Vous cherchez à simplifier votre cycle d’achats, les catalogues Punch-Out s’imposent comme un levier incontournable. Reliés directement au système d’e-procurement, ils offrent aux acheteurs un accès fluide aux produits et services des fournisseurs, tout en garantissant conformité et contrôle des dépenses. Mais comment fonctionnent-ils réellement, et quels avantages apportent-ils aux directions achats ?

Qu’est-ce que le Punch-Out dans les achats ?

Plus qu’un simple interfaçage de logiciels, il vise à intégrer une réelle expérience utilisateur achats pour un gain de temps achat, de productivité et de convivialité. Découvrez tout ce que le punch-out peut vous apporter dans votre quotidien d’acheteur et comment Oxalys vous permet de mettre en place un catalogue punch-out performante de façon rapide et sécurisée  ? 

Comment fonctionne un catalogue punch-out dans les achats ?

Le principe du punch-out achat est simple : l’acheteur se connecte à sa plateforme e-achats (ex : Oxalys) ou son ERP achats et est redirigé automatiquement – grâce à une authentification sécurisée – vers le site en ligne du fournisseur. Grâce à l’intégration punch-out, il accède aux prix et conditions négociés, de façon personnalisée. 

Qu’est-ce que le catalogue Punch-Out Oxalys ?

Après sélection des articles, le panier est transféré dans la solution d’e-achat. Le workflow défini précédemment (budgets, validations, etc.) s’applique en toute transparence, permettant ainsi une réduction des erreurs de saisie. 

La commande fournisseur automatisée est envoyée au fournisseur sans ressaisie, ce qui sécurise et simplifie la transaction. 

Le fonctionnement technique d’une solution punch-out repose sur l’intégration entre le système d’achat interne de l’entreprise (ERP ou logiciel d’e-procurement) et le site e-commerce du fournisseur via des interfaces web ou API sécurisées. Voici les principales étapes en détail : 

Connexion depuis l’outil d’achat

L’acheteur commence son parcours utilisateur achats sur sa plateforme d’e-procurement ou son ERP, sélectionne un fournisseur compatible Punch-Out et est redirigé automatiquement vers le site du fournisseur par une authentification sécurisée (souvent Single Sign-On, SSO). Il est connecté de façon transparente et sans quitter son environnement de travail au site du fournisseur. 

Navigation en temps réel sur le catalogue fournisseur

L’acheteur accède donc au catalogue personnalisé du fournisseur, dans lequel il peut rechercher des produits, voir les prix négociés, les disponibilités et les fiches détaillées. Il accède aux tarifs négociés et aux conditions définies précédemment avec son fournisseur.

L’étape suivante consiste à créer son panier. Les articles sélectionnés sont ajoutés à un panier sur le site du fournisseur, en attente de la validation de la commande, qui se fait dans l’outil Achats et non sur le site. 

Transfert automatique du panier dans l’ERP

Le contenu du panier est transféré automatiquement dans le système d’achat de l’entreprise (par échange de données structurées) pour générer une demande d’achat interne (bon de commande). Vous bénéficiez, tout le long du processus, d’une automatisation des achats de façon totalement intégrée. 

Validation, workflow d’achat interne et commande

Votre workflow de validation standard (contrôle budgétaire, autorisations hiérarchiques, etc.) s’applique ensuite, toujours de façon transparente, avant l’envoi effectif de la commande au fournisseur. Après validation, l’ordre d’achat est transmis au fournisseur qui peut procéder à la livraison et à la facturation, le tout étant synchronisé avec votre SI Achat pour assurer la traçabilité. 

Découvrez notre catalogue Punch-Out en téléchargeant la fiche produit Procure-to-Pay ⤵️

Quels sont les avantages d’un catalogue Punch-Out pour les entreprises ?

Le Punch-Out favorise la digitalisation des achats, accélère le processus Procure-to-Pay (P2P), réduit les coûts administratifs, optimise la gestion des catalogues produits et améliore la collaboration entre les équipes achats et les fournisseurs. 

Pour mieux comprendre les enjeux de la digitalisation des achats, écouter notre podcast.

