Le logiciel de gestion des stocks est un outil qui se révèle comme un précieux partenaire pour assurer l’optimisation logistique de votre activité et ne saurait être négligé. Découvrez tous les bienfaits d’une solution de gestion des stocks pour votre performance d’entreprise. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks ?

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des stocks ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle en réduisant notamment les erreurs humaines. Il renforce la visibilité et la traçabilité des produits et a également un impact sur l’optimisation des coûts de conservation et d’acquisition. Parce qu’il facilite l’anticipation des besoins, la planification de vos activités logistiques est plus efficace et la satisfaction client renforcée.  

Il vient souvent remplacer des méthodes traditionnelles et manuelles traitements (papier, Excel) et peut rapidement devenir essentiel pour piloter le suivi des produits et du stock en temps réel, ainsi que la logistique, les achats, la production et les ventes dans tous types d’entreprises. 

Optimisation des ressources

Premier point fort : il optimise vos ressources. Un logiciel de gestion des stocks permet d’ajuster vos niveaux de stock au plus juste et de façon efficiente. En évitant le surstock et sous-stock, il libère des ressources financières et limite l’espace de stockage utilisé. Les entreprises peuvent ainsi mieux exploiter leurs ressources et leurs moyens, tout en améliorant leur réactivité face à la demande. 

Réduction des ruptures et surstocks

En assurant un suivi en temps réel des entrées et sorties, votre solution de gestion des stocks participe directement à la réduction des ruptures de stock, qui peut impacter la satisfaction client. De la même manière, il évite les surstocks générateurs de coûts et de pertes liés à l’obsolescence ou au gaspillage.

Gain de temps et fiabilité

L’automatisation de vos processus et opérations de suivi, de mise à jour et de reporting va directement réduire les tâches chronophages et les erreurs humaines. Vos équipes gagnent du temps en cessant de saisir manuellement les données – avec tous les risques que cela comporte-  et bénéficient de données fiables et robustes pour prendre de bonnes décisions rapidement. Vous mettez également plus facilement en place un inventaire tournant pour garder une visibilité sur vos stocks au plus près de la réalité. 

Gestion et maîtrise des coûts

Un logiciel de gestion des stocks offre une vision claire et détaillée des flux de marchandises et de leur valorisation. Tout est tracé et piloté grâce à la digitalisation des processus. Cette transparence permet de mieux anticiper les dépenses, de contrôler les marges et de réduire les coûts liés au stockage, aux litiges fournisseurs ou aux pertes. 

Meilleure organisation

En structurant les processus logistiques et en centralisant l’information, votre logiciel facilite la collaboration entre les services achats, logistique, commercial et finance. Parce que vous automatisez vos processus – demande d’achat automatiquement transformée en bon de commande puis en bon de livraison par exemple- vous fluidifiez la communication interne et améliorez la planification globale. 

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La criticité de la gestion des stocks

La gestion des stocks est un point clé dans plusieurs secteurs d’activité où la disponibilité des produits, la maîtrise des coûts, la rotation des stocks, et la fluidité de la chaîne logistique sont essentielles. Parmi eux on notera : 

• L’industrie manufacturière : en termes de gestion des matières premières, composants et de produits finis, les ruptures peuvent bloquer une chaîne de production entière, tandis que les surstocks mobilisent inutilement de la trésorerie. 
• Le commerce de détail & e-commerce : les clients veulent de la disponibilité immédiate des produits et l’activité est sujette à une forte saisonnalité ce qui nécessite de réduire au maximum les ruptures comme les invendus. 
• L’agroalimentaire : cette activité fit face à l’importance du respect des dates de péremption, la traçabilité sanitaire et une gestion en flux tendus pour limiter le gaspillage. 
• Le secteur pharmaceutique et santé : la gestion stricte des lots, la traçabilité réglementaire et la disponibilité permanente de médicaments ou dispositifs médicaux vitaux, ainsi que les marges réduites impliquent une gestion optimale des stocks. 
• Le BTP et la construction : ce secteur requiert un suivi des matériaux et des équipements sur les chantiers ainsi qu’une très bonne coordination avec de multiples fournisseurs et sous-traitants. 
• L’énergie et l’industrie lourde : la nécessité de garantir la continuité de service, avec une gestion rigoureuse des pièces de rechange et consommables est un point clé. 
• Le transport et la logistique : le pilotage des flux dans les entrepôts et les hubs logistiques pour respecter les délais de livraison et optimiser les coûts implique un suivi précis des stocks et des commandes.

