La gestion des achats depuis quelques années, a pris ses lettres de noblesse en entreprise passant du « Nice-to-have » au « Must have ». Après avoir été longtemps centrée sur le prix (et rien que le prix), la gestion des achats a élargi son périmètre et son rayon d’actions. Pourvus à présent d’un plan d’actions achats et d’une politique achats, les responsables achats peuvent mettre en place des bonnes pratiques au service de la performance des achats et de toute l’entreprise, d’une stratégie achat.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats ne se limite pas à l’acte d’achat : elle inclut aussi le pilotage stratégique des relations fournisseurs, l’évaluation de leur performance et l’amélioration continue du processus. Bien menée, elle contribue directement à la performance globale de l’entreprise, à la réduction des risques et à la création de valeur.

Gestion des achats : étapes clés et objectifs

Vous l’avez compris, la gestion des achats est devenue indispensable pour les entreprises. Mais comment s’y prendre pour déployer des actions efficaces ? Tout repose donc sur la capacité des équipes à définir une politiques achats et à la décliner en plan d’actions afin de permettre un déploiement rapide de la politique.  

Qu’est-ce que c’est qu’une politique achat ?

Les objectifs visés par la formalisation d’une politique Achats sont, entre autres : 

• Optimiser les coûts 
• Garantir que les standards de qualité et la conformité réglementaire soient respectés.
• Identifier et réduire les risques liés aux achats (ruptures de stocks, dépendance, etc.) 
• Participer à l’atteinte des objectifs stratégiques : Alignement avec les priorités globales de l’entreprise, comme l’innovation, la durabilité ou l’expansion sur de nouveaux marchés. 
• Faciliter l’intégration de critères liés aux achats responsables (RSE) 
• Uniformiser les pratiques et les référentiels au sein d’un groupe 
• Gagner en visibilité 

Par ailleurs, votre politique achat repose sur les composantes suivantes : la sélection des fournisseurs, la négociation et la contractualisation, le suivi des performances, la gestion des risques et la digitalisation des processus (logiciels achats, ERP achats, etc.). 

La gestion des achats en 4 étapes clés

Nous accompagnons les entreprises dans la mise en place d’un processus achat structuré et digitalisé.

💡Notre objectif : assurer la qualité des biens et services, respecter les délais de livraison, réduire les coûts et limiter les risques grâce à une plateforme Procure-to-Pay complète.

Voici les quatre étapes clés d’une gestion des achats efficace ⤵️

• Planifier et organiser ses achats

La première étape consiste à analyser les besoins internes et à définir un plan de gestion des achats aligné sur les objectifs de l’entreprise.
Avec Oxalys, vos équipes achats disposent d’un outil centralisé pour collecter les demandes, regrouper les documents clés (cahiers des charges, appels d’offres, demandes d’achat) et collaborer efficacement avec les différents services. Notre solution vous aide également à évaluer vos ressources disponibles et à intégrer des critères RSE, comme le recours à des fournisseurs locaux ou écoresponsables.

• Sélectionner et contractualiser avec les fournisseurs

Une fois les besoins clarifiés, vient le moment de lancer les appels d’offres, comparer les propositions et sélectionner le fournisseur le plus adapté.
Avec Oxalys, vous bénéficiez de workflows automatisés pour sécuriser vos validations, formaliser vos contrats et générer vos bons de commande en toute conformité.

Notre solution intègre un circuit de validation clair et paramétrable, ce qui permet de réduire les erreurs coûteuses et d’assurer le respect des politiques internes

• Suivre et piloter l’exécution des achats

Les biens et services commandés doivent être intégrés efficacement aux opérations.
Oxalys vous aide à :

• • Suivre la réception des commandes (quantités, délais, conformité)
  • Évaluer l’impact des achats sur la performance des projets.
  • Former et accompagner les équipes pour tirer le meilleur parti des nouveaux outils ou ressources.

Grâce à nos tableaux de bord achats et indicateurs, vous mesurez en temps réel la performance achats et identifiez rapidement les écarts à corriger.

• Clôturer et analyser le processus achats

La dernière étape consiste à finaliser le processus :

• Vérification de la conformité des livraisons.
• Rapprochement automatique des factures avec les bons de commande et bons de réception.
• Archivage et clôture documentaire.

Avec Oxalys, vous disposez d’une traçabilité complète et pouvez réaliser des analyses post-achat pour améliorer vos prochaines campagnes. Nos outils de reporting vous aident à identifier les points forts, les axes de progrès et les opportunités de réduction des coûts.

Digitalisation de la gestion des achats : quels sont les objectifs ?

Premièrement, la gestion des achats englobe l’ensemble des activités et processus permettant à une organisation de choisir, acquérir, suivre, contrôler et optimiser les biens et services dont elle a besoin pour son fonctionnement.

Définir le périmètre de la gestion des achats au préalable

Les principaux leviers d’une bonne gestion des achats sont, à minima : 

• La mise en place d’une stratégie d’approvisionnement qui consiste à identifier les besoins des collaborateurs, à identifier et sélectionner les fournisseurs et à négocier les conditions des contrats, 
• Le suivi et el pilotage des performances Achats afin de mesurer la qualité des produits et services achetés, d’évaluer les fournisseurs et, bien sûr, contrôler les coûts, 
• L’optimisation des coûts visant à résoudre la délicate équation associant réduction des coûts, qualité des biens et services et disponibilité des ressources.

