- Qu’est-ce qu’un reporting achats ?
- Reporting achats et performance achat : quel rapport ?
- Pourquoi mettre en place un reporting achats ?
- Quels sont les indicateurs clés à mesurer dans votre reporting achats ?
- Comment structurer votre reporting achats ?
- Quels outils à utiliser pour mettre en place votre reporting achats ?
- Le tableau de bord achat Excel à télécharger ⤵️
- Créez votre reporting achats en quelques clics avec Oxalys
Qu’est-ce qu’un reporting achats ?
Définition 🔎 : Le reporting achats désigne l’ensemble des outils, des méthodes et des pratiques qui permettent de collecter, analyser et restituer des données liées aux activités achats d’une entreprise. L’objectif principal du reporting achats est de disposer de données chiffrées et tangibles afin de faciliter la prise de décision et le pilotage stratégique et opérationnel.
Le reporting achats est donc une brique centrale pour mesurer et améliorer le pilotage achats, en alignant les objectifs du service achats avec ceux de l’organisation .
Découvrez dans cet article les avantages d’un reporting achats bien fait et les meilleures pratiques pour mettre en place un tableau de bord achat efficace et pertinent.
Reporting achats et performance achat : quel rapport ?
Le reporting achats et la performance achats sont intimement liés car les outils de reporting achat permettent de mesurer, suivre et optimiser la performance achats.
Le suivi de la performance achats consiste à évaluer le niveau d’atteinte des objectifs fixés par le service achats en mobilisant au mieux les ressources disponibles (humaines, financières, matérielles, technologiques).
Le reporting achats est l’outil qui permet d’arriver à ce résultat grâce à des tableaux de bord et des KPI Achats dédiés aux achats qui fournissent des données tangibles et chiffrées.
Suivez vos indicateurs de performances grâce à la fonctionnalité reporting achat d’Oxalys !
Le reporting achats : un allié de la performance achat
Le reporting achats est le support de la performance achats car il centralise, analyse, concatène, consolide et structures l’ensemble des données stratégiques achats . Vous visualisez aisément les volumes de commandes, les économies réalisées, le niveau de qualité des fournisseurs, la conformité et le respect des délais, etc. Les KPI achat (Key Performance Indicators) sont restitués au travers de rapports qui vous aident à visualiser la performance réelle et à identifier rapidement et de façon sécurisée vos principaux leviers d’amélioration (et les corrections à mettre en œuvre).
Le reporting achats participe à renforcer la performance achat
En effet, les tableaux de bord et les KPI achat facilitent l’évaluation de l’efficacité des acheteurs, de la qualité des processus achats, du respect des normes RSE, de la conformité des commandes avec la politique établie, ou encore de la satisfaction des utilisateurs internes.
Il est important de s’équiper d’outils décisionnels et de solutions de reporting pour comparer en temps réel le réalisé vs le prévisionnel, sécuriser la prise de décisions stratégiques et faciliter les procédures d’audit achats.
Le reporting sert aussi de support au dialogue entre la direction achats, la finance et les métiers. Grâce à la mesure durable de la performance via vos indicateurs achat, vous pilotez plus simplement vos actions. Vous pouvez également automatiser les analyses et aligner vos achats avec la stratégie d’entreprise. En toute sécurité.
Pourquoi mettre en place un reporting achats ?
Le reporting achat regroupe et structure les principales données Achats nécessaires pour réaliser une analyse des dépenses, évaluer les fournisseurs, suivre les commandes et de façon plus globale piloter la performance. Ces analyses sont restituées dans des tableaux de bord ou rapports automatisés, généralement graphiques et visuels pour en faciliter la lecture. Cela permet d’assurer une transparence sur le suivi des dépenses, la gestion des risques et d’objectiver la performance achats.
Ce type d’outil se positionne au cœur d’une politique centrée sur la donnée (data driven) qui permet la prise de décision au travers de la lecture d’indicateurs fiables et toujours à jour.
