Choisir le meilleur logiciel de gestion achat : nos conseils pour adopter la bonne solution

• Identifiez précisément vos besoins Achats 

Chaque entreprise présente des besoins spécifiques en matière de gestion des achats. Vos besoins ne sont pas ceux de l’entreprise voisine. Commencez par valider votre stratégie Achats. N’oubliez pas que votre futur logiciel de gestion Achats reste un outil qui structurera et supportera votre politique Achats. 

Ensuite, réalisez un audit de vos processus Achats actuels afin d’identifier où cela passe bien et là où cela coince. 

1. Où perdez-vous du temps ?
2. Qu’est-ce qui fonctionne bien ?
3. Que pouvez-vous améliorer ?

A partir de là, listez les fonctionnalités indispensables, puis celles que vous aimeriez avoir et enfin celles qui pourraient être optionnelles. 

1. Quel est le volume de commandes traitées mensuellement ? Annuellement ?
2. Combien de fournisseurs gérez-vous ?
3. Quelles sont vos procédures achats ?
4. Êtes-vous contraint par la règlementation ?
5. Qui vont être les utilisateurs ?
6. Doivent-ils accéder au logiciel Achat à distance ?

• Évaluez les fonctionnalités indispensables d’un logiciel gestion achat performant 

Vérifiez que la solution disposera au moins des fonctionnalités suivantes, si vous souhaitez digitaliser l’ensemble de votre chaine Achats : 

• Gestion des demandes d’achat : création, validation et suivi des demandes 
• Gestion des fournisseurs : référencement, évaluation, comparaison 
• Catalogue et sourcing : centralisation des catalogues fournisseurs 
• Gestion des contrats : création, suivi, alertes d’échéance 
• Émission des bons de commande : génération automatique, envoi aux fournisseurs 
• Réception des marchandises : contrôle qualité, gestion des litiges 
• Traitement des factures : rapprochement automatique, validation, dématérialisation 
• Analyse et reporting : tableaux de bord achat personnalisables, indicateurs de performance 

• Assurez-vous que le logiciel de gestion Achats s’intègre dans votre système d’information 

Pour tirer pleinement parti de votre logiciel gestion achat, ce dernier doit s’intégrer avec votre SI existant et plus particulièrement : votre ERP ou, a minima, à la solution comptable et la solution de gestion des stocks si elles ne sont pas intégrées à l’ERP. 

Ce point est essentiel car plus l’intégration sera fluide et plus vos données seront cohérentes et vos équipes tranquillisées. 

• Soyez exigeant en matière d’expérience utilisateur et d’ergonomie 

La réussite d’un projet de déploiement de logiciel gestion achats se mesure aux taux d’adhésion et d’utilisation de la solution. Une interface intuitive et une navigation fluide sont vos meilleures alliées pour y parvenir. 

Lors des démonstrations, pensez à impliquer les futurs utilisateurs et à vérifier que les workflows de validations et les droits d’accès sont personnalisables selon les profils. 

• Analysez le modèle économique et le retour sur investissement 

Le coût d’acquisition ne doit pas être le seul critère financier à prendre en compte dans le choix d’un logiciel gestion achat. Évaluez le coût total de possession (TCO) sur plusieurs années, en n’omettant pas d’intégrer, en plus des frais de licence, la maintenance, les frais liés au paramétrage et/ou aux développements spécifiques entre autres. 

• Privilégiez les solutions innovantes et personnalisables 

La gestion des achats évolue sans cesse, de nouvelles règlementations entrent en vigueur, des technologies innovantes apparaissent… Votre solution achat doit pouvoir les intégrer et être personnalisée facilement pour répondre à vos besoins spécifiques ou à l’évolution du périmètre sous contrôle. 

Renseignez-vous sur la roadmap produit de l’éditeur pour vous assurer de la pérennité de votre investissement. 

• Testez avant de vous engager 

Enfin, avant de prendre votre décision finale, demandez à minima une démo, pourquoi pas un POC (proof of concept) si c’est nécessaire. 

• Où trouver de l’information sur les logiciels gestion achats ? 

Pour avoir un panorama des logiciels et surtout des fonctionnalités disponibles vous pouvez : 

• Faire le tour des forums Achats
• Vous rendre sur les événements achats et solutions ERP 
• Visiter des sites qui comparent des logiciels 
• Lire la presse spécialisée 
• Et bien sûr demander des démos (pour celle d’Oxalys voir juste après)

Faites le bon choix : optez pour Oxalys, le logiciel gestion achat complet, sur mesure et évolutif

Le choix d’un logiciel gestion achat représente une décision stratégique qui impactera durablement la performance de votre cycle d’achats. Mettez toutes les chances de votre côté pour sélectionner la solution la plus adaptée à vos besoins en suivant nos conseils. 

N’oubliez pas que la conduite d’un tel projet nécessite un accompagnement de la part de l’éditeur qui doit maitriser son sujet sur le bout des doigts ! 

Pour donner à votre entreprise les moyens de réussir sa transformation Achats et créer de la valeur, optez pour la solution Achats Oxalys, déjà adoptée par plus de 50.000 professionnels des secteurs publics et privés. 

Elle a été pensée pour permettre aux directions achats et financières mais aussi aux directions générales et aux DSI des PME et TPE d’optimiser leurs processus achats grâce à une couverture fonctionnelle très riche. 

La solution Oxalys couvre les besoins suivants : 

• Source to Contract : Consultations et appels d’offres, gestion des contrats 
• Procure-to-Pay : Procurement et process approvisionnement, factures fournisseurs, gestion des stocks, workflow de validation mobile 
• Relation Fournisseurs : Portail fournisseurs, évaluation des fournisseurs, informations fournisseurs à 360° 
• Pilotage Achats : Reporting et décisionnel, projets et planification achats 

Notre logiciel de gestion achats est disponible en différentes versions et modes de déploiement.  

Nous proposons également une approche pour faciliter la 1ère expérience avec un logiciel achat : c’est Oxalys First, votre logiciel achats en ligne, pré paramétré et simple à utiliser.