• Gagner en efficacité opérationnelle

Par ailleurs, en mettant en place une gestion des achats structurée, vous gagnez rapidement en efficacité opérationnelle. Vous vous assurez que vos équipes respectent la politique achat que vous avez définie, vous cadrez mieux (et donc maitrisez) votre chaîne d’approvisionnement et vous optimisez la gestion de vos stocks. Vos processus étant définis, vos actions pilotées, vous êtes plus efficace au quotidien. 

• Réduire les coûts

Une gestion rigoureuse des achats a généralement comme premier effet de réduire significativement les dépenses opérationnelles. Vous pilotez mieux vos achats et vos fournisseurs, vous vous donnez les moyens de mieux négocier et d’optimiser chaque dépense. Si vous évoluez en PME ou en ETI, vous savez combien les marges peuvent être serrées. Une bonne gestion des achats permet de s’assurer que chaque euro économisé pourra être investi pour accélérer la croissance. 

• Optimiser la rentabilité et la compétitivité   

Deuxième effet d’une bonne gestion des achats : une meilleure rentabilité !  Vos coûts directs et indirects sont réduits avec un impact immédiat sur la rentabilité et les marges. Vous êtes surs de travailler avec les bons fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Un avantage concurrentiel non négligeable en ces temps difficiles … 

• Réduire les risques

Sans réelle gestion des achats, quid des retards de paiement et/ou de livraison ? Quid des contrôles qualité, des remontées et des plans d’actions correctifs et préventifs ? Sans compter le risque de ne pas identifier une dépendance massive à certains de vos fournisseurs. Une stratégie d’achat solide et structurée permet de limiter l’ensemble de ces risques. 

• Contribuer plus efficacement aux objectifs RSE

Enfin, ce critère est devenu un enjeu majeur pour les entreprises, l’engagement à acheter responsable implique d’intégrer de façon structurée et cadrée les critères ESG (pour environnementaux, sociaux et de gouvernance). Ces derniers doivent être alignés avec la stratégie RSE de l’entreprise et nécessitent un pilotage précis en raison de l’obligation de rendre compte aux parties prenantes sur le sujet et d’être en conformité avec la loi avec le reporting extra financier. Une gestion des achats devient alors indispensable pour y parvenir. 

Le guide pratique pour réussir à digitaliser la gestion de vos achats ⤵️

• Vous envisagez de digitaliser tout ou partie de votre processus achats ?
• Vous ne savez pas par où commencer ni quels outils prioriser ?
• Vous rencontrez des résistances internes ou un manque de sponsor ?
• Vous cherchez des conseils concrets pour réussir votre projet ?

Découvrez dans notre guide

• Pourquoi digitaliser vos achats devient un impératif stratégique
• Les étapes clés d’un projet de digitalisation réussi
• Les leviers pour embarquer les parties prenantes internes
• Les outils à déployer selon vos priorités (SRM, P2P, pilotage, etc.)
• Des retours d’expérience concrets pour éviter les pièges et réussi

Gestion des achats : pourquoi digitaliser le cycle d’achats ?

Ce processus couvre les différentes étapes permettant de répondre aux enjeux de la politique achats : 

1. Identification du besoin en termes de quantité, qualité et délais, 
2. Sourcing et sélection des fournisseurs,  
3. Demande d’offres et négociation des conditions commerciales (prix, délais, qualité), 
4. Élaboration et planification de achats (planning et budget) 
5. Formalisation et traitement de la commande, 
6. Réception et contrôle des termes du contrat ou de la commande, 
7. Paiement selon les termes définis, 
8. Évaluation de la performance des fournisseurs pour ajuster la relation commerciale. 

C’est pourquoi l’ensemble de ces processus de gestion des achats peut être – et même doit être – digitalisé afin de s’assurer d’un suivi et d’une traçabilité à toute épreuve. Faire le choix d’une solution Achats comme Oxalys vous apporte un ROI rapide et mesurable sur les sujets suivants : 

• Meilleure productivité

la gestion manuelle des achats est extrêmement chronophage quand elle n’est pas automatisée. La digitalisation libère vos équipes des tâches répétitives et sécurise les traitements, permettant de multiplier par 2 la productivité des acheteurs. Libérés des tâches à faible valeur ajoutée, ils peuvent augmenter le périmètre adressable par le service achats. 

• Plus d’autonomie

Une fois digitalisés, vos processus sont tracés et automatisés.  Les achats sont intégrés dans les processus métiers et vous gagnez rapidement en efficacité opérationnelle. Vous pouvez déléguer en toute sérénité à vos équipes. 

• Simplification du cycle achats

Sur toutes les étapes du cycle achats, vous bénéficiez d’une traçabilité et d’un suivi en quasi-temps réel grâce à la digitalisation. Vous fluidifiez les échanges de documents et d’informations entre vos collaborateurs, les autres équipes métiers et vos fournisseurs. 

• Réduction des risques fournisseurs

Avec un logiciel achats vous disposez d’une vue à 360° sur vos informations fournisseurs, vous êtes connecté aux bases de données d’informations légales et vos documents sont intégrés dans votre référentiel.  

• Respect des contrats

En digitalisant le processus achats, vous partagez les données avec vos collaborateurs. Ils ont tous les atouts pour respecter les contrats et marchés et votre SI achat devient le garant des conditions contractuelles. 

• Meilleures relations fournisseurs

Un logiciel collaboratif facilite la communication et la transparence avec les fournisseurs, renforçant ainsi vos relations grâce à des échanges simplifiés.

Globalement, bien gérer ses achats est devenu un point clé pour toute entreprise qui souhaite booster sa rentabilité et gagner en compétitivité. Structurer ses achats passe aussi et surtout par la digitalisation de vos processus afin de faire grandir votre politique achats sur le long terme et transformer l’essai !