Responsables/Directeurs achats, Directeurs SI, vous vous demandez s’il faut plutôt renforcer votre ERP achat existant ou investir dans un logiciel achats ? Vous vous posez la bonne question. Notez que l’ERP apporte une vision intégrée des processus achats internes, tandis que le logiciel achat répond aux besoins spécifiques de gestion des achats et de pilotage de la relation fournisseurs.
ERP Achat et SI Achats : quel rapport ?
Un ERP achats joue un rôle complémentaire et stratégique dans la gestion des achats relation fournisseur. Or, un ERP classique se focalise sur le traitement des données achats et du flux des transactions.
Aujourd’hui un SI Achats s’intègre facilement et en temps réel avec l’ERP existant, offrant ainsi une couverture fonctionnelle complète et adaptée aux besoins évolutifs de votre entreprise.
💡Bon à savoir
Avec un logiciel achat et un ERP Achat vous automatisez davantage votre processus achats, vous simplifiez le traitement des données achats et SRM et gagnez en performance.
Cette interconnexion aide à :
- Piloter la relation fournisseurs grâce à des fonctionnalités SRM plus performantes, facilitant l’évaluation de la qualité, la conformité et la performance
- Centraliser la collaboration avec les partenaires, via des portails dédiés pour l’échange de documents et la gestion en temps réel des commandes
- Optimiser le sourcing stratégique, les appels d’offres digitaux et les négociations, dépassant le simple traitement des flux transactionnels assuré par l’ERP
Vous souhaitez interfacer votre ERP achats avec le logiciel achat Oxalys ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Définition 🔍: Un logiciel de gestion des achats est une solution digitale qui permet aux entreprises de piloter l’ensemble du processus achats, de l’expression du besoin à la facturation en passant par la qualité fournisseurs. Le logiciel achat Oxalys permet d’automatiser et de centraliser les différentes étapes du processus achats : demandes d’achats, appels d’offres, gestion des commandes, réceptions des commandes, contrats fournisseurs, facturation fournisseurs et tableaux de bord achats et SRM.
Quelle est l’importance d’un logiciel achat ?
La gestion des achats est souvent un sujet oublié dans les entreprises alors même qu’optimiser son cycle d’achats et la politique associée est un outil très efficace pour obtenir rapidement une meilleure rentabilité. Trop souvent associé aux besoins des grandes entreprises ou des ETI, le logiciel de gestion achats est appréhendé comme un « can’t have » plutôt que comme « un must-have ». Or les TPE et PME sont tout à fait légitimes à utiliser ce type d’outils.
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Un outil indispensable pour gagner en maturité Achats
En effet, chaque TPE ou PME qui souhaite renforcer sa politique Achats doit se poser la question de se munir des bons outils. Pour donner un coup de boost à votre stratégie Achat et surtout la piloter, impossible de rester à l’ère du tableur et de l’à-peu-près. Comment suivre la réalisation d’un plan d’actions sans collecter aisément et systématiquement les données Achats. Comment s’assurer du bon respect des standards achats définis sans des workflows de validation clairs ? Comment embarquer les équipes sans outil facile à utiliser ? Une solution dédiée est la meilleure approche pour accélérer la transformation des Achats.
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Une solution qui impacte directement la performance globale
Les TPE et PME ont beaucoup à gagner à utiliser une solution Achats dédiée car cette dernière va leur permettre de :
- Gagner un temps précieux grâce à une automatisation des processus,
- Réduire significativement les erreurs liées à une multiplication de saisies manuelles,
- Renforcer la visibilité sur les Achats pour un meilleur pilotage des achats,
- Se différencier par une plus grande réactivité et une meilleure relation fournisseurs,
- Mobiliser les clients internes et les parties intéressées autour d’une politique Achats efficace.
💡Conseil pour choisir votre solution
Privilégiez un logiciel Achats évolutif et configurable. L‘adaptabilité de la solution est la clé pour orienter vos processus vers de nouveaux enjeux (RSE, digitalisation, …) sans devoir construire de zéro les processus en interne.”
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel achat ?
Les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent de la maturité de votre stratégie Achats et du niveau de transformation où vous vous situez.
