- Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?
- Gestion des contrats et gestion de la relation fournisseurs : quel rapport ?
- Découvrez dans notre guide Source-to-Contract
- A quoi sert un logiciel de gestion des contrats dans un processus S2C ?
- Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des contrats fournisseurs
- Comment fonctionne un logiciel de gestion des contrats fournisseurs ?
- Les bénéfices d’une solution de gestion des contrats pour les entreprises
- Digitalisez la gestion des contrats fournisseurs : un levier de performance pour la fonction Achats
- La fiche produit Source-to-Contract : découvrez les fonctionnalités
- Découvrez Oxalys, le logiciel de gestion des contrats fournisseurs clé en main
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?
Définition 🔎 : Un logiciel de gestion des contrats est une solution digitale conçue pour piloter, automatiser et sécuriser l’ensemble du cycle de vie des contrats au sein d’une organisation, depuis leur création jusqu’à leur archivage ou leur renouvellement.
Apparue à la fin des années 1990, la solutioncontract management a gagné ses lettres de noblesse avec la généralisation de la digitalisation des processus achats et s’impose depuis auprès des services Achats matures pour organiser, automatiser et sécuriser la gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Si elle répondait au départ à des besoins de centralisation et de conformité réglementaire, elle s’est depuis enrichie de fonctions avancées comme la signature électronique ou encore des outils de collaboration. Découvrons ensemble les bienfaits de la digitalisation des contrats fournisseurs pour votre stratégie Achats.
Gestion des contrats et gestion de la relation fournisseurs : quel rapport ?
Gestion des contrats et gestion de la relation fournisseurs sont étroitement liées, pour la simple et bonne raison que le contrat demeure le socle juridique de la relation commerciale entre une entreprise et ses fournisseurs. Il se place à ce titre, au cœur de la relation client/fournisseur.
La gestion des contrats et la gestion de la relation fournisseurs (appelée aussi SRM) sont donc les deux facettes d’une même pièce, à savoir du cycle « Source-to-Contract » (S2C).
Ils partagent un objectif commun : renforcer la performance achats, la conformité et la collaboration entre l’entreprise et son écosystème fournisseur.
- La gestion des contrats vise à formaliser, centraliser et suivre les accords passés avec les fournisseurs. La dématérialisation permet l’automatisation des contrats et rend chaque contrat fournisseur traçable, consultable et l’associe à des alertes (échéances, renouvellements, avenants, conformité légale).
- La gestion de la relation fournisseurs (SRM), elle, va plutôt adresser les besoins de pilotage du partenariat : historique des échanges, évaluation de la performance, conformité Achats et RSE, qualité de la collaboration dans la durée, etc.
L’association de ces deux outils a un impact direct sur votre performance Achats car cela permet de :
- Sécuriser le pilotage des engagements (prix, qualité, délais, obligations réglementaires).
- Optimiser le suivi de la performance fournisseur, à partir des clauses contractuelles et des indicateurs mesurés dans le SRM (délais, conformité, satisfaction).
- Réduire les risques liés à vos fournisseurs (échéances non suivies, dépendance, non-conformité).
- Développer plus de coopération et d’innovation avec vos fournisseurs les plus stratégiques.
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✅ En résumé : la gestion des contrats définit le cadre de la relation alors que le SRM en assure le pilotage et la valorisation de la relation dans le temps. L’association des deux participe à l’alignement de la stratégie achats sur la performance de l’entreprise.
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A quoi sert un logiciel de gestion des contrats dans un processus S2C ?
Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats fournisseurs
Un logiciel de gestion des contrats dans un processus Source-to-Contract (S2C) sert à centraliser, automatiser et sécuriser tout le cycle de vie contractuel avec les fournisseurs.
Il intervient après vos phases de sourcing et de sélection ce qui lui permet d’assurer la continuité jusqu’à l’exécution et le suivi du contrat.