Gain de temps et fluidité du processus

Le Punch-Out apporte de nombreux avantages pour les services achats, en participant à la fluidification du processus achat, l’amélioration de la performance opérationnelle, de la maitrise des coûts et de l’expérience utilisateur grâce à :  

• Un accès à un catalogue Punch-Out toujours à jour ( prix, stocks et délais actualisés en temps réel), 
• La fin des doubles saisies et la limitation des risques d’erreur,
• La centralisation et la traçabilité des achats dans le système interne.
• Des gains de temps et d’autonomie pour les acheteurs
• Une simplification des validations et contrôle des dépenses 

Réduction des coûts et gains financiers

Le coût de traitement d’une commande est significativement réduit grâce à l’automatisation induite par rapport à une procédure classique. 

Outre une meilleure maitrise des coûts, le Punch-Out achat automatise une grande partie du processus achat et réduit donc les tâches manuelles pour les équipes achats. La maintenance des catalogues est à nouveau de la responsabilité des fournisseurs. 

✅ Résultat : la garantie d’un catalogue toujours à jour et la fin des usines à gaz administratives.

Centralisation et automatisation des achats

Avec une solution punch-out achat, vous centralisez tous vos achats au sein d’une plateforme achats unique connectée. Vous consolidez votre gestion et gagnez en visibilité sur vos commandes, vos contrats fournisseurs et le suivi de vos budgets. 

Vous automatisez votre processus achats de la sélection des produits et services au traitement des commandes et à la facturation.  

✅ Résultat : moins d’erreurs et plus de doubles saisies. 

Prix à jour et stock en temps réel

Vos catalogues sont toujours à jour (prix, disponibilités, délais, stocks, etc.) ce qui vous apporte un vrai plus pour garantir la conformité contractuelle et la fiabilité des données sur lesquelles vous travaillez.

L’analyse et le pilotage sont simplifiés car la génération de reporting automatique est généralement intégrée afin d’exploiter au mieux la data disponible pour les acheteurs.

✅ Résultat : un suivi précis des achats et un reporting automatisé. 

Amélioration de la conformité achat

Opter pour une approche Punch-Out est aussi un excellent levier pour garantir le respect des politiques d’achats et des accords-cadres négociés. Les critères sont intégrés dans le workflow de validation, sécurisant ainsi les transactions. 

Le second effet du Punch-Out est la réduction significative des risques d’achats réalisés hors processus ou de façon sauvage. Le périmètre des achats est respecté – voire élargi – hors processus et sauvages grâce à l’intégration du processus d’achat en ligne dans les circuits d’approbation internes. 

✅ Résultat : moins de traitements hors-processus et des achats sauvages limités. 

Meilleure expérience utilisateur pour les acheteurs

Last but not least : l’expérience utilisateur acheteur. Ce point est essentiel pour une bonne efficacité et pour favoriser l’adoption des outils digitaux par les équipes achats et les métiers. Grâce à l’intégration d’un connecteur Punch-Out, l’interface d’achat est plus intuitive. Elle reprend les codes du BtoC, inspirée des sites e-commerce grand public, et facilite la prise en main.  

Cela permet aussi d’être plus efficace au quotidien grâce à une recherche de produits plus rapide, une navigation fluide, des paniers sauvegardés et des rappels des commandes précédentes, etc. 

✅ Résultat : des équipes plus autonomes et plus engagées. 

Pour quels types d’achats utiliser un catalogue Punch-Out ?

Un catalogue Punch-Out est particulièrement adapté pour les achats indirects et récurrents, lorsque l’entreprise souhaite donner à ses collaborateurs un accès direct aux catalogues en ligne de ses fournisseurs tout en gardant le contrôle budgétaire et la traçabilité. Mais vous allez découvrir que ce n’est pas seulement pour des achats récurrents et « simples ». Cette fonctionnalité est très puissante et permet de travailler en mode projet Achats. 