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des stocks ?

Automatisation des demandes d’achats et des bons de commandes

Votre logiciel de gestion des stocks doit principalement vous permettre d’automatiser vos processus et plus spécifiquement la génération des demandes d’achats et des bons de commande. Cette automatisation réduit considérablement les erreurs manuelles, accélère le processus d’approvisionnement et assure une meilleure traçabilité. Les équipes achats et logistiques gagnent ainsi en efficacité et en réactivité. 

Suivi de stock en temps réel

Grâce au suivi en temps réel de vos stocks, vous disposez d’une vision claire des niveaux de stock disponibles, des entrées et des sorties. Cette visibilité sera votre meilleur allié pout éviter les ruptures et anticiper les besoins. Dans le contexte actuel, l’agilité et la réactivité restent de avantages concurrentiels majeurs pour répondre aux fluctuations de la demande. Ne les négligez pas ! 

Gestion multi-entrepôts et emplacements

Gérer des dépôts multisites avec un tableur n’est pas chose aisée…
Les organisations qui disposent de plusieurs sites ou dépôts bénéficient avec un logiciel de gestion des stocks d’une gestion centralisée et harmonisée de leurs stocks. Le logiciel offre une vue consolidée de l’ensemble des entrepôts, facilite le transfert de marchandises et optimise l’utilisation des ressources à l’échelle de l’entreprise. Cette fonctionnalité est d’autant plus importante pour les entreprises qui ont développé un modèle de vente multicanal et qui gèrent magasins, boutiques en ligne et entrepôts. Les logiciels de gestion de stocks peuvent également permettre de gérer aisément les emplacements pour faciliter et sécuriser le picking avec notamment des fonctionnalités de traçabilité des mouvements via codes-barres ou RFID 

Prévisions et réapprovisionnement

En intégrant des outils de business intelligence (analyse et prévision), le logiciel aide à anticiper les besoins futurs en fonction de l’historique des ventes, des tendances saisonnières ou des commandes en cours. Les réapprovisionnements sont déclenchés automatiquement selon des seuils définis – gestion des niveaux de stock avec alertes de seuils critique – garantissant une continuité de l’activité sans surstock.  

Intégration avec les ERP

ERP gestion de stock et automatisation sont des outils précieux pour fluidifier les échanges entre la gestion des stocks, les achats, la comptabilité et la production. Cette intégration assure la cohérence des données, évite les ressaisies et améliore la performance achat globale de l’organisation. 

Inventaire automatisé et en temps réel

L’inventaire ne se limite plus à une opération ponctuelle et fastidieuse : il devient continu et automatisé. Chaque mouvement – entrée, sortie, transfert entre entrepôts – est enregistré en temps réel, offrant une vision instantanée et précise des niveaux de stock. Cette automatisation réduit considérablement les erreurs liées aux saisies manuelles et garantit la fiabilité des données.

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Choisir votre logiciel de gestion des stocks en 7 étapes

Évaluez vos besoins

La première étape consiste, comme toujours avec un projet IT, à évaluer précisément les besoins de l’entreprise : volume de stocks, complexité des opérations, gestion multisites, traçabilité des produits, etc. Il faut également définir les objectifs attendus (optimisation, automatisation, conformité, reporting achat…) et penser à l’adoption du futur projet. Si vous bénéficiez d’un sponsor en interne c’est encore mieux ! 

Vérifier la compatibilité et l’intégration

Vous disposez déjà d’un SI et vous devez valider que votre logiciel de gestion des stocks sera en capacité de travailler avec le reste du monde. La compatibilité avec le système d’information existant (ERP, finance, ventes) est un point clé. 