Dématérialiser la gestion des contrats
Le premier des avantages d’un logiciel de gestion des contrats est d’en faciliter la dématérialisation : création, validation, signature électronique et archivage numérique dans une contrathèque unique, etc. toutes ces fonctionnalités sont automatisées et gérées au même endroit. Le logiciel de gestion des contrats facilite la création et la validation des contrats lors des appels d’offres et des négociations avec les fournisseurs.
Automatiser pour réduire les risques juridiques et gérer les échéances
Avec une telle solution digitale, vous automatisez le workflow d’approbation, vos signatures électroniques, le renouvellement et les alertes d’échéances. Vous limitez ainsi les risques d’erreurs et de pertes de documents.
Améliorer la conformité contractuelle et la traçabilité
Chaque document est versionné, daté, et relié aux processus internes et réglementaires (RSE, achats responsables, conformité légale). Ce véritable outil de gestion documentaire permet de suivre les échéances et les obligations : alertes automatiques sur les renouvellements, reconductions tacites ou avenants à établir.
Centraliser et sécuriser les données contractuelles
Avec un logiciel de gestion des contrats, vous associez vos contrats à la performance fournisseurs : vos engagements contractuels sont ainsi liés aux indicateurs du SRM et l’entreprise évalue la qualité du partenariat pour une plus grande maîtrise ses risques.
Favoriser la collaboration entre les équipes
Renforcer la collaboration interne … un véritable sacerdoce ! Avec une solution digitale, tous les acteurs (achats, juridique, finance) accèdent à la même information au bon moment et suivent l’état d’avancement des contrats en temps réel. Impossible de ne plus être au courant !
Suivre les contrats en temps réel
Assurer un suivi en temps réel du statut des contrats, de leurs avenants, des conditions négociées et des performances, devient plus simple grâce à la mise en place de KPI et de tableaux de bord analytiques et collaboratifs. Le logiciel ne se contente pas de gérer des contrats, il sait les analyser et générer des KPI plus facilement.
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Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des contrats fournisseurs
Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des contrats fournisseurs couvrent l’ensemble du cycle de vie contractuel, depuis la création jusqu’au suivi et au renouvellement.
Centralisation et gestion d’une contrathèque digitale
Tous les contrats fournisseurs sont stockés dans une base unique et sécurisée, accessible aux équipes Achats, Juridique ou Finance. Cela permet d’éliminer les silos d’information, d’éviter les doublons et de retrouver instantanément tout document. La centralisation des contrats cadres, accords tarifaires, historiques et documents annexes dans un référentiel unique, rend la data accessible de façon sécurisée et collaborative.
Pas de ressaisies ni de recherche hasardeuse dans les dossiers. L’accès est immédiat.
Création, validation et signature électroniques
Le logiciel automatise la rédaction des contrats à partir de modèles, gère les workflows de validation et intègre la signature électronique conforme au cadre légal.
Vous accélérez ainsi les processus et garantissez la traçabilité de vos processus.
Gestion complète des contrats et des modifications contractuelles
Le logiciel gère toute la vie d’un contrat et conserve l’historique complet des modifications contractuelles. Cela permet de suivre l’évolution des conditions négociées et sécuriser la conformité. Tous les avenants et les révisions sont disponibles.
Suivi des échéances et alertes automatisées
Des alertes paramétrables préviennent des dates de fin, renouvellement tacite ou avenants à établir. Cela réduit significativement les oublis et piloter les engagements dans le temps devient un jeu d’enfant
Archivage et recherche intelligente des documents
La gestion documentaire doit être intégrée afin de permettre le stockage et l’archivage des documents. Cette dématérialisation est particulièrement utile si vous gérez de gors volumes de documents pour des fournisseurs stratégiques.
Reporting et analyse de la performance contractuelle
Autre point clé : la gestion et le suivi de la performance. La solution devra intégrer la génération d’indicateurs sur les contrats fournisseurs actifs, expirés, en cours de validation ou par fournisseur. Vous pouvez ainsi piloter les risques, la conformité et la performance achats. Vous pouvez ainsi consolider l’information fournisseurs et créer des tableaux de bord pour l’aide à la décision et la réduction des risques (scoring, analyse financière, historique).