Le reporting achats est indispensable car il répond à plusieurs objectifs stratégiques de suivi de la performance, du SRM et de la maitrise des risques entre autres.
Suivre les performances Achats
Il offre une vision centralisée et chiffrée des coûts et vous aide à identifier les dérives ou opportunités grâce à une synthèse achat.
Ainsi, il donne de la visibilité sur les dépenses, les engagements et les fournisseurs et facilite la mesure de la performance achats grâce à des indicateurs (KPI) : respect des budgets, délais, qualité, taux de couverture achats, etc…
✅ Résultat : Vous visualisez très vite les données critiques et essentielles pour mieux piloter les coûts et les volumes gérés par le service achats.
Mieux gérer et évaluer les fournisseurs
Mettre en place un reporting achat simplifie la gestion quotidienne ainsi que le suivi des fournisseurs et de la conformité contractuelle et réglementaire. Vos acheteurs gagnent en crédibilité face aux fournisseurs car ils peuvent démontrer qu’ils maitrisent leurs processus et qu’ils atteignent leurs objectifs. Chiffres en main !
✅ Résultat : vous anticipez les risques fournisseurs, sécurisez les approvisionnements et évitez des ruptures ou des incidents qui pourraient se révéler critiques pour l’activité.
Faciliter la prise de décision stratégique
Aider à la prise de décision en identifiant les axes d’amélioration et les leviers d’optimisation, est aussi un des leviers offerts par la mise en place d’un reporting achats.
Ainsi, la génération d’un rapport achat et son exploitation régulière permet aux équipes de passer d’un mode « pompier » avec une gestion réactive à une approche plus proactive, posée et sécurisée par la donnée.
✅ Résultat : Vous prenez des décisions éclairées et faciles à défendre auprès de vos parties prenantes.
Renforcer la communication avec les parties prenantes
La collaboration entre achats, finance et métiers est nettement améliorée car les KPI et les tableaux de bord sont le socle d’un langage commun basé sur des données fiables.
✅ Résultat : Partager le même référentiel dynamise le management de la performance et la collaboration entre acheteurs, finances, et direction grâce à des rapports clairs et des indicateurs partagés.
Assurer le pilotage stratégique achats
Dernier point clé : le pilotage Achat stratégique est renforcé car le reporting permet d’aligner la fonction achats avec les objectifs financiers, opérationnels et RSE de l’entreprise.
✅ Résultat : Vous pouvez ainsi soutenir des engagements RSE de votre organisation, assurer un meilleur contrôle budgétaire et mettre en place une gestion proactive des risques.
Quels sont les indicateurs clés à mesurer dans votre reporting achats ?
Les KPI achats peuvent prendre différentes formes selon vos besoins de pilotage.
L’essentiel est de définir les indicateurs réellement utiles pour suivre votre stratégie achats, sans aller dans l’excès de KPI, qui rendrait les tableaux de bord illisibles et incompréhensibles.
Voici une synthèse des principaux KPI achats à suivre :
Performance économique et coût total d’achat
- Coût total d’acquisition (TCO) : prix d’achat, coûts logistiques, administratifs et de gestion.
- Évolution des prix unitaires sur une période donnée.
- Suivi du portefeuille global (articles, fournisseurs, familles d’achats).
- Économies réalisées : différentiel entre le budget initial et les dépenses effectivement réalisées.
- Écart prix négocié / prix facturé : permet d’identifier les dérives et valider la rigueur du process.
Qualité et fiabilité fournisseurs dont le taux de conformité fournisseurs
- Taux de conformité fournisseurs : respect des engagements contractuels et des critères qualité.
- Taux de non-conformité produits/services : identifie les défauts ou les incidents qualité.
- Délai moyen de livraison et de traitement : rapidité de la chaîne logistique et respect des délais.
- Taux de satisfaction fournisseurs.
- Évaluation de la performance RSE au regard de la politique Achats.
Conformité et maîtrise des risques
- Taux de couverture des achats par contrat : part des achats encadrés par des contrats (sécurité juridique et tarifaire).
