Que votre entreprise soit une PME, une ETI ou une grande organisation, la gestion de stocks est un pilier central de votre performance opérationnelle. Sa particularité ? Se situer au carrefour des achats, de la logistique, du Procure-to-Pay, de l’approvisionnement et de la supply chain.

Définition de la gestion des stocks

La digitalisation croissante des processus, la nécessité de gagner en compétitivité et l’attention toujours plus pointue portée aux marges contraignent les entreprises matures à piloter leurs niveaux de stock au plus près de la réalité. L’enjeu ? Eviter la rupture de stock ou le surstock, améliorer la traçabilité des produits et fiabiliser les prévisions de demande.
Dans ce contexte, l’utilisation d’un outil de gestion des stocks, qu’il s’agisse d’un fichier Excel gestion de stock, d’une fiche de gestion de stock PDF ou d’un logiciel dédié, devient indispensable.

Qu’est-ce que la gestion de stocks ?

Elle permet également de réaliser des opérations d’inventaire régulières et à ajuster les niveaux de stock en fonction de la demande réelle ou prévisionnelle.  Une gestion de stocks efficace permet de s’assurer de la disponibilité des produits et de la continuité de l’activité tout en veillant à optimiser les coûts de stockage et à sécuriser la chaîne logistique et d’approvisionnement. 

Les méthodes de gestion de stocks

Il existe plusieurs méthodes de gestion de stocks, selon votre secteur d’activité, le volume traité et la maturité logistique de votre entreprise. Voici les 5 principales : 

• Méthode FIFO 
• Méthode LIFO 
• Méthode du juste-à-temps (JAT) 
• Méthode ABC 
• Modèle de Wilson 

Méthode 1 : FIFO (First In, First Out)

Cette méthode repose sur le principe que les premiers produits entrés en stock dans l’entrepôt sont les premiers à être sortis. Elle est particulièrement utilisée dans les secteurs où la traçabilité des produits et la péremption sont des éléments critiques de la gestion de stock. 

Les articles les plus anciens sont donc sortis et/ou vendus en premier, ce qui limite l’obsolescence et les pertes sur les produits périssables. Cette méthode est largement recommandée par la réglementation comptable française. 

Méthode 2 : LIFO (Last In, First Out)

Avec cette méthode, les derniers produits entrés en stock sont les premiers consommés et sortis du stock. Cette méthode de gestion des flux est moins courante en logistique mais peut être utilisée dans des contextes spécifiques de stockage. Elle est surtout pertinente comme méthode de valorisation/comptabilité dans des contextes très spécifiques, mais elle est encadrée voire interdite par la réglementation française et les normes IFRS. En période d’inflation marquée, la méthode LIFO peut permettre de faire sortir les lots les plus récents (les plus chers), ce qui rapproche le coût des ventes des coûts actuels et peut réduire artificiellement le résultat imposable.​ 

Méthode 3 : Juste-à-temps (JAT)

La méthode juste-à-temps (JAT ou JIT) consiste à produire et à approvisionner uniquement ce qui est nécessaire, au moment exact où c’est nécessaire, afin de réduire au minimum les stocks et les temps d’attente entre les étapes du flux. Elle vise à limiter le surstock en recevant les marchandises uniquement lorsqu’elles sont nécessaires. Cette méthode nécessite une gestion des flux très fine, des délais d’approvisionnement maîtrisés et des fournisseurs fiables car le stock de sécurité et intermédiaire est réduit, voire supprimé. 

Méthode 4 : ABC

La méthode ABC classe les articles en stock en trois catégories (A, B, C), selon leur importance stratégique, généralement mesurée par la valeur annuelle consommée, afin de concentrer les efforts de gestion sur les références les plus critiques. 

En général, les articles de classe A nécessitent un suivi très fin (contrôle fréquent, seuils de sécurité précis, réapprovisionnement serré, inventaires tournants réguliers, emplacement privilégié en entrepôt), ceux de classe B un contrôle et des inventaires périodiques et ceux de classe C, une gestion de stock simplifiée pour limiter le temps passé sur des articles à faible valeur. 

Cette méthode facilite la priorisation des contrôles de rotation des stocks et des efforts de réassort/réassortiment. 

Méthode 5 : le modèle de Wilson

Le modèle de Wilson est un modèle de gestion des stocks qui permet de calculer la quantité économique de commande (QEC ou EOQ), c’est‑à‑dire la quantité optimale à commander pour minimiser le coût total de commande et de possession du stock. Ce modèle suppose une demande connue et relativement constante, des délais d’approvisionnement stables et un prix d’achat qui ne varie pas dans le temps, c’est-à-dire sans saisonnalité ni remises sur quantité. 