Reporting et analyse de la performance contractuelle
Last but not least : la connexion avec le SRM et le logiciel procure-to-pay. La solution de gestion des contrats doit être reliée aux autres briques du SI Achats (sourcing, fournisseurs, factures, budgets) afin d’assurer la cohérence entre le contrat signé, les commandes passées et la performance réelle du fournisseur.
✅ En résumé : Ces fonctionnalités renforcent la traçabilité, la conformité, la sécurité juridique et la performance des équipes achats et fournisseurs dans toute organisation moderne.
Comment fonctionne un logiciel de gestion des contrats fournisseurs ?
Un logiciel de gestion des contrats fournisseurs (ou module Contract Management) permet d’automatiser et de sécuriser la gestion des accords conclus avec les partenaires de l’entreprise. Il assure le suivi des contrats et la centralisation des documents, ainsi que le pilotage des échéances et de la conformité, il offre une vision globale et dynamique de tous les engagements contractuels.
Centralisation des contrats dans une base unique
La première fonction d’un tel logiciel est de rassembler l’ensemble des contrats au sein d’une contrathèque unique et partagée. Chaque contrat, avenant ou document associé est numérisé, indexé et relié à son fournisseur.
Cette centralisation des documents facilite la recherche, la consultation et la mise à jour des documents tout en évitant les pertes d’informations. Les équipes Achats, Juridique et Finance disposent ainsi d’une source de vérité commune, accessible en quelques clics.
Automatisation des étapes du cycle de vie contractuel
Le logiciel automatise toutes les étapes du cycle de vie contractuel :
- Création à partir de modèles,
- Validation et workflows, signature électronique,
- Suivi des échéances et alertes sur les renouvellements,
- etc.
Les tâches répétitives sont éliminées et les délais de traitement réduits. L’entreprise gagne en productivité tout en garantissant la traçabilité et le respect des processus internes.
Intégration avec d’autres outils métiers (ERP, CRM)
Bien évidemment, votre logiciel de gestion des contrats s’intègre facilement à d’autres systèmes comme l’ERP, le SRM ou le CRM, assurant la cohérence entre les données contractuelles, les commandes, la facturation et la relation fournisseur.
Cette interconnexion permet de suivre l’exécution réelle des contrats et de croiser les données Achats, Finance et Ventes pour un pilotage Achats complet et précis sous tous les angles.
Sécurité, conformité et contrôle des accès
La sécurité doit rester au cœur du dispositif : car ce logiciel traite de données critiques pour l’entreprise. Les accès sont paramétrés par profil, les versions de documents tracées et horodatées, et les données stockées de manière sécurisée, selon les règles de l’art et les standards habituels.
💡Le logiciel garantit aussi la conformité réglementaire, notamment en matière de protection des données, d’archivage légal et de respect des engagements RSE.
Découvrez notre logiciel de gestion des contrats fournisseurs
Les bénéfices d’une solution de gestion des contrats pour les entreprises
Optimisation du suivi des engagements
Le premier bénéfice apporté par un logiciel de gestion des contrats est la centralisation de tous les documents contractuels et le suivi en temps réel. Les équipes disposent d’une visibilité complète sur les dates clés, les clauses et les obligations à respecter. Les alertes automatiques préviennent des échéances à venir, évitant ainsi les reconductions tacites non souhaitées ou les ruptures de contrat non anticipées. Le suivi de vos engagements devient plus simple et surtout plus sécurisé.
Réduction des coûts et des litiges
En automatisant la gestion des contrats, vous allez limiter les erreurs humaines, les doublons et les retards de validation. Vos processus deviennent plus fluides et, indirectement, réduisent les coûts administratifs et les risques de non-conformité. De plus, le suivi rigoureux des conditions contractuelles diminue les litiges avec les fournisseurs ou les clients. Les risques et coûts cachés de la gestion des fournisseurs se réduisent significativement.
