Dossier d’opportunité : pourquoi et comment le construire ? [Modèle PDF]

Rôle du dossier d’opportunité : démontrer pourquoi s’équiper une solution de gestion des achats et SRM est stratégique

Le rôle principal du dossier d’opportunité est de démontrer la valeur ajoutée du projet SRM au-delà des apports liés à une simple digitalisation des processus. Et notamment Il va permettre de démontrer que : 

• Le projet SRM est un investissement au service de la compétitivité de l’entreprise,  
• Les objectifs de la démarche achats-fournisseurs et de qualité fournisseurs (productivité, maîtrise des risques, conformité, RSE, qualité fournisseur…) sont partagés et validés 
• La direction générale, achats, finance, DSI et métiers sont alignés sur une vision commune de leur futur SI achats.

Objectif pour les directions achats : bien défendre leur projets achats face à la direction générale

Le dossier d’opportunité est aussi très souvent le meilleur argument pour convaincre sa direction du bien-fondé d’un projet SRM. Il se pose comme un véritable argumentaire business, clair, chiffré et aligné sur les priorités stratégiques de l’entreprise. 

Il va vous permettre de : 

• ​Partir des priorités de la direction générale et relier le projet aux attentes stratégiques : réduction des coûts, sécurisation des risques, de la marge, soutien à la croissance, RSE, conformité réglementaire, etc, 
• Structurer le projet autour de différents scénarii permettant de comparer les impacts et conséquences organisationnelles et économiques., 
• Chiffrer clairement un ROI projet SRM et un budget avec des cas clients et des retours d’expérience (gains de temps, meilleure maîtrise des engagements, réduction du nombre de fournisseurs) pour bâtir des hypothèses et un plan d’investissement plus précis, 
• Mettre en avant la maîtrise des risques et de la conformité en anticipant les risques et prouver que la solution choisie (SRM / Source‑to‑Pay) y répond de A à Z, 
• Montrer la capacité à réaliser le projet avec une gouvernance projet crédible et des références éditeur/intégrateur (en particulier avec des projets similaires réussis, la description de la méthodologie et de l’accompagnement).​ 

Les 5 piliers d’un dossier d’opportunité achats & SRM réussi

Analyser le contexte et les enjeux internes

Cela se traduit par : 

• Cartographier les processus actuels (S2C, P2P, SRM), 
• Mettre en évidence les inefficacités, ruptures de flux, essais, risques fournisseurs et coûts cachés, 
• Quantifier l’impact de ces inefficacités sur la performance globale : surcoûts administratifs, manque de contrôle budgétaire, dépendance fournisseurs, risques de non-conformité, insatisfaction des métiers. 

Démontrer la contribution du projet aux objectifs de l’entreprise

Ce point est essentiel car il va permettre de relier le projet aux objectifs de l’entreprise. Pour cela, le dossier d’opportunité devra apporter des informations précises pour : 

• Traduire le projet achats/SRM en contribution directe à la stratégie : meilleure rentabilité, résilience de la supply chain, innovation et qualité fournisseurs, qualité de service, conformité réglementaire et RSE. 
• Positionner la fonction achats comme levier de compétitivité, en montrant comment un SI achats/SRM moderne soutient la croissance, l’expérience client et la gouvernance des risques.

Détailler et mesurer les bénéfices attendus

Ce point concerne principalement deux bénéfices à mettre en avant : les gains purs et durs du projet SRM/Achats et l’amélioration de le qualité de la politique Achats de l’entreprise. 

Il s’agit donc de : 

• Chiffrer les gains : productivité (temps gagnés sur commandes et factures), économies d’achats, réduction du panel fournisseurs, diminution des litiges et des retards de paiement. 
• Mettre en avant les bénéfices qualitatifs clés d’un SRM : meilleure maîtrise des risques fournisseurs, renforcement de la qualité fournisseurs, vue 360°, traçabilité, suivi RSE et devoir de vigilance, renforcement de la collaboration avec les partenaires, etc. 

Impliquer les directions métiers concernées

Valoriser la collaboration entre les Achats, Qualité, Logistique, Finance, DSI est un facteur clé de succès souvent négligé dans les projets SRM Achats. Cela passe par une vraie volonté de : 

• Co‑construire le dossier avec les équipes Finance, Qualité, Logistique, DSI, Juridique, RSE, pour démontrer que le projet répond à des irritants partagés – pas seulement à un besoin « Achats » – et s’assurer de leur engagement. 
• Formaliser les rôles de chacun dans le projet (responsables de budget, contrôleurs de gestion, responsables qualité, utilisateurs clés) et mettre en avant les gains attendus par fonction sans rien laisser au hasard.

Proposer un plan de mise en place progressive et pilotable

Proposer une feuille de route modulaire va vous aider à définir un démarrage sur un périmètre prioritaire (par ex. Procure-to-Pay, SRM fournisseurs critiques), puis à penser à vos extensions successives. Ce point clé est rendu possible par le choix d’une solution SaaS évolutive. 

Pensez à associer à chaque étape un budget, des indicateurs de performance (adoption utilisateurs, taux de couverture des dépenses, respect des contrats, réduction des délais) et des jalons de décision pour sécuriser la Direction Générale et la Direction Finance. 

Comment démontrer le ROI d’un projet SRM & Achats dans son dossier d’opportunité ?

Les achats représentent plus de 50 à 70% du CA en entreprise dans la majorité des organisations. À ce titre, tout projet de digitalisation des processus Achats et de gestion de la relation fournisseurs (SRM) ne peut que constituer un levier direct de performance économique.

