une facture électronique repose sur des données structurées qui peuvent être lues, contrôlées et intégrées automatiquement dans les outils comptables et financiers. En France, elle aura à terme la même valeur qu’une facture papier.
Son principe repose sur trois piliers :
- La création de la facture dans un format électronique structuré (par exemple aux formats Factur-X, UBL ou CII) avec toutes les mentions légales obligatoires,
- La transmission via des systèmes sécurisés permettant la traçabilité(dans le cadre de la RFE ce sont plateformes agréées qui acheminent et contrôlent les données vers le client et l’administration fiscale),
- La conservation sécurisée en garantissant authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité pendant toute la durée légale d’archivage.
Différence entre une facture numérique et facture électronique
Il est tout à fait légitime de se poser la question car il est courant de penser que les mots numérique et électronique ont la même signification. Une facture numérique est une facture au format digital (PDF, scan, photo, Word…) qui reste un simple « équivalent informatique » du papier, avec des données non structurées et un traitement encore largement manuel (saisie ou OCR).
Une facture électronique est une facture créée, transmise et reçue nativement de façon dématérialisée dans un format structuré ou hybride (UBL, CII, Factur‑X…), permettant un traitement automatique et répondant à des exigences fiscales spécifiques.
💡En pratique
Un PDF envoyé par e‑mail est une facture numérique mais n’est pas, à lui seul, une facture électronique conforme à la réforme française de 2026.
Les formats de factures acceptées par la RFE
Dans le cadre de la Réforme de la Facturation Électronique (RFE), seules trois familles de formats d’E‑facture sont acceptées :
- Factur‑X : format hybride combinant un PDF lisible et un fichier XML embarqué conforme à la norme EN16931.
- UBL 2.1 (Universal Business Language) : format 100% structuré, très utilisé dans les échanges B2B internationaux.
- CII (Cross Industry Invoice) : format XML structuré défini par l’ONU‑CEFACT, adapté aux flux volumineux et EDI.
La réforme de la facturation électronique : un tournant pour les entreprises
La réforme de la facturation électronique marque un tournant majeur pour les entreprises françaises.
Son déploiement progressif à partir du 1er septembre 2026 vise à automatiser les processus de facturation, réduire les coûts de traitement, sécuriser la TVA et lutter plus efficacement contre la fraude. Elle permettra également à l’administration fiscale de disposer d’une vision quasi temps réel des transactions économiques et d’améliorer le pilotage des politiques publiques.
Calendrier de la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique s’applique progressivement, et son calendrier est bien identifié.
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A partir du 1er septembre 2026
- Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée.
- Les grandes entreprises et les ETI ont en plus l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
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A partir du 1er septembre 2027
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- L’obligation d’émission de factures électroniques s’étend aux PME, TPE et micro entreprises.
Des exigences de conformité règlementaire et de traçabilité
La RFE impose des exigences strictes en matière de formats, de transmission, de reporting et de traçabilité. Les factures devront être émises et reçues exclusivement dans les formats autorisés et intégrer l’ensemble des mentions légales requises. L’e-invoicing devra transiter par des Plateformes Agréées, immatriculée auprès de l’Etat. L’e-reporting imposera la transmission régulière de données de transactions et de paiements pour certaines opérations. Enfin, le suivi des statuts de chaque facture et l’archivage probant deviendront obligatoires pour garantir la conformité fiscale.
Digitaliser le processus Procure to Pay : quelle importance ?
Le processus Procure to Pay couvre tout le cycle d’achat de l’émission du besoin au paiement de la facture fournisseur. La digitalisation de ce processus critique de la performance achats est un vrai enjeu pour les entreprises car elle simplifie et sécurise tout le processus.
Qu’est-ce que le Procure to Pay ?
Définition 🔎
Le processus Procure to Pay (ou P2P) désigne le processus achats complet d’une entreprise, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement de la facture fournisseur.
Concrètement, il comporte généralement les étapes suivantes :
- Demande d’achat et sélection du fournisseur,
- Création et envoi du bon de commande,
- Réception des biens ou services et contrôle,
- Réception, rapprochement facture / commande et contrôle des factures,
- Mise en paiement et mise à jour du compte fournisseur.
Pourquoi un processus P2P manuel complexifie le passage à la RFE ?