Pilotage stratégique et visibilité sur les obligations contractuelles
Disposer d’un outil de collecte et de gestion des données clés relatives aux contrats fournisseurs, permet d’analyser ensuite les tendances et d’en optimiser le suivi. Grâce aux tableaux de bord que vous générez automatiquement, le logiciel de gestion des contrats vous apporte une vision claire sur vos engagements financiers, les niveaux de conformité et ,de façon plus globale, performance contractuelle. Vous pouvez enfin prendre des décisions en vous appuyant sur des indicateurs fiables pour piloter votre stratégie achats, juridique ou financière et anticiper les risques.
Renforcement de la relation fournisseurs et clients
La dématérialisation de la gestion contractuelle renforce la transparence et la confiance entre partenaires. En facilitant l’accès aux informations et en fluidifiant les échanges, vous allez améliorer la communication et favoriser des relations durables et équilibrées avec vos fournisseurs mais aussi vos clients.
Digitalisez la gestion des contrats fournisseurs : un levier de performance pour la fonction Achats
Digitaliser la gestion des contrats fournisseurs n’est pas un projet anodin. Au contraire, cela constitue une véritable opportunité de transformer un processus administratif en véritable outil de performance. La fonction Achats devient ainsi un acteur stratégique capable de piloter la valeur, la conformité et les relations fournisseurs dans une démarche durable et efficiente.
Votre logiciel de gestion des contrats compatible avec les ERP
Une solution telle qu’Oxalys s’intègre parfaitement à votre environnement informatique (ERP, SRM, CRM). Cette interopérabilité garantit la cohérence des données entre les contrats, les commandes, la facturation et les budgets, tout en évitant les ressaisies et les erreurs. Vous créez ainsi un écosystème digital pertinent et fluide pour disposer d’une vision et d’un pilotage uniques et centralisés.
Le suivi des contrats fournisseurs et des conditions négociées
Le logiciel de gestion des contrats permet de relier chaque commande émise à un contrat cadre, assurant le respect des conditions négociées : tarifs, délais, volumes, pénalités, etc. Les acheteurs disposent d’un outil fiable pour piloter la performance fournisseurs et contrôler les écarts entre le contrat et la réalité opérationnelle. Vous vous donnez toutes les chances de respecter la conformité achats de votre organisation.
Une optimisation du cycle Procure-to-Pay
En automatisant le lien entre les contrats, les commandes et les factures, la solution de gestion des contrats rationalise tout votre processus Procure-to-Pay. Les délais de traitement sont réduits, les validations plus rapides et la conformité renforcée. De plus les données sont centralisées et exploitées de façon simple et intuitive.
Résultat : un gain de productivité notable pour les équipes Achats et Finance, et une meilleure maîtrise des dépenses.
💡 Avec une solution de gestion des contrats c’est toute la chaine de valeur des Achats qui monte d’un cran et qui gagne en efficacité et en maturité !
La fiche produit Source-to-Contract : découvrez les fonctionnalités
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Découvrez Oxalys, le logiciel de gestion des contrats fournisseurs clé en main
Avec Oxalys, simplifiez et sécurisez la gestion de l’ensemble de vos contrats fournisseurs grâce à une solution digitale complète et intuitive !
Conçu pour les directions Achats, Juridique et Finance, le logiciel de gestion des contrats Oxalys centralise tous vos documents contractuels dans une base unique, accessible en toute sécurité, et vous offre une vision à 360° de vos engagements.
De la création à la signature électronique, en passant par la validation et le suivi des échéances, Oxalys automatise chaque étape du cycle de vie contractuel. Vous gagnez en efficacité, tout en réduisant les risques liés aux oublis de renouvellement, aux clauses non respectées ou aux contrats obsolètes.
Grâce à ses alertes automatiques, tableaux de bord et workflows personnalisables, Oxalys vous aide à garder le contrôle sur vos contrats tout en assurant la conformité réglementaire et la transparence de vos relations fournisseurs.
De plus, Oxalys s’intègre parfaitement à votre écosystème digital. Vous bénéficiez d’un pilotage unifié de vos processus achats et d’une meilleure collaboration entre les services internes et vos partenaires externes.
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