Achats de consommables et de produits standards

Les achats les plus évidents à intégrer dans un processus Punch-Out sont les achats de consommables et standards tels que : 

• Fournitures de bureau, équipements informatiques, matériel industriel, EPI (équipements de protection individuelle), produits d’entretien et de nettoyage. 
• Achat de consommables courants : papier, toner, gadgets, petits outils. 
• Produits catalogués dont les caractéristiques et le prix sont préétablis et mis à jour régulièrement par le fournisseur. 

Achats indirects/catalogues de commodités

Lorsque de nombreux collaborateurs passent des commandes fréquentes et qu’il faut canaliser les dépenses vers des fournisseurs référencés, le Punch-Out est particulièrement plébiscité. Il est idéal pour répondre aux besoins des différentes unités ou sites d’une organisation et facilite le cadrage des achats diffus et décentralisés tels que :  

• Prestations de services génériques,  
• Fournitures administratives,  
• Formation professionnelle, 
• Et autres achats support. 

Achats techniques ou spécialisés avec références complexes

Certains logiciels achats permettent de composer des catalogues spécifiques à un métier, un service ou une région pour gérer des achats techniques ou sectoriels (ex : BTP, aéronautique, santé). Dans ce cas il est possible de l’utiliser si vous avez des besoins de gestion de stock ou en approvisionnements sectorisés sur plusieurs sites. 

Achats à fort volume ou récurrents

Tous vos achats récurrents nécessitant une mise à jour dynamique des références, des prix, ou des disponibilités, peuvent être intégrés dans un catalogue Punch-Out pour faciliter l’accès à des conditions tarifaires négociées.

Projets et commandes spécifiques

Certains outils digitaux comme Oxalys intègrent aussi des fonctions de Punch-Out pour la gestion de projets achats, permettant de standardiser et simplifier la sélection de fournisseurs pour des besoins ponctuels mais bien cadrés (ex : pièces détachées pour la production, prestations spécifiques).  

C’est cet outil qu’utilisent au quotidien les équipes achats de Corse Composites Aéronautiques (C.C.A), partenaire de rang 1 des principaux avionneurs, pour gérer des projets de sous-traitance globale. L’entreprise est reconnue comme l’un des meilleurs spécialistes pour développer des pièces complexes en matériaux composites destinées à l’aéronautique. 

Quelles différences entre Punch-Out et E-catalogue hébergé ?

Punch-out et E-catalogue sont deux façons différentes de donner accès aux articles des fournisseurs dans un outil d’e-procurement. Chacun présente des avantages et des inconvénients selon vos objectifs et les contours de votre politique achat.

Définition du E-catalogue hébergé

L’avantage est principalement de disposer d’un contrôle total, de s’assurer du respect des accords-cadres, d’avoir une vraie homogénéité des données et bien sûr la traçabilité. 

Catalogue punch-out VS e-catalogue hébergé

La différence entre un Punch-Out et un E-catalogue tient principalement au mode d’accès aux produits et à la gestion de l’information. 

Le Punch-Out apporte une connexion externe et dynamique car il est connecté directement au site fournisseur en temps réel : 

• Il permet à l’acheteur d’être redirigé depuis sa plateforme d’e-procurement vers le site web du fournisseur, affichant ainsi les prix, stocks et références à jour en temps réel. 
• Après sélection des articles sur le site du fournisseur, le panier est rapatrié dans l’outil d’achat pour finalisation et workflow interne. 
• Les mises à jour (prix, disponibilités, nouveautés) sont gérées en temps réel par le fournisseur, garantissant la conformité des commandes. 

L’e-catalogue est un catalogue statique et intégré directement dans l’outils E-achats.

• L’E-catalogue consiste en une liste d’articles, de références et de prix intégrée dans le SI Achats. C’est une base de données interne de produits intégrée au système d’achats. 
• L’accès aux produits se fait dans l’environnement interne, selon les catalogues importés périodiquement ou gérés manuellement par le service achats. 
• Les mises à jour sont programmées selon les versions envoyées par le fournisseur, ce qui peut induire un décalage avec la réalité du stock ou des tarifs. 

Comment intégrer un Punch-Out à votre processus achat ?

Intégrer concrètement un Punch-Out dans un processus achat consiste à mettre en place une passerelle entre le SI Achats (ex. Oxalys) et le site E-commerce du fournisseur, généralement via un connecteur Punch-Out.