Le passage à la RFE pourrait se limiter à changer le format des factures. Or il suppose une transformation plus profonde du processus P2P, de l’engagement des dépenses jusqu’au paiement. Un P2P manuel, sans automatisation, peut créer des frictions structurelles qui rendent cette transition complexe, coûteuse et risquée. Un manque de structuration pourrait être pénalisante au moment du passage à la nouvelle réforme fiscale.
Un Procure to Pay manuel repose sur des données dispersées, des validations informelles et des contrôles a posteriori. Or, la RFE impose des données structurées, une traçabilité complète et un suivi précis des statuts de facturation. Sans engagement formalisé en amont, la facture devient le point de départ du processus, générant exceptions, litiges et surcharge des équipes. Le e-reporting devient également difficile à produire sans données consolidées et fiables. La RFE ne crée pas ces faiblesses, elle les met en lumière et les rend complexes à gérer avec les nouvelles exigences réglementaires.
La facturation électronique et achats : quel rapport ?
Comme nous venons de le voir, la facturation électronique ne peut être appréhendée comme un simple sujet comptable ou réglementaire. Elle est en lien direct avec le processus achats et, à ce titre, hérite de son niveau de structuration, de pilotage et de maturité. Plus le cycle achats est piloté en amont, plus la facturation électronique devient facile à déployer, automatisable et conforme aux exigences de la réforme.
Quel est le lien entre commande / réception / facture ?
Le lien entre la commande, la réception et la facture constitue le socle du processus Procure-to-Pay. La facturation électronique s’appuie sur le rapprochement automatique de ces trois éléments à partir de données fiables et structurées.
Bon à savoir 💡
Un processus achats outillé permet d’anticiper la facture, de sécuriser les montants, la TVA et les imputations et de rendre le rapprochement commande-réception-facture quasi automatique.
Facturation et relation fournisseurs : quel rapport ?
La facturation électronique structure la relation fournisseurs en imposant des règles communes de formats, de statuts et de délais. Un processus achats clair et outillé améliore la transparence, réduit les litiges et sécurise les délais de paiement, éléments clés de la relation fournisseurs.
Facturation et qualité fournisseurs : quel rapport ?
La facture électronique va également être partie prenante dans la qualité fournisseurs. Les KPI de la facturation électronique font partie des KPI fournisseurs : taux de factures conformes, respect des commandes, cohérence des prix et des quantités, délais de transmission ou de correction.
Lorsque les processus P2P sont structurés et digitalisés, la donnée de facturation peut être analysée de manière objective et intégrée. La facturation électronique, loin d’être uniquement liée à de la conformité réglementaire, peut aussi contribuer directement à mieux piloter la performance fournisseurs.
Automatisez vos processus P2P et développez vos performances achats
Anticipez la RFE en digitalisant vos processus Procure to Pay
Digitaliser vos processus Procure to Pay permet de rendre la mise en conformité à la facturation électronique plus simple et plus fiable, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.
Les factures fournisseurs sont rapprochées automatiquement des bons de commande et des réceptions ce qui limite les erreurs et litiges et permet une vraie traçabilité. Les écarts (prix, quantités, TVA) sont détectés rapidement, routés en workflow et tracés, ce qui sécurise la mise en paiement dans le cadre de la RFE. L’automatisation du contrôle et du rapprochement sont un vrai plus apporté par la digitalisation.
Fiabilisation des données et sécurisation de la conformité RFE
Un processus P2P digitalisé centralise les données fournisseurs, commandes, réceptions et factures, ce qui garantit l’exhaustivité et la qualité des informations transmises en e‑invoicing / e‑reporting.
Les formats Factur‑X / UBL / CII et les champs obligatoires RFE sont pris en charge par la solution Oxalys, réduisant le risque de non‑conformité ou de rejet de facture.
Gain en productivité pour les équipes achats et finance
Les tâches manuelles (saisie, relances, classements, contrôles de base) sont automatisées, libérant du temps pour la négociation, l’analyse et le pilotage de la dépense. Les équipes achats et finance partagent un même référentiel et une même vue des engagements et factures en temps réel. Tout cela participe à accélérer le traitement, le reporting et la préparation des déclarations de TVA.
Procure to Pay et facturation électronique : quels sont les risques des processus manuels ?
- Des risques de non-conformité : Les processus manuels exposent les entreprises à des risques élevés de non-conformité réglementaire, notamment en matière de traçabilité, de justification des opérations et de respect des exigences liées à la facturation électronique.
