Le processus de facturation des fournisseurs est un élément clé de l’efficacité financière et comptable de chaque organisation. En effet, sans une bonne maitrise du cycle de facturation fournisseur, les entreprises peuvent mettre en péril leur crédibilité, leur trésorerie et leur stratégie achat. C’est ainsi le point clé qui lie la partie sourcing à la partie paiement, le processus de facturation fournisseurs est un levier indéniable d’efficacité dans le processus achat. Il mérite une standardisation et une digitalisation poussée pour réduire les erreurs et gagner en productivité au quotidien.

Qu’est-ce qu’un processus de facturation fournisseurs ?

Le processus de facturation en ce qui concerne les fournisseurs couvre toutes les étapes qui permettent à une organisation de gérer, suivre, contrôler et payer les factures émises par ses fournisseurs pour l’achat de biens ou de services. Ce processus est également appelé cycle fournisseur ou Procure-to-Pay (P2P). 

Par ailleurs, c’est un volet essentiel du cycle des achats. Il qui permet aux organisations de garantir la conformité, la traçabilité et l’efficacité des factures et règlements fournisseurs. 

Processus de facturation fournisseurs et cycle d’achats : Quel rapport ?

Le processus de facturation fournisseurs se situe dans la phase aval du cycle des achats. Il englobe toutes les étapes allant de l’expression du besoin par le demandeur à l’acquisition du bien ou du service, jusqu’au paiement et à l’archivage des factures du fournisseur. 

En amont, les équipes Achats identifient le besoin, sélectionnent les fournisseurs, négocient et gèrent la contractualisation. 

Lorsque les biens et services sont réceptionnés, la facture est émise par le fournisseur. Il peut arriver que des acomptes ou des factures intermédiaires soient également créés. Puis elle est adressée au client qui la reçoit et l’enregistre en comptabilité. 

Le processus de facturation fournisseurs permet donc la vérification et le rapprochement de la facture en lien direct avec le bon de commande et le bon de livraison. Ainsi que la validation interne et le paiement au fournisseur avant archivage. 

Ce processus est une étape clé entre la réception des biens/services et le paiement. Elle matérialise l’engagement financier et mène à la clôture administrative et comptable de l’achat.

Quelles sont les étapes d’un processus de facturation fournisseurs ?

Dès lors que la facture est émise par le fournisseur et parvient ensuite chez le client qui va devoir s’assurer que la facture est conforme. Pour pouvoir la traiter, la régler dans les meilleurs délais, l’archiver et clôturer le processus financer et comptable. 

Voici les principales étapes du processus de facturation des fournisseurs : 

✔️ La réception de la facture qui peut être adressée sous différents formats (papier, électronique, plateforme dédiée). Elle sera prochainement définitivement électronique à compter du 1er septembre 2026 en France (réforme de la facturation électronique). 

✔️ Son enregistrement qui passe par une saisie et un enregistrement dans le système comptable de l’entreprise (ERP, comptabilité) afin d’assurer la traçabilité, la gestion des flux financiers et garantir le traitement. 

✔️ Le contrôle et la validation incluent la vérification de la conformité de la facture (mentions obligatoires, montants HT et TTC, TVA, etc.) et son rapprochement avec le bon de commande ou le bon de livraison (selon le processus) pour valider que ce qui a été livré est complet et correspond à la commande. 

✔️ L’approbation est l’étape suivante où la facture est soumise à validation auprès des personnes habilitées selon des seuils ou des règles internes, généralement avec un workflow assez précis et tracé. 

✔️ La mise en paiement, une fois la facture validée, permet la programmation du règlement selon les conditions négociées avec le fournisseur. 

✔️ L’archivage (physique ou électronique) est un processus essentiel pour que les factures soient conservées dans le respect des obligations légales (généralement 10 ans en France). Il permet  de disposer d’une piste d’audit identifié et fiable et de respecter la loi. 

Processus de facturation fournisseurs : les avantages d’une bonne maitrise du cycle

Dès lors qu’un cycle de facturation fournisseurs est complet et bien structuré c’est un vrai plus pour les entreprises qui font le choix de standardiser et structurer ces étapes. Tant sur le plan opérationnel que stratégique. 

1. Une optimisation du fonds de roulement et de la trésorerie de l’entreprise 

Qui paie bien, paie mieux ! 

Un processus de facturation efficace planifie les paiements de façon stratégique. Cela offre un vrai levier de négociation avec les fournisseurs et permet de bénéficier de meilleures conditions en raison de délai raccourci. 

👉 Résultat  : la gestion des flux de trésorerie est optimisée et les besoins en financement externe réduits. 