Gestion et optimisation des stocks : quelques bonnes pratiques

✔️ Bonne pratique 1 : structurer la politique de stock pour suivre précisément les niveaux de stock

Un suivi rigoureux des niveaux de stock permet d’éviter les ruptures et d’anticiper les besoins de réassort. Pour cela, il est important de cibler des niveaux par article : stock minimum, stock de sécurité, stock maximum, en tenant compte des délais fournisseurs et de la variabilité de la demande.​ La segmentation des articles (selon la méthode ABC, la criticité ou le niveau de rotation) permet d’appliquer des règles plus fines aux articles stratégiques et des règles simplifiées aux articles à faible enjeu. 

✔️ Bonne pratique 2 : définir un point de commande

Un point de commande est un niveau de stock prédéfini, incluant le stock de sécurité, qui, lorsqu’il est atteint, déclenche automatiquement une commande de réapprovisionnement afin d’éviter une rupture tout en limitant les surstocks. 

Connaître ce seuil et le paramétrer dans un logiciel de gestion des stocks (par exemple intégré au cycle d’achats comme dans les solutions Oxalys) permet de générer des alertes ou des propositions de commande dès que le stocks disponible atteint ce niveau. 

✔️ Bonne pratique 3 : analyser la rotation des stocks et choisir les bonnes méthodes de réapprovisionnement

La rotation des stocks est un indicateur clé pour identifier les produits dormants et optimiser l’espace de stockage. Vous pouvez utiliser la formule de Wilson ou des points de commande pour dimensionner les quantités et les seuils de réassortiment lorsque la demande est relativement stable.​ En combinant le Juste-à-temps avec des stocks de sécurité et des méthodes comme FIFO ou FEFO selon la nature des produits (périssables, techniques, stratégiques), vous optimisez et sécurisez votre gestion des stocks. 

Bonne pratique 4 : fiabiliser les données et la traçabilité

Une bonne traçabilité des produits améliore la gestion des litiges, la conformité réglementaire et la performance globale de la supply chain. 

Tenir un fichier article propre (référentiels, unités, emplacements, fournisseurs) et enregistrer systématiquement toutes les entrées/sorties, idéalement via codes-barres ou terminaux mobiles est un élément structurant de la gestion de vos données relatives aux stocks. Vous pouvez utiliser une fiche de gestion de stock excel par exemple ou vous appuyer sur une solution logicielle. 

Pensez également à mettre en place des inventaires tournants plutôt qu’un seul inventaire annuel, pour contrôler plus souvent les familles A et les produits sensibles tout au long de l’année. Vous aurez ainsi moins d’écart entre vos données stockées et la réalité de vos entrepôts. 

✔️ Bonne pratique 5 : Optimiser l’organisation physique

Organisez-le (ou les) entrepôt(s) pour limiter les déplacements est un vrai plus pour vos équipes comme pour votre gestion : zones dédiées aux articles A proches des quais, cheminements clairs, emplacements identifiés et affichés.​

Pour faciliter la gestion, pensez à éliminer régulièrement les stocks dormants ou obsolètes pour libérer de la capacité et réduire les coûts. 

✔️ Bonne pratique 6 : appuyer la démarche sur un logiciel

S’équiper d’un logiciel de gestion des achats et des stocks qui propose des alertes de réassortiment, analyse des consommations, suivi des dates de péremption et des coûts de possession est un vrai plus. Vous pouvez intégrer la fonction stock au Procure-to-Pay pour lier demandes d’achat, gestion des commandes, réceptions, inventaires et budgets, comme le permet Oxalys, afin de réduire les surstocks, les ruptures et les dépenses inutiles liées à une gestion des stocks hasardeuse. 

Gestion des stocks et des approvisionnements : quel rapport ?

Définition de l’approvisionnement

Son rôle dans la chaine logistique est critique car il couvre la planification des besoins, la sélection et la commande auprès des fournisseurs, le transport jusqu’au site de l’entreprise et la réception dans l’entrepôt ou l’atelier. Il permet de garantir la continuité de la production ou de la vente sans rupture de stock et en limitant les surstocks qui génèrent des coûts financiers et logistiques inutiles.​ Il permet de répondre aux besoins des clients et assurer la disponibilité des articles. 

Quelles complémentarités avec la gestion des stocks ?

Difficile de parler gestion des stocks sans parler approvisionnement !

La gestion des stocks permet d’anticiper les besoins d’approvisionnement et d’éviter les situations de rupture de stock. Dans une approche moderne du Procure‑to‑Pay, l’approvisionnement est étroitement lié à la fonction achats et à la gestion des stocks : politiques de réapprovisionnement, points de commande, délais fournisseurs et budgets peuvent être ainsi pilotés de façon intégrée. Et tout ceci et possible avec le logiciel Oxalys.

