2026 marque une étape importante pour les entreprises françaises :

La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) devient obligatoire. C’est une révolution non seulement dans la gestion comptable et administrative mais aussi une opportunité pour digitaliser l’ensemble de vos processus achats et d’être aligné avec la réglementation d’e-facture qui entrera en vigueur dès septembre 2026.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures et comment anticiper et se préparer au mieux pour la RFE ?

Découvrez la réponse d’Oxalys.

Qu’est-ce que la dématérialisation de factures fournisseurs ? 

Elle intègre souvent des outils comme l’OCR pour numériser les documents entrants et rapprocher automatiquement les factures avec les commandes et réceptions. Oxalys propose une solution qui s’interface avec les plateformes GED pour piloter les engagements fournisseurs en temps réel et mettre en place la digitalisation du processus fournisseurs. Découvrez les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs et sa mise en œuvre au quotidien et anticiper sereinement l’arrivée de la RFE.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseurs ?

Concrètement, la facture fournisseur est la facture que votre entreprise reçoit d’un fournisseur à la suite d’un achat de biens ou de services et qui matérialise la dette que vous avez envers lui. En comptabilité d’engagement, chaque facture fournisseur donne lieu à une écriture qui enregistre une charge ainsi qu’une dette au compte fournisseurs.

Côté comptable, elle alimente la comptabilité fournisseurs : vérification, rapprochement avec la commande ou le bon de livraison, puis mise en paiement et suivi des dettes.

Dans un contexte de digitalisation du processus fournisseurs, la facture fournisseur n’est plus seulement un document : elle devient un flux de données structuré, intégré automatiquement dans des outils de gestion électronique des factures et de traitement numérique des factures tels qu’Oxalys.

Comment optimiser le traitement de vos factures fournisseurs ?

L’optimisation du traitement de vos factures fournisseurs repose sur une meilleure structuration et le passage par la digitalisation des processus Achats.  

Les 4 axes principaux d’optimisation sont : 

• Dématérialiser et automatiser 

Pour optimiser le traitement des factures fournisseurs, votre principal enjeu est de réduire la saisie manuelle, de sécuriser les contrôles et d’accélérer la validation jusqu’au paiement. Bref de mettre en place l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et la digitalisation des factures fournisseurs.

Digitaliser la facture fournisseur est une étape clé d’automatisation « Procure-to-Pay » : la facture est ainsi rapprochée automatiquement de la commande et de la réception dans les solutions de gestion comme Oxalys par exemple, puis soumise à validation avant paiement.​​ 

Sa dématérialisation comptable permet de réduire les délais et les coûts de traitement, tout en garantissant la traçabilité et la conformité fiscale. 

Mettre en place un logiciel de dématérialisation avec LAD/OCR permet de numériser les factures, de reconnaître automatiquement les données et de diviser les coûts de traitement par 2 à 3 tout en impliquant les erreurs. 

Automatiser le rapprochement commande‑réception‑facture (3‑way match) accélère donc la validation et limite les litiges ; les écarts sont signalés au bon acteur via des workflows structurés. Ce qui nous amène à notre second point. 

• Structurer un workflow de validation

Définir des circuits d’approbation clairs selon le montant, le type de dépense et le centre de coût, avec relances automatiques, pour éviter les blocages et raccourcir les délais de paiement est un axe indispensable de l’optimisation de votre processus fournisseurs. 

Il est également conseillé de connecter le flux de validation des factures fournisseurs au logiciel comptable pour permettre un envoi automatique des écritures et des ordres de paiement. 

• Centraliser les documents et les données 

Pour cela, nous vous recommandons de : 

1. Regrouper commandes, bons de livraison, factures et avoirs dans un référentiel unique pour obtenir une visibilité en temps réel sur les engagements (FNP, CCA) et faciliter les audits. 
2. Utiliser un portail fournisseurs pour le dépôt des factures et le suivi de leur statut et réduire ainsi les échanges mails et améliorer la relation.

• Anticiper la facturation électronique obligatoire

  Préparer la transition vers la facturation électronique (calendrier 2026‑2027 en France) permet d’être conforme, de sécuriser les échanges et de profiter des gains de productivité associés. 

Choisir une solution P2P comme Oxalys, connectée aux futures plateformes agréées (PA), facilite l’émission, la réception et l’archivage probant des factures. 