Découvrez les fonctionnalités de essentielles de votre logiciel de gestion achats :
- Gestion des demandes d’achats
- Gestion de la qualité fournisseurs
- Sourcing achats
- Gestion des commandes
- Gestion des contrats
- Gestion de la facturation électronique
- Suivi budgétaire
- Conformité et risques
- Analyse, reporting et suivi de performances
- Intégration ERP et automatisation
| Catégorie | Fonctionnalités essentielles |
|---|---|
| Gestion des demandes | Création et suivi des demandes d’achats, validation des besoins |
| Gestion des fournisseurs | Référencement, évaluation et suivi des performances des fournisseurs |
| Gestion des commandes | Création automatisée des bons de commande, suivi des livraisons |
| Gestion des contrats | Archivage, suivi des engagements et alertes sur les échéances |
| Réception et facturation | Réception des marchandises, rapprochement factures-bons de commande |
| Suivi budgétaire | Contrôle des dépenses, analyse des écarts et reporting |
| Conformité et risques | Gestion des certifications, suivi des risques fournisseurs |
| Analytique et reporting | Tableaux de bord, KPIs, suivi des économies réalisées |
| Intégration et automatisation | Connexion avec ERP, automatisation des workflows, API ouvertes |
Digitalisez vos processus achats et SRM avec le logiciel achat Oxalys
ERP achats : définition
Définition 🔍: ERP achat (Enterprise Resources Planning) désigne un système informatique conçu pour piloter l’ensemble des processus internes d’une organisation. Il peut être appelé aussi progiciel de gestion intégré (PGI) en français.
Pourquoi un est-il important de relier un ERP achats à un logiciel achat ?
Connecter un ERP achats à un logiciel achat représente une synergie gagnante pour votre entreprise.
La collecte des données est simplifiée et les processus plus fluides. L’automatisation des approvisionnements facilite la gestion quotidienne.
Il sera plus à même de générer des reporting achats avancés, de suivre les indicateurs de performance achats et de garantir la traçabilité des opérations, qu’un ERP généraliste.
Souplesse et ergonomie
Un SI Achats ajoute de l’agilité à la fonction car il va faciliter l’intégration de nouveaux processus, la gestion des innovations fournisseurs et la réactivité face aux évolutions du métier. Vous pouvez tout à fait construire un écosystème alliant l’efficacité interne du logiciel ERP et la flexibilité stratégique du SI Achats. Pensé pour les acheteurs, un logiciel d’approvisionnement et de gestion des achats met à la disposition des utilisateurs une ergonomie optimisée.
Automatisation et respect de la conformité réglementaire
La combinaison ERP + SI Achats permet d’automatiser vos transactions internes (commandes, factures, stocks) et vos processus plus stratégiques comme la conformité RSE, vos certifications qualité, vos plans d’actions. Cette intégration participe au respect des obligations réglementaires et réduit significativement les risques d’erreur.
Quelles sont les avantages et les limites d’un ERP achat ?
Les avantages d’un ERP achat
Un logiciel ERP permet de centraliser toutes les données issues des différents services dans une base unique, garantissant une vision globale, cohérente et en temps réel de l’activité. Cette centralisation facilite la prise de décision, améliore la collaboration entre les services et réduit les erreurs liées à la double saisie d’informations.
L’objectif principal d’un ERP achats est donc de vous permettre de digitaliser et fluidifier vos opérations internes afin de gagner en efficacité, en traçabilité et en conformité réglementaire. En standardisant les flux de gestion, il participe directement à l’optimisation des processus et de la performance de l’organisation.
Les limites d’un ERP achat
Un logiciel ERP peut présenter des limites, notamment en matière de collaboration fournisseur, de flexibilité et de couverture fonctionnelle, par rapport aux solutions métier spécialisées.
Ces limites peuvent être :
- Des limites fonctionnelles : les ERP sont des outils généralistes qui gèrent bien les transactions et les flux (commandes, factures, stocks), mais qui n’intègrent généralement pas de fonctionnalités avancées du workflow d’achat : évaluation des fournisseurs, gestion des risques, suivi de la conformité, appels d’offres etc.