Gestion de stock et facturation : quel rapport ?

Définition du processus de facturation

Elle produit un document officiel, la facture, qui détaille la nature des produits ou services fournis, les quantités, les prix, les taxes et les conditions de règlement. C’est à la fois une preuve commerciale, juridique, comptable et fiscale de la transaction, permettant le suivi des revenus, le calcul de la TVA et le respect des obligations légales de l’entreprise. 

Quelles complémentarités avec la gestion des stocks ?

La gestion des stocks et la facturation sont étroitement liées, car chaque mouvement de stock (entrée, sortie, retour) se traduit par des flux financiers et comptables qui apparaissent sur les factures fournisseurs ou clients. Une bonne gestion des stocks facilite donc le rapprochement entre commandes, réceptions et factures, limitant les erreurs et litiges. 

Gestion des stocks et demande d’achats : quel rapport ?

Définition de la demande d’achats

Elle constitue généralement la première étape du processus d’approvisionnement  

• Elle centralise les informations clés (description du besoin, quantité, budget, centre de coût, fournisseur pressenti). 
• Elle déclenche un workflow de validation hiérarchique ou budgétaire. 
• Une fois approuvée, elle sert de base à l’émission du bon de commande fournisseur. 
• Elle permet de respecter la politique d’achats, de contrôler les dépenses et de tracer chaque engagement, notamment dans la solution Procure‑to-Pay d’Oxalys qui digitalisent ce workflow.​ 

Quelles complémentarités avec la gestion des stocks ?

Les données issues de la gestion des stocks alimentent les demandes d’achats et sécurisent les décisions de réassortiment. L’une ne peut être dissociée de l’autre. En effet, la gestion des stocks sert à déclencher et encadrer les réapprovisionnements dont la demande d’achat a identifié le besoin. 

En liant vos demandes d’achat, vos commandes et vos mouvements de stocks, vous suivez précisément vos consommations et les dépenses qu’elles ont générées afin de valoriser vos inventaires. 

La solution Procure-to-Pay d’Oxalys connectent ces étapes dans un même système : un seuil de stock déclenche une demande d’achat, qui devient commande, puis réception et mise à jour du stock, avant facturation, assurant la cohérence des quantités, des coûts et des budgets.

Tableau de gestion des stocks Excel à télécharger

Un tableau Excel de gestion des stocks permet de suivre les entrées, sorties, inventaires, niveaux de stocks et points de commande. Il constitue une solution simple pour débuter une bonne gestion des stocks. 

[Téléchargez votre modèle Excel dès maintenant] ⤵️

Fiche de gestion des stocks PDF à télécharger

La fiche de gestion des stocks PDF est idéale pour un suivi papier ou pour standardiser les contrôles en entrepôt. Cette fiche de gestion de stocks PDF va faciliter la saisie lors des inventaires physiques.

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Logiciel de gestion des stocks : pourquoi digitaliser vos approvisionnements ?

Digitaliser votre outil de gestion des stocks va permettre à vos équipes d’automatiser la gestion des flux, d’améliorer la traçabilité, d’optimiser la logistique et de fiabiliser les prévisions de demande. 

Concrètement, digitaliser vos approvisionnements consiste à remplacer vos procédures papier ou emails par un système d’information (SI) achats (Procure‑to‑Pay / e‑procurement) qui va automatiser les demandes d’achats, les commandes, les procédures de réceptions, les stocks et les factures. 

Les avantages d’un outil de gestion de stocks pour la fonction Achats

• Une visibilité en temps réel sur les demandes, commandes, livraisons, stocks et factures,  
• Un pilotage des engagements facilité 
• Un meilleur respect des budgets. 
• Une amélioration assez nette de la conformité (respect de la politique d’achats, traçabilité, facturation électronique)  
• Une meilleure collaboration avec les fournisseurs via portails et échanges dématérialisés,  
• Une meilleure coordination achats / supply chain 
• Moins de ruptures de stocks

Logiciel de gestion de stock gratuit : quelles sont les limites ?

Un logiciel de gestion des stocks gratuit rendra toujours service pour démarrer une politique de gestion des stocks ou si vous évoluez dans une très petite structure, mais il peut aussi montrer rapidement ses limites dès que le volume, la complexité ou les enjeux financiers augmentent. 

Les limites d’un logiciel de gestion de stock gratuit sont : le manque de traçabilité, une faible automatisation, l’absence de lien avec la gestion des commandes et la facturation. 