Le tableau suivi factures fournisseurs Excel gratuit à télécharger ⤵️

Un modèle de suivi des factures fournisseurs permet de visualiser l’état des factures (reçue, validée, payée, en litige). Il constitue une première étape vers la dématérialisation des factures fournisseurs, avant de passer à une E-facturation totalement automatisée.

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Une e-facture est une facture électronique émise, transmise et traitée au format numérique, et qui intègre des données directement exploitables par les systèmes d’information. Contrairement à une facture papier numérisée, l’e-facture permet un traitement numérique des factures automatisé. C’est le cœur de la dématérialisation comptable et de la digitalisation des factures fournisseurs. 

Quels sont les différents formats d’une e-facture ?

Les formats les plus courants de factures électroniques sont : 

• PDF simple ou PDF signé 
• XML structuré 
• Factur-X (PDF lisible + données structurées) 
• Formats EDI 

Les formats structurés sont indispensables pour automatiser le traitement des factures fournisseurs et sécuriser l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.

Obligation de dématérialisation des factures fournisseurs : que dit la loi ?

La loi française impose progressivement la dématérialisation (facturation électronique) des factures entre entreprises assujetties à la TVA, ce qui concerne donc les factures fournisseurs B2B. 

La dématérialisation des factures fournisseurs en France est à présent encadrée par des obligations légales liées à la réforme de la facturation électronique. Les entreprises devront progressivement émettre et recevoir des factures électroniques via des plateformes conformes. Ces obligations visent à renforcer la traçabilité, lutter contre la fraude à la TVA et moderniser les échanges interentreprises. 

Qui est concerné par la RFE ?

Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront, à terme, recevoir et soumettre leurs factures au format électronique pour les transactions domestiques B2B. 

La réforme s’ajoute à l’obligation déjà en vigueur de facturation électronique vers le secteur public via Chorus Pro pour tous les titulaires de marchés publics. 

Quelles sont les conditions de la conformité ?

La facture doit être émise dans un format structuré ou hybride conforme à la norme EN 16931 (UBL, CII, Factur‑X notamment). 

Les factures doivent transiter par une Plateforme Agréée (PA, ex‑PDP) et le Portail Public de Facturation assure également la transmission des données d‘e‑reporting à l’administration fiscale. 

Les mentions légales habituelles restent obligatoires et doivent être portées dans des champs dédiés du fichier électronique (SIREN, dates, montants, TVA, etc.). 

Les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs

Les principaux enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs sont :

• La conformité réglementaire : En France, la facturation électronique devient obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA dès 2026, avec obligation de réception de factures structurées et archivage numérique sécurisé. Cela impose une adaptation rapide pour éviter les sanctions et amendes liées à la gestion électronique des factures.​​ 
• Des gains opérationnels : Elle réduit les délais de traitement (jusqu’à 40% chez certains clients Oxalys par exemple), minimise les erreurs de saisie et libère les équipes comptables pour des tâches à valeur ajoutée. Le rapprochement automatique des factures gère efficacement les écarts et litiges.​​ 
• Des avantages économiques et environnementaux : Réduction des coûts papier, stockage et envoi postal, tout en améliorant la traçabilité et la visibilité budgétaire via un reporting dynamique,… Voici un certain nombre de bénéfices immédiatement activables grâce à la dématérialisation des factures. On peut intégrer également dans la liste les gains de fluidité Procure-to-Pay et l’impact RSE positif.

Obligation dématérialisation des factures fournisseurs et RFE : quel rapport ?

Dématérialisation factures fournisseurs obligations légales quel rapport allez-vous nous dire ? Tout repose sur le fait que la RFE ou Réforme de la Facturation Électronique pointe le bout de son nez et ce, dès septembre 2026.

Calendrier de la facturation électronique

A partir du 1er septembre 2026 : 

• Toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs. 
• Les grandes entreprises et ETI ont l’obligation d’émettre leurs factures en format électronique. 

​À partir du 1er septembre 2027 :  

• L’obligation d’émission s’étend aux PME, TPE, micro‑entreprises et professions libérales.

Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation des factures fournisseurs

Les entreprises concernées sont les micro‑entreprises, TPE, PME, ETI et grandes entreprises, dès lors qu’elles sont établies en France et réalisent des opérations B2B soumises à TVA.

Les associations et autres structures assujetties à la TVA entrent également dans le périmètre, ainsi que toutes celles déjà tenues d’utiliser Chorus Pro pour la facturation du secteur public.

L’obligation porte sur les opérations B2B domestiques entre assujettis à la TVA.