- Un manque d’espace collaboratif : un ERP ne propose que rarement un espace collaboratif partagé avec les fournisseurs. Les fonctions SRM (Supplier Relationship Management) ne trouvent pas leur place dans un ERP.
- Pas assez d’agilité et de flexibilité au regard des processus de l’entreprise
Ces éléments expliquent pourquoi de plus en plus d’organisations combinent ERP et solutions achats spécialisés pour gagner en performance et en agilité.
Intégrez Oxalys à votre ERP pour digitaliser l’ensemble de votre processus achats
Logiciel achat et ERP achat : différences et complémentarités
ERP achats et SI Achats : deux fonctionnements complémentaires
Plutôt que de s’opposer, l’ERP achat et le logiciel Achats répondent à deux logiques différentes mais compatibles.
- L’ERP achat sécurise et structure les flux internes : il assure la cohérence des données, l’automatisation des transactions et l’intégration avec les autres fonctions de l’entreprise.
- Le logiciel achats quant à lui enrichit cette base en ouvrant la fonction achats vers l’extérieur : il facilite la collaboration avec les fournisseurs, le suivi des risques et le pilotage stratégique de la performance.
En combinant les deux, votre entreprise bénéficie d’une vision complète sur vos données achats et achats : maîtrise des transactions d’un côté, gestion proactive des fournisseurs.
💡 A savoir !
- Un ERP ne suffit pas à tout gérer»
- « L’ERP couvre les processus internes mais reste limité sur la relation fournisseur et l’optimisation stratégique. »
| Critères | ERP Achats | Logiciel Achats (SI Achats) | Complémentarité |
|---|---|---|---|
| Objectif principal | Gérer les processus transactionnels (commandes, factures, stocks) dans un cadre global d’entreprise. | Optimiser la performance achats, le pilotage stratégique et la relation fournisseurs. | Ensemble, ils assurent une gestion complète : opérationnelle (ERP) et stratégique (SI achats). |
| Fonctionnalités clés | Gestion des commandes, réception, facturation, intégration comptable et logistique. | Sourcing, appels d’offres, SRM, suivi des KPI achats, évaluation fournisseurs. | Le logiciel achats enrichit l’ERP avec des fonctions avancées non couvertes par celui-ci. |
| Périmètre d’action | Interne à l’entreprise, couvrant plusieurs métiers (comptabilité, production, RH, etc.). | Spécialisé sur la fonction achats et la relation externe avec les fournisseurs. | L’intégration permet d’unifier données internes et externes. |
| Approche | Transactionnelle et administrative. | Stratégique, collaborative et orientée performance. | L’un traite les opérations, l’autre aide à la décision et au pilotage. |
| Souplesse et personnalisation | Moins flexible, nécessite souvent des développements coûteux pour des besoins spécifiques. | Plus adaptable, évolutif et centré sur les pratiques métiers achats. | Le logiciel achats complète l’ERP sans nécessiter de lourdes adaptations. |
| Visibilité et analyse | Vision financière et comptable des achats. | Vision analytique et qualitative : performance, conformité, risques. | Ensemble, ils offrent une vue à 360° de la dépense et de la performance fournisseurs. |
| Cible | Direction financière, comptabilité, logistique. | Direction achats, qualité, RSE, supply chain. | Collaboration interservices facilitée par l’intégration. |
Choisir le logiciel achat Oxalys pour compléter votre ERP achat
Oxalys est le logiciel de gestion des achats conçu pour s’intégrer naturellement et facilement à votre environnement ERP.
Grâce à ses connecteurs standards et à son interopérabilité éprouvée, il complète votre système de gestion existant sans perturber vos processus internes. En centralisant les données achats, les factures et les engagements de dépenses, Oxalys permet de fluidifier les échanges entre les équipes achats, comptables et financières.
💡Résultat
Une meilleure visibilité sur les dépenses, des processus plus rapides et une conformité garantie avec les obligations réglementaires comme la facturation électronique. Véritable passerelle entre les achats et la finance, Oxalys transforme votre ERP en une plateforme collaborative et performante au service de la maîtrise budgétaire et de la performance achats.
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