Pour être réellement utile, l’évaluation fournisseurs doit s’inscrire dans une démarche continue et structurée, et non se limiter à un contrôle ponctuel. La collecte régulière des données, l’implication des équipes achats, qualité, logistique et finance, ainsi que le partage des résultats avec les fournisseurs permettent d’identifier rapidement les écarts, de mettre en place des plans d’actions correctifs et de renforcer la collaboration. En s’appuyant sur des outils dédiés, les entreprises gagnent en fiabilité, en traçabilité et en visibilité pour piloter efficacement la qualité fournisseur et améliorer la performance globale de leur chaîne d’approvisionnement.

Optimiser les recrutements grâce à l’automatisation

L’automatisation des processus achat de A à Z (demandes d’achats, workflows de validation, gestion des fournisseurs, rapprochement factures/commandes) permet d’absorber une hausse des volumes sans augmentation proportionnelle des effectifs. La digitalisation permet ainsi de gérer de plus gros volumes de données et de flux sans pour autant nécessiter plus de bras et de cerveaux.  

Le gain de productivité généré évite de devoir recruter avec le cout occasionné (formation, onboarding, etc.) et de pouvoir recentrer vos équipes sur des missions à plus forte valeur ajoutée : pilotage de la qualité fournisseurs, analyse des dépenses ou contribution à la stratégie achats. Ce levier est un enjeu particulièrement critique dans les contextes de croissance et de complexification organisationnelle et dans les environnements fortement concurrentiels. 

Réduire les coûts de non-qualité

Les coûts de non-qualité achats sont encore trop souvent sous-estimés : erreurs de commande, factures non conformes, litiges fournisseurs, retards de livraison ou ressaisies multiples. Tout cela a un impact économique et organisationnel sur les différents services de l’entreprise. Un projet SRM & Achats permet de fiabiliser les données, de standardiser les processus et de renforcer la traçabilité des engagements. La diminution des anomalies et des litiges se traduit par des économies directes, mais aussi par une amélioration durable de la relation fournisseurs et de la performance opérationnelle globale. 

Diminuer le coût global d’acquisition

Au-delà du simple prix d’achat, le coût global d’acquisition intègre le temps de traitement administratif, les cycles de validation, la gestion contractuelle et le suivi fournisseur. En centralisant les informations et en structurant les processus de sourcing, de contractualisation et de commande, votre solution SRM & Achats réduit significativement le coût global de traitement de vos flux achats. Le ROI se mesure alors par une meilleure fluidité des opérations, une réduction des délais et une meilleure maîtrise des engagements financiers. 

Éviter les coûts liés aux risques fournisseurs et à la non-conformité réglementaire

La non-conformité réglementaire, les défaillances fournisseurs ou le non-respect des politiques achats génèrent des risques financiers et juridiques majeurs. Un SRM structuré permet de centraliser les données fournisseurs,  de suivre les obligations légales et contractuelles et d’anticiper les risques grâce à des alertes et des indicateurs partagés. Ces mécanismes de prévention contribuent directement au ROI du projet en limitant les coûts cachés liés aux sanctions, aux ruptures d’approvisionnement ou aux audits correctifs. 

Exemple de dossier d’opportunité ⤵️

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Défendre son projet SRM auprès de sa direction grâce au dossier d’opportunité : la meilleure stratégie pour transformer votre vision en réalité

De l’importance de construire un dossier structuré et argumenté

Pourquoi un dossier structuré et argumenté est votre meilleur allié ? Parce que votre réalité quotidienne n’est pas connue de la direction générale et que l’importance ou l’urgence de cet investissement n’est pas clairement identifié par la direction.  

Il est important pour vous de bien identifier les attentes de votre direction mais aussi de parler ROI, productivité et conformité.
Construire un argumentaire orienté bénéfices, appuyé sur des exemples concrets permet aussi d’anticiper les objections les plus fréquentes (« c’est trop cher », « on n’a pas le temps », etc.).
Pensez également pour finir votre démonstration à préparer votre cas d’usage CODIR et des cas de clients de l’éditeurs qui ont déjà franchi le pas avec succès. 

Cette approche permet de dépasser une approche purement intuitive ou opportuniste pour inscrire la décision de digitaliser les Achats dans une logique rationnelle, factuelle et qui soit alignée sur les priorités de l’entreprise. Vous offrez ainsi aux décideurs une vision globale et cohérente du projet SRM, qui va faciliter leur arbitrage budgétaire et la prise de décision. Un dossier bien construit sécurise le projet en amont. 

Et si la digitalisation des relations fournisseurs devenait un avantage concurrentiel ?

La digitalisation des relations fournisseurs devient un véritable avantage concurrentiel car elle permet de transformer la relation achat pour faire des équipes Achats un business partner, créateur de valeur.  

En effet, elle structure et centralise les données et la qualité fournisseurs (performance, risques, contrats, engagements, conformité) et apporte à l’entreprise plus de visibilité, de réactivité et facilite l’anticipation. La conséquence de cette meilleure maitrise des flux Achats sécurise les approvisionnements et réduit les dépendances les plus critiques. 

Par ailleurs, des outils digitaux collaboratifs comme ceux proposés par le groupe Oxalys fluidifient les échanges.

✅ Résultat :

Vous décidez plus vite et vous renforcez la confiance. Ce qui crée les conditions pour obtenir de meilleures conditions commerciales et permet de co-innover avec les fournisseurs stratégiques. 

Sur le long terme, cette maitrise du pilotage Achats peut devenir un facteur différenciant durable, en lien direct avec la performance opérationnelle.