- Des retards de traitement et de paiement : Ils génèrent également des retards de traitement et de paiement en raison des ressaisies, des contrôles a posteriori et des circuits de validation peu formalisés, avec pour conséquence une perte de maîtrise des délais et des flux financiers.
- Une dégradation de la relation fournisseurs : Ces dysfonctionnements contribuent à la dégradation progressive de la relation fournisseurs, marquée par l’augmentation des litiges, des incompréhensions et des tensions liées aux délais de paiement.
- Une charge mentale de plus en plus élevée pour les équipes : Enfin, la charge opérationnelle et cognitive qu’ils font peser sur les équipes achats et finance détourne ces dernières de missions à plus forte valeur ajoutée.
À terme, les processus manuels deviennent un facteur de risque structurel dans un environnement où la fiabilité de la donnée, la traçabilité des engagements et la capacité à piloter en temps réel sont devenues des exigences incontournables.
Comment le logiciel Procure to Pay Oxalys facilite la transition vers la facturation électronique ?
Le logiciel Procure to Pay Oxalys sécurise la transition vers la facturation électronique en structurant l’intégralité de votre cycle d’achat, du besoin jusqu’à la facture, et en digitalisant le traitement de vos factures fournisseurs.
Jean-Baptiste Collin Responsable achats – F2J Industry 💬
<< Grâce à la solution P2P d’Oxalys nous appréhendons sereinement le passage à la facturation électronique. En nous permettant dès maintenant de dématérialiser nos factures, nous anticipons en effet sur l’obligation de passage à la facturation électronique et serons donc prêt au moment de l’échéance en 2024, d’autant plus que Oxalys s’engage à être en conformité avec cette règlementation.>>
Structurer et standardiser les processus achats de la commande à la facture
La traçabilité offerte par la digitalisation de tout le processus P2P constitue une base solide pour la RFE, qui nécessite des données robustes et centralisées.
Oxalys centralise les demandes d’achats, les commandes, les réceptions et les factures dans un même processus procure to pay, ce qui garantit la présence du numéro de commande et de toutes les données nécessaires à l’e-facture.
Le rapprochement automatique commande / livraison / facture (3 way match) fiabilise les montants et la TVA avant émission ou intégration en facturation électronique.
Dématérialiser et préparer à l’e‑facture
Le module de gestion des factures fournisseurs permet de dématérialiser les factures (Scan, LAD/OCR, portail fournisseurs, formats numériques) et de supprimer le papier. Vos équipes développent des réflexes et des processus en phase avec la future RFE.
Oxalys extrait automatiquement les données de facture, les compare aux commandes et réceptions, et ne fait intervenir les équipes que pour les écarts, ce qui réduit les erreurs et accélère les délais de traitement.
Mieux contrôler, gérer les workflows et les pistes d’audit
Des workflows de validation paramétrables par montant, type d’achat ou service assurent un circuit d’approbation complet avant mise en paiement, avec alertes et délégations. L’outil fournit une traçabilité détaillée des engagements et des validations, constituant une piste d’audit fiable, attendue dans le cadre des contrôles liés à la RFE.
Mieux contrôler, gérer les workflows et les pistes d’audit
Des workflows de validation paramétrables par montant, type d’achat ou service assurent un circuit d’approbation complet avant mise en paiement, avec alertes et délégations. L’outil fournit une traçabilité détaillée des engagements et des validations, constituant une piste d’audit fiable, attendue dans le cadre des contrôles liés à la RFE.
S’intégrer avec les ERP et les plateformes de facturation électronique
Oxalys est hautement paramétrable et s’interface aux logiciels comptables et financiers, ce qui facilite l’intégration des factures dématérialisées et la remontée des données vers les futures plateformes de facturation électronique.
En donnant une vue temps réel sur les engagements et les factures, la solution P2P Oxalys aide les équipes achats et finance à fiabiliser les données qui serviront à l’E‑invoicing et au E‑reporting imposés par la réforme.
❇️ Bon à savoir !
Pour faciliter le déploiement et la mise en œuvre de la RFE, Oxalys a signé un partenariat avec la PA Agena 3000 qui permettra ainsi à ses clients de se conformer à la réglementation à venir, en premier lieu sur le volet réception de facture, mais également pour l’émission.
Pourquoi anticiper dès maintenant la facturation électronique avec le logiciel Procure to Pay Oxalys ?
Anticipez la facturation électronique avec le Procure to Pay Oxalys et soyez prêt pour la RFE tout en renforçant votre performance achats–finance !