Les transactions avec des clients étrangers ou certains régimes particuliers restent hors E‑facture mais font l’objet d’ e‑reporting de données vers l’administration.

Processus de dématérialisation des factures fournisseurs

Le processus de dématérialisation des factures fournisseurs couvre l’ensemble du cycle de vie de la facture et s’intègre pleinement dans un traitement numérique des factures structuré. Voici les principales étapes d’un processus de dématérialisation des factures  : 

• Création de la facture
• Envoi de la facture
• Suivi et relance
• Réception et enregistrement du paiement
• Archivage des factures

Création de la facture

Les étapes de création d’une facture fournisseur sont  : 

• Saisie des mentions légales obligatoires
• Identification du fournisseur et du client 
• Détail des biens ou prestations 
• Calcul des montants HT, TVA et TTC 
• Génération du format de facture électronique conforme 

Envoi de la facture

L’envoi s’effectue via une plateforme de facturation dématérialisée – ou une Plateforme Agréée dans le cas de la RFE – conforme aux obligations légales de dématérialisation des factures fournisseurs. 

Suivi et relance

La gestion électronique des factures permet un suivi en temps réel des statuts et l’automatisation des relances fournisseurs 

Réception et enregistrement du paiement 

Une fois validée, la facture est intégrée automatiquement en comptabilité fournisseurs, déclenchant le paiement selon les échéances définies. 

Archivage des factures

L’archivage électronique garantit la conservation légale, la traçabilité et la valeur probante des factures dans le cadre de la dématérialisation comptable.

Comment dématérialiser les factures émises par les fournisseurs et anticiper sur la RFE ?

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

• Mettre en place une chaîne de dématérialisation

Centralisez la réception des factures (mail, portail fournisseurs, EDI, scan papier) dans un outil de gestion des factures qui numérise et/ou importe automatiquement les documents.​ Utilisez la LAD/OCR et l’EDI pour capturer les données clés (SIREN, dates, montants, TVA, lignes) et limiter au maximum les essais manuels.

• Automatiser contrôle, rapprochement et validation

Pour cela il faut paramétrer le rapprochement automatique commande‑réception‑facture, avec gestion assistée des écarts et des litiges, de sorte que seules les anomalies nécessitent une intervention. 

La mise en place des workflows de validation électroniques (règles par montant, type de dépense, budget) accessibles en mobilité permet également d’accélérer les bons à payer et de sécuriser le circuit d’engagement. 

• Se préparer techniquement à la RFE

Choisissez une solution P2P comme Oxalys capable de gérer les formats structurés et hybrides conformes à la norme EN 16931 (Factur‑X, UBL, CII) et d’interfacer la « chaîne de dématérialisation» actuelle avec les futures plateformes de facturation électronique. 

Vérifiez l’intégration avec vos ERP et de vos outils comptables pour automatiser la génération des écritures, le suivi des FNP/CCA et l’archivage probant des factures.

• Structurer la relation fournisseurs autour du numérique

Déployez un portail fournisseurs pour le dépôt des factures, la mise à jour des données administratives et le suivi du statut des paiements, ce qui améliore la qualité des flux et réduit les litiges.

Normalisez les formats d’échange dans vos contrats (préconiser Factur‑X ou un autre format RFE‑compatible) et accompagner vos fournisseurs dans cette transition. Cela vous permettra d’anticiper en toute sérénité. 

5. Piloter le projet et les gains

Traitez la dématérialisation comme un projet structurant Achats‑Finance, avec sponsor, équipe projet et indicateurs (délai de traitement, taux d’appariement automatique, coût par facture). Et non comme une simple obligation légale. Vous passeriez à côté d’une opportunité de mieux travailler et de gagner en efficacité. 

Les retours d’expérience démontrent qu’une telle approche permet jusqu’à 40% de gain de temps sur le traitement des factures fournisseurs et une meilleure anticipation du passage à la facturation électronique obligatoire. 

Anticiper la réforme de la facturation électronique : le guide à télécharger ⤵️

Faites le point sur vos obligations et anticipez la réforme de la facturation électronique grâce à notre guide.

Avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des fournisseurs apporte des gains de productivité, de coûts et de conformité, tout en améliorant la relation avec les fournisseurs et en préparant la RFE. 