2. La réduction des coûts de traitements et des erreurs

L’automatisation du cycle complet réduit les tâches manuelles qui pèsent au quotidien sur vos équipes et limite les erreurs de saisie. Vous réduisez significativement les coûts opérationnels liés au traitement des factures (saisie, validation, archivage, etc.). 

👉 A noter : la DGFIP estime que le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur oscille entre 14 et 20 euros aussi une bonne gestion permettant de réduire ces coûts mérite d’être mise en place. 

3. Une sécurisation des traitements et un meilleur respect de la conformité

Le processus de facturation fournisseurs implique des contrôles internes pour détecter les erreurs ou les doublons et prévenir les fraudes. Il intègre également des règles de conformité pour s’assurer du bon respect des obligations légales et fiscales. Un bon processus de facturation, tracé et standardisé, facilite grandement les audits en apportant des pistes d’audit fiables. 

4. Une bonne gestion de la relations fournisseurs

Respecter des délais de paiement et travailler en tout transparence sont les clés de la confiance et d’une gestion performante des fournisseurs. L’impact se traduira souvent par de meilleures conditions commerciales, une sécurisation des approvisionnements ou l’assurance d’être livrés plus vite et mieux. 

5. Des gains de temps et efficacité opérationnelle des acheteurs 

L’automatisation et la standardisation de votre processus de facturation fournisseurs accélère le traitement et l’approbation des factures. Vos équipes laissent de côté les tâches chronophages pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Les délais de traitement des factures étant réduits, le cycle procure-to-pay est réduit. 

6. Plus de visibilité et un pilotage stratégique de la politique Achats 

Le processus de facturation maitrisé offre une visibilité en temps réel sur les engagements financiers, les dépenses et la performance achats de vos prestataires 

Vous analysez plus sereinement vos données qui sont centralisées et tracées pour optimiser la prise de décision. Et, d’aligner la gestion des achats sur les objectifs stratégiques de de votre organisation. 

Processus de facturation fournisseurs : Quels sont les challenges ? 

• Fiabiliser le rapprochement commande – facture 

Déjà, il peut arriver qu’une facture soit validée sans être vérifiée. Rien ne permet alors de savoir si elle correspond à une commande validée ou à une réception de biens/services. 

L’impact de telles erreurs est multiple : pas de détection de la surfacturation des litiges fournisseurs à en plus finir ou même des paiements pour des services non rendus ou des produits non livrés. 

• Identifier rapidement les factures non conformes

   

Ensuite, certaines factures vous sont parfois adressées sans mentions légales obligatoires (n° de commande, SIRET, TVA, délai de paiement, etc.). Il est impératif de s’assurer de leur conformité sous peine de devoir rendre des comptes à l’administration fiscale. De voir aussi le cycle de validation tourner en boucle et bien sûr, de devoir bloquer les factures non conformes, rallongeant ainsi les délais de paiement. 

• Éviter la multiplication des factures sans commande préalable

   

En outre, pas de DA, pas de chocolat ! Les commandes « sauvages » sans validation officielle en amont sont un des pires cauchemars des acheteurs. Explosion des dépenses non budgétées, incapacité à suivre le budget, difficulté à y voir clair. Bref sans un processus clair, le risque est grand de voir une prolifération de commandes « cachées ». 

• En finir avec le traitement manuel et les saisies multiples 

Par ailleurs, vous gérez vos factures fournisseurs sur un tableur et vous réalisez une saisie manuelle dans plusieurs outils ? Vous risquez, non seulement de perdre un précieux temps, mais aussi des données par manque d’automatisation et de contrôle. Sans compter le manque de traçabilité.

• S’affranchir des retards de paiement liés au circuit de validation 

De plus, vos circuits de validation trop longs ou non définis ? Outre la perte de temps, cet état de fait a plusieurs effets collatéraux non négligeables. Comme : le risque de voir vos pénalités de retard augmenter (intérêts de retard légaux obligatoires en France), que vos relations fournisseurs se dégradent voire subir une rupture du cycle d’apprivoisement. 

• Mauvaise gestion des litiges fournisseur

L’absence de procédure formalisée pour traiter rapidement les litiges liés aux factures implique systématiquement un allongement des délais de paiement, des blocages administratifs ou externes et une perte de crédibilité en interne comme en externe. 

• Absence de visibilité en temps réel sur les engagement

Sans tableau de bord achat ou d’outil de suivi des engagements budgétaires et factures en cours le pilotage financier devient aussi complexe qu’inefficace. Pas facile d’anticiper la trésorerie dans ce cas. Vous risquez de dépasser les budgets, de perdre de l’argent en raison d’erreurs de facturation et d’engager la trésorerie de l‘entreprise. 