Voici les principales étapes : 

Connecteurs Punch-Out natifs avec votre ERP ou logiciel achats

Les connecteurs Punch-Out natifs désignent des interfaces standardisées intégrées directement dans votre logiciel achats ou ERP pour garantir une communication fluide, automatique et sécurisée entre les différentes applications critiques de l’entreprise (achats, comptabilité, production, gestion des stocks, etc.). 

Quels est le rôle des connecteurs natifs dans l’intégration SI Achats ? 

• Synchroniser les données et les processus entre le SI Achats Oxalys et votre ERP (SAP, Oracle, Sage, etc.), sans développements sur mesure ou d’opérations complexes. 
• Faciliter le transfert automatique des commandes, livraisons, factures, budgets et données fournisseurs entre les systèmes, de façon transparente, sécurisée et tracée. 

Quels sont les avantages à utiliser un connecteur punch-out ? 

• Compatibilité directe avec les ERP et logiciels métiers du marché sans développement spécifique 
• Automatisation et sécurisation des flux (commandes, réception, facturation, reporting) selon les règles de gestion définies 
• Simplification du déploiement grâce à une mise en œuvre accélérée, limitant les développements spécifiques. 

Les connecteurs natifs sont donc un point clé pour réussir votre digitalisation achats car ils simplifient la gestion quotidienne et augmentent l’engagement et l’efficacité de vos équipes Achats.

Étapes pour mettre en place votre projet Punch-Out

⚠️ Important ! 

• Veillez à bien respecter les exigences de sécurité et d’authentification pour garantir l’accès uniquement aux catégories et tarifs négociés (la gestion des droits devient alors capitale) 
• Adaptez le workflow de validation afin que toutes les commandes issues du Punch-Out suivent correctement les circuits internes 

Exemples de fournisseurs compatibles à notre Punch-Out

Chez Oxalys, nous pratiquons cette intégration depuis plusieurs années et nous avons déjà réalisés des intégrations avec quelques uns des catalogues de fournisseurs suivants : 

Oxalys : le SI Achats compatible avec le Punch-Out

Oxalys propose des connecteurs natifs et des API compatibles pour faciliter l’intégration de catalogues Punch-Out dans l’environnement existant.

D’un point de vue technique, les technologies les plus couramment utilisées sont le eXML (Commerce eXtensible Markup Language) ou le protocole OCI (Open Catalog Interface), assurant l’échange sécurisé et automatisé des informations entre les systèmes. 

Quelle que soit la technologie utilisée, l’authentification est gérée de bout en bout pour s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux catalogues et tarifs négociés grâce à notre gestion des droits d’accès ultra pointue.

💡Passer vos commandes sur des Marketplaces et des catalogues Punch-Out sans quitter le système est une réalité ! C’est bel et bien possible !

Avec Oxalys, vous pouvez connecter votre SI Achats avec le reste du monde et bénéficier de plusieurs fonctionnalités qui font la différence : 

• La connexion à des Marketplaces et l’intégration directe des paniers grâce au Punch-Out, 
• La mise à jour instantanée des informations fournisseurs et la garantie de la conformité légale, 
• Un accès personnalisé aux sites marchands, 
• La validation des demandes d’achats, contrats et marchés selon la politique achats définie, 
• Le partage automatique de vos documents de référence (transactions, commandes, etc.) dans l’écosystème digital de l’entreprise et avec vos parties prenantes (envoi automatisé de la commande au fournisseur pour un cycle 100% digitalisé). 

Bénéficier du Punch-Out avec Oxalys permet de gagner du temps et simplifier votre cycle d’achats

Vous pouvez combiner, l’expérience fluide et toujours à jour des catalogues fournisseurs en ligne, et la puissance du pilotage interne de la dépense via le SI Achats. Les collaborateurs accèdent simplement aux sites E-commerce de leurs fournisseurs référencés, construisent leur panier comme sur une Marketplace, puis retrouvent automatiquement leurs demandes dans le processus Procure-to-Pay d’Oxalys.