• Productivité et délais de traitement : 

Les données sont capturées automatiquement, les rapprochements commande‑réception‑facture sont automatisés, ce qui réduit fortement le temps passé sur les tâches administratives.​​ Les factures circulent en temps réel dans des workflows de validation, ce qui accélère les bons à payer et raccourcit les délais de paiement.​​ 

• Réduction des coûts et des erreurs : 

La suppression du papier (impression, affranchissement, archivage physique) et l’automatisation de la saisie peuvent réduire significativement le coût de traitement d’une facture. Les contrôles systématiques et le rapprochement automatisé diminuent les erreurs de comptabilisation, les doubles et les litiges avec les fournisseurs.​​ 

• Traçabilité, pilotage et conformité : 

Chaque étape (réception, validation, paiement) est tracée, ce qui facilite les audits (preuves), le suivi des engagements, des FNP/CCA et le reporting achats & finance.​​ La dématérialisation facilite la mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique (formats structurés, piste d’audit fiable, conservation numérique). 

• Relation fournisseurs améliorée : 

Un portail ou une solution collaborative permet aux fournisseurs de déposer leurs factures, de suivre leur statut et leurs paiements, ce qui renforce la confiance et réduit les relances.​​ Des paiements plus rapides et plus prévus permettent parfois de négocier des conditions tarifaires ou des escomptes supplémentaires. 

Logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs : comment choisir le bon outil ? 

Le bon logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est celui qui automatise réellement votre Procure‑to‑Pay, s’intègre à votre SI Achats et vous prépare à la facturation électronique, tout en restant simple à adopter.

• Vérifiez la couverture fonctionnelle du logiciel 

Le cœur doit couvrir tout le cycle facture : capture (scan, mail, EDI, e‑facture), LAD/OCR, rapprochement automatique commande‑réception‑facture, gestion des litiges, workflow de validation et génération des bons à payer. 

Idéalement, la brique factures s’inscrit dans une suite Purchase-to-Pay plus large (demandes d’achats, commandes, stocks, budgets) comme Oxalys, pour disposer d’une vision continue des engagements.

• Exigez une ergonomie intuitive et un adoption rapide 

L’outil doit être intuitif, accessible en web et en mobilité (smartphone, tablette) pour que les opérationnels et managers valident facilement les factures, même en déplacement.

Pensez à privilégier une interface proche de vos usages métiers, avec peu de formation et des écrans adaptés aux profils de vos utilisateurs (comptabilité, achats, managers). Ces points sont essentiels​ pour assurer une adoption rapide et le succès du déploiement.

• S’assurez-vous de l’intégration au SI et de la conformité RFE 

Le logiciel doit proposer des connecteurs standards vers vos ERP et logiciels comptables et fichiers pour partager aisément les écritures, les budgets et les commandes, et éviter toute ressaisie. 

Vérifiez la capacité de l’outil de dématérialisation des factures fournisseurs à traiter les formats RFE (Factur‑X, UBL, CII), à dialoguer avec les futures plateformes de facturation électronique et à offrir un archivage probant.

• Évaluez la performance et le ROI régulièrement 

Demandez des références chiffrées (temps de traitement, taux d’appariement automatique, baisse des litiges). Ainsi, des clients Oxalys ont pu constater par exemple jusqu’à 40 % de gain de temps sur le traitement des factures. 

Assurez-vous également que la solution est agile et flexible (démarrage sur la dématérialisation des factures, puis extension vers e-procurement, portail fournisseurs, achats pilotage) pour aligner investissement et maturité achats. 

• Ne négligez surtout pas la solidité de l’éditeur et de l’accompagnement

Vérifiez l’expérience de l’éditeur sur les achats/factures, la taille de la base installée et la capacité de support (consultants, support, mises à jour réglementaires). Vous devez privilégier un partenaire capable d’accompagner le projet (cadrage, paramétrage, conduite du changement) pour sécuriser l’adoption sur l’ensemble des métiers Finance et Achats. 

Au-delà de la conformité, la digitalisation des factures fournisseurs constitue un véritable levier de performance. Elle permet d’automatiser le traitement des factures fournisseurs, de fiabiliser la comptabilité fournisseurs, d’accélérer les délais de paiement et d’améliorer la visibilité sur les engagements financiers, tout en s’inscrivant dans une démarche responsable. 

S’équiper d’une solution adaptée de gestion électronique des factures intégrée à un processus Procure-to-Pay (P2P), c’est transformer une contrainte réglementaire en opportunité durable. C’est aussi donner aux directions Achats et Finance les moyens de sécuriser leurs processus, de gagner en efficacité et de piloter leur performance avec sérénité, aujourd’hui comme demain.