6 bonnes pratiques pour rendre vos processus de facturation fournisseurs plus efficaces.  

1- Digitaliser tout le cycle Procure-to-Pay (P2P) 

Pour fiabiliser vos processus P2P, digitalisez !

La digitalisation de vos achats sera votre meilleur allié si vous souhaitez :  

• Automatiser les processus de la demande d’achat jusqu’à la facture fournisseur pour réduire les erreurs et les tâches répétitives​.
• Obtenir une traçabilité complète de chaque commande, réception, facture et paiement.
• Développer l’nteropérabilité avec les ERP pour éviter la ressaisie​.

2- Contrôler la conformité dès la commande 

Deux points clés sont à mettre en place : 

• Une commande obligatoire avant facturation : pas de facture sans bon de commande validé, sauf exceptions spécifiques comme l’électricité​ par exemple.
• Une validation budgétaire automatique pour pouvoir contrôler en temps réel la disponibilité budgétaire avant émission de commande.

3- Optimiser la gestion des factures 

Gérer au mieux vos factures repose sur 2 pratiques qui permettent de réduire les erreurs et automatiser de nombreuses tâches : 

• La dématérialisation des factures qui consiste à numériser et reconnaître automatiquement les données pour les extraire (LAD – Lecture Automatique de Documents)​.
• Le rapprochement automatique pour faire le lien entre commande, réception et facture pour accélérer la validation​ et réduire les erreurs.

Ces deux pratiques permettent une réduction conséquente du temps de traitement.

4- Responsabiliser les équipes opérationnelles 

Pour garantir un résultat optimal sur le processus de facturation, rien ne vaut une implication des équipes qui passe par une autonomie contrôlée et une visibilité en temps réel sur leurs commandes, pour les opérationnels comme pour les équipes achats. 

5- Centraliser et fiabiliser l’information fournisseurs

En amont de la facturation fournisseurs, disposer d’un référentiel fournisseurs est un vrai plus pour centraliser les données légales et bancaires et éviter les erreurs​. 

Autre bonne pratique importante l’évaluation continue (notation et suivi de la performance fournisseur à partir des données de facturation et de réception)  

6- Se préparer à la facturation électronique obligatoire

Enfin, se préparer à faire face à la nouvelle réforme de la facturation électronique (RFE) qui se mettra en place en septembre 2026. Les outils Achats comme la plateforme Oxalys seront compatibles avec les exigences de la réforme de la facture électronique  

Découvrez Oxalys, le logiciel de gestion des processus de facturation qui optimise votre processus Procure-to-pay 

Avec la solution Source-to-Pay d’Oxalys, vous allez rapidement mettre en place une solution complète et sécurisée pour optimiser votre processus de facturation dans la relation fournisseurs. Ceci en digitalisant les étapes critiques du cycle. 

• Vous gérez et contrôlez efficacement vos factures fournisseurs 

Par ailleurs, avec Oxalys, chaque facture est automatiquement rapprochée de son bon de commande et de livraison. Vous bénéficiez d’une vue consolidée sur l’ensemble des documents associés. 

• De plus, vous pilotez vos engagements fournisseurs

Grâce à la fonction de gestion des factures fournisseurs du module P2P Oxalys, vous obtenez une visibilité complète sur tous les engagements financiers pris auprès de vos fournisseurs. 

• En outre, vous dématérialisez simplement vos factures pour plus de fluidité.

Connectée à votre logiciel comptable et financier, la solution Oxalys facilite les échanges électroniques entre systèmes et accélère le traitement des factures fournisseurs. 

Avec Oxalys, optimisez la gestion de vos factures fournisseurs grâce à : 

• Réduction des délais de traitement : Retrouvez déjà facilement tous les documents liés à une facture.
• Gestion assistée des écarts et les workflows de validation garantissent un processus fluide jusqu’au paiement. 
• Calcul de vos engagements en temps réel : Visualisez ensuite instantanément vos FNP (Factures Non Parvenues) et CCA (Charges Constatées d’Avance), puis intégrez-les directement dans votre outil comptable. 
• Des pistes d’audit fiables : En outre, le traitement dématérialisé assure la traçabilité de toutes vos opérations et garantit la conformité fiscale de vos factures fournisseurs. 
• Une facturation mobile : Enfin, avec l’application mobile Oxalys, vos équipes peuvent gérer la facturation directement depuis leur smartphone, où qu’elles soient.