En effet, les versions gratuites se limitent souvent au suivi des quantités, à quelques alertes et à un reporting achats  basique, sans gestion avancée des multi‑entrepôts, lots, numéros de série, prévision ou intégration achats/facturation. Tout dépend de vos besoins et de vos attentes (traçabilité, variantes, nomenclatures, etc.). Ces offres supportent rarement un grand nombre d’articles, d’utilisateurs ou de sites, ce qui oblige à changer d’outil dès que l’activité se développe. 

Comment optimiser la gestion des stocks ?

Optimiser la gestion des stocks repose sur trois piliers : de bonnes méthodes (ABC, FIFO, points de commande…), une vision globale de la supply chain, des données fiables et un outil numérique adapté, idéalement intégré au cycle d’achats comme les solutions Oxalys. 

Outils et solutions pratiques pour optimiser la gestion des stocks

Vos indispensables méthodologiques de la gestion des stocks

• Une classification ABC pour concentrer l’effort sur les articles les plus stratégiques (contrôle et inventaires plus fréquents sur les A, gestion allégée sur les C).​
• L’utilisation du modèle de Wilson, points de commande et stocks de sécurité pour dimensionner les quantités à commander et les seuils de réapprovisionnement en fonction de la demande et des délais fournisseurs.​ 

Les outils numériques de gestion de stocks

Vous pouvez opter pour plusieurs solutions et les combiner : 

• Un logiciel de gestion des stocks, ou module « stocks » relié à l’ERP ou au logiciel de facturation pour suivre en temps réel niveaux, mouvements, emplacements et valorisation.​
• Un logiciel de gestion d’entrepôt ou WMS (warehouse management system) 
• Une solution e‑procurement / Procure‑to‑Pay comme Oxalys, qui lient demandes d’achats, commandes, réceptions, stocks et factures fournisseurs, entraînent des ressaisies et écarts entre physique et comptable.​ 

Vos solutions pratiques au quotidien

Concrètement, vous devez fournir des outils aux équipes pour leur permettre de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs. Voici notamment les basiques à intégrer :  

• Codes‑barres, terminaux mobiles ou scanners pour enregistrer les entrées/sorties directement en rayon ou en quai, réduire les erreurs et fiabiliser les inventaires tournants.​ 
• Tableaux de bord et alertes automatiques (ruptures, surstocks, obsolescence, rotation lente) pour prioriser les actions et adapter la politique de stock par famille d’articles.​ 
• Last but not least, l’intégration avec les Achats et la Facturation 

Couplez la gestion des stocks avec les achats pour générer automatiquement des demandes d’achats ou des commandes dès qu’un point de commande est atteint est essentiel pour gagner en productivité. Vous pourrez également rapprocher la réception, la facture et la mise à jour des stocks.​ 

Logiciel pour la gestion des stocks : adoptez Oxalys

Oxalys propose un outil de gestion des stocks intégré au Procure-to-Pay, permettant une gestion complète des flux de marchandises, de l’approvisionnement, du stockage et de la traçabilité des produits. 

Stocks intégrés au Procure-to-Pay

Oxalys dispose d’une fonction « Achats & stocks » dans sa suite Procure-to-Pay : les demandes d’achats, bons de commande, réceptions, mouvements de stocks et factures sont gérés dans le même outil, ce qui évite les essais et les écarts entre stocks physiques, stocks comptables et engagements budgétaires. Les réassorts peuvent être déclenchés automatiquement selon vos politiques d’approvisionnement (points de commande, stocks de sécurité, formule de Wilson), en tenant compte des délais fournisseurs et des consommations réelles.​ 

Outils avancés pour optimiser les stocks

La solution propose plusieurs stratégies de réassort (FIFO, PUMP, Wilson…), l’analyse des stocks dormants ou morts, la visualisation des consommations en temps réel, ainsi que la gestion des emplacements, sites physiques, lots et dates de péremption. L’inventaire est automatisé et continu : chaque entrée, sortie ou transfert est enregistré en temps réel, ce qui réduit fortement les erreurs de saisie et sécurise les inventaires valorisés.​ 

Simplicité d’utilisation et gains immédiats de productivité

Les retours d’expériences de nos démontrent des gains de productivité significatifs, une meilleure traçabilité et une réduction des surstocks, des litiges factures et des délais de traitement.  

L’ergonomie, la disponibilité en cloud et l’application mobile facilitent l’adoption par les équipes terrain (demandes d’achats, réceptions, inventaires) tout en garantissant aux directions achats, finances et opérations une vision consolidée des stocks et des coûts.​ Associer Achats et gestion des stocks est un des points clés de votre performance achats. Ne le négligez pas.