Oxalys : Un outil Procure to Pay conçu pour la conformité
La solution Oxalys couvre le cycle complet d’approvisionnement, de la demande d’achat jusqu’à la facture électronique, avec rapprochement automatique commandes / réceptions / factures.
Elle intègre la dématérialisation et le contrôle des factures fournisseurs, prépare les données pour l’E‑facture et s’interface avec votre ERP et votre chaîne de dématérialisation. Les points clés de la conformité sont intrinsèquement posés dans notre solution.
Vous êtes dans les startings blocks pour faire face à la réforme fiscale.
Un accompagnement métier achats et finance
Présent sur le marché de la digitalisation des processus Achats depuis plus de 30 ans, Oxalys fournit des workflows de validation adaptés aux règles métiers, un suivi des engagements et des budgets, et des tableaux de bords pour les directions achats et finance.
Une approche progressive et sécurisée
Chez Oxalys, nous déployons au rythme de nos clients. Vous pouvez commencer par la dématérialisation des factures et l’automatisation du P2P, puis activer progressivement les briques nécessaires à la facture électronique obligatoire. L’architecture cloud d’Oxalys, la traçabilité complète des opérations et la piste d’audit sur chaque facture sécurisent la transition et les contrôles liés à la RFE.
⤵️ Allez plus loin !
Anticipez la facturation électronique en structurant vos processus Procure to Pay avec Oxalys !
Demandez une démo !
Des questions sur notre solution ?
Nous vous apportons quelques éléments de réponse.
Pourquoi choisir la solution Procure-to-Pay d’Oxalys ?
La solution Procure-to-Pay Oxalys optimise l’ensemble du processus achats, de la demande à la facturation, pour plus d’efficacité et de contrôle.
- Digitalisation complète des achats : de la demande au paiement, tout est centralisé et automatisé.
- Réduction des coûts et des erreurs : validation rapide des commandes et rapprochement automatique des factures.
- Traçabilité et conformité : respect des budgets, suivi des engagements et conformité aux politiques achats.
- Collaboration fluide : meilleure interaction entre les services internes et les fournisseurs.
Avecl le P2P Oxalys, vous gagnez en productivité, sécurisez vos achats et maîtrisez vos dépenses.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel P2P d’Oxalys ?
La solution Procure-to-Pay (P2P) d’Oxalys simplifie le processus d’achats, de la demande à la facturation, avec des fonctionnalités clés :
- Création et validation des demandes d’achats
- Passation des commandes avec suivi automatisé
- Réception et contrôle des livraisons
- Rapprochement des factures et paiements
- Suivi des dépenses de la performance fournisseurs
Avec le P2P Oxalys, vous optimisez vos achats, réduisez les erreurs et gagnez en efficacité.
La solution Procure-to-Pay a t-elle une version mobile ?
Oui, la solution Procure-to-Pay (P2P) d’Oxalys est disponible en version mobile. L’application Oxalys Mobility permet aux utilisateurs de gérer leurs achats directement depuis leur appareil mobile, en respectant les règles de contrôle et la politique d’achats de l’entreprise.
Fonctionnalités principales de l’application :
- Passation de commandes en mode « comptoir » : Les utilisateurs nomades peuvent passer des commandes rapidement tout en respectant les procédures internes.
L’application est disponible gratuitement sur l’App Store et sur Google PlayStore.
Pour plus d’informations sur la solution mobile ? Contactez notre équipe d’expert.
Comment Oxalys aide à simplifier le cycle d’approvisionnement/Eprocurement ?
Oxalys simplifie le cycle d’approvisionnement en automatisant chaque étape :
- Création et validation des demandes d’achat pour gagner du temps,
- Passation de commandes automatisée aux fournisseurs,
- Suivi des réceptions et rapprochement des factures pour éviter les erreurs,
- Tableaux de bord pour un suivi en temps réel des dépenses et des performances.
Cela permet de réduire les erreurs, d’accélérer les processus, d’améliorer le contrôle des achats, et de prendre des décisions éclairés.
Peut-on essayer gratuitement Oxalys S2P ?
Notre solution ne propose pas d’essai gratuit de la fonctionnalité Procure-to-Pay (P2P). Cependant, vous pouvez demander une démonstration personnalisée, gratuite et sans engagement pour découvrir comment notre logiciel peut répondre à vos besoins spécifiques.