Assurez-vous du suivi en temps réel

Votre logiciel doit fonctionner en mode synchrone pur vous garantir un suivi en temps réel de vos données de stocks. 

Définissez votre budget

Après avoir rédigé un premier cahier des charges, il vous faut valider votre budget qui devra être aligné avec les objectifs stratégiques du déploiement. 

Estimer le coût total d’acquisition et de maintenance, analyser le retour sur investissement et considérer les abonnements SaaS versus les licences classiques sont les points essentiels du projet. 

Assurez-vous du niveau de sécurité des données

Au regard des dernières attaques sur des SI critiques, se poser la question de la sécurité des données n’est plus un luxe.  

L’éditeur de votre futur logiciel de gestion des stocks doit garantir que les données ne peuvent pas être modifiées ou consultées par des personnes non autorisées, grâce au chiffrement, à la gestion des droits d’accès et à la traçabilité des actions. 

Vos données doivent être sauvegardées régulièrement et pouvoir être restaurées rapidement en cas de problème ou d’attaque. N’oubliez pas non plus la question de l’utilisation de protocoles sécurisés (ex : HTTPS, VPN) pour les échanges entre utilisateurs, serveurs et partenaires. 

✅ Dernier point : la conformité réglementaire en particulier le respect du RGPD et celui de vos éventuels labels et certifications. 

3 points à vérifier auprès de l’éditeur 

• Lieu de stockage des données et conformité aux exigences locales. 
• Procédures en cas d’incident ou de perte de données. 
• Certifications et audits indépendants attestant du niveau de sécurité du logiciel 

Vérifiez si les fonctionnalités répondent à vos besoins

Formaliser un cahier des charges permet de lister les fonctionnalités indispensables : suivi des entrées/sorties, inventaires, gestion des fournisseurs et emplacements, alertes de seuil, intégration avec l’ERP, automatisation des commandes, etc. 

Pensez à comparer les solutions et à consulter l’évaluation des éditeurs, en vous appuyant sur les critères suivants : 

• La richesse fonctionnelle et l’évolutivité (gestion multi-entrepôts, mobilité, inventaire tournant, traçabilité) 
• La compatibilité avec le système d’information existant (ERP, finance, ventes) 
• L’ergonomie, l’interface utilisateur, la facilité d’adoption par les équipes 
• La sécurité et la réglementation réglementaire (RGPD, traçabilité, cloud ou on-premise). 

Validez que vous disposez d’un support et d’une assistance technique

Vous devrez également valider que vous pourrez mettre en place des versions d’essai pour mesurer l’adoption et la performance, puis déployer progressivement en impliquant les utilisateurs et en s’appuyant sur le support de l’éditeur. Un accompagnement à la conduite du changement est recommandé pour réussir l’intégration des équipes. 

Automatisez la gestion de vos stocks avec le logiciel achat Oxalys

Vous cherchez une solution de gestion des stocks performante et structurante ? 

Grâce à Oxalys, la gestion des stocks devient un processus fluide et automatisé, intégré au cycle d’achats. Le logiciel met en œuvre des mécanismes de réapprovisionnement automatique, basés sur des politiques définies (formule de Wilson, FIFO, PUMP, etc.), pour déclencher les commandes au bon moment selon les seuils optimaux.  

Le logiciel achat et SRM Oxalys consolide les données de consommation en temps réel, identifie le stock dormant ou mort et ajuste les niveaux pour éviter les surstocks ou ruptures.  

Chaque demande d’achat ou bon de commande peut être généré automatiquement selon les besoins réels, avec un workflow de validation clair, tout en maintenant une traçabilité complète.  

Enfin, Oxalys assure la gestion multisites (emplacements, entrepôts), le suivi des lots et des dates de péremption, et permet une synchronisation directe avec les modules achats et ERP pour garantir l’homogénéité des données et limiter les saisies manuelles. 

En outre, nos solutions achats sont disponibles on premise ou en SaaS.