- Taux de conformité aux cahiers des charges.
- Taux de rotation des stocks.
- Taux de conformité des commandes et des achats aux procédures.
- Taux d’achats hors processus : achats effectués sans respecter les procédures internes, révélant des zones de risque.
- Taux de digitalisation achats : pourcentage des processus réalisés de manière automatisée ou dématérialisée, reflet de la maturité digitale.
Satisfaction et agilité
- Note de satisfaction utilisateur interne : retour des clients internes sur la performance du service achats.
- Cycle d’achat moyen : vitesse de traitement des demandes d’achats de l’expression du besoin à la livraison.
Analysez et reportez en quelques clics vos KPI achats avec le logiciel achat Oxalys !
Comment structurer votre reporting achats ?
💡 On ne peut piloter que ce que l’on a mesuré.
Avant toute chose, vous devez définir votre stratégie achats et identifier les indicateurs clés qui vous permettront de suivre vos résultats et de prendre les bonnes décisions.
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Définir les objectifs stratégiques Achats
La première étape consiste à préciser vos priorités : que voulez-vous obtenir comme résultats ? Souhaitez-vous réduire les coûts, améliorer la qualité de service, renforcer votre relation fournisseurs, etc. ?
Les KPI doivent être clairs, utiles et alignés sur la stratégie globale de l’entreprise. Pour garantir leur pertinence, appuyez-vous sur la méthode SMART.
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Sélectionner les bons indicateur
Choisissez des KPI à la fois opérationnels et stratégiques, en vous appuyant sur les grandes catégories d’indicateurs : finance, qualité, délais, relations fournisseurs, processus, satisfaction interne.
Chaque objectif doit être associé à un KPI. Intégrez-les dans un tableau de bord visuel et lisible, afin de faciliter l’analyse et le partage des résultats.
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Organiser la collecte et la restitution des données
Mais avant tout, vous devez cartographier vos données achats et identifier celles que vous devrez collecter et consolider.
ERP, SI Achats, outils de comptabilité ou encore fichiers Excel existants… où trouver vos données ? Vous devez définir quelles informations proviennent des achats, de la finance, de la logistique ou des fournisseurs.
Ensuite vous devrez sélectionner les données qui seront vraiment utiles pour vos KPI : coûts, délais, qualité, satisfaction fournisseurs, RSE, etc. Évitez la surabondance d’indicateurs pour rester lisible. Le mieux est l’ennemi du bien.
Pensez également à définir un fréquence de collecte et de mise à jour de vos données et un standard pour définir des règles communes de saisie et de mise à jour.
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Automatiser les rapports
Automatisation Reporting … deux mots qui vont bien très ensemble !
L’automatisation de la récupération des données pour limiter les ressaisies et erreurs est un aspect critique du projet car cela permet de sécuriser la collecte et de la tracer. Utiliser une plateforme ou un outil de reporting unique et collaboratif pour consolider toutes les données achats – tel qu’Oxalys – est un prérequis si vous souhaitez automatiser le reporting achats.
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Interpréter les résultats
L’analyse des KPI achats vous aide à évaluer la performance de votre politique achats et à repérer les domaines d’amélioration. Cette étape est essentielle pour transformer vos données en leviers d’action.
Dans tous les cas, pour plus de clarté, privilégiez une restitution visuelle avec des pictogrammes et des codes couleur.
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Ne pas oublier de créer un plan d’action et de partager vos résultats !
Ces analyses ne doivent pas rester lettre morte et doivent déboucher sur des décisions concrètes en matière d’améliorations, de corrections, de prévention etc.
Partagez régulièrement le reporting avec les parties prenantes pour favoriser la transparence et la collaboration. C’est ainsi que vos KPI prennent tout leur sens et deviennent un véritable outil de pilotage stratégique de vos achats.
Quels outils à utiliser pour mettre en place votre reporting achats ?
Pour structurer et exploiter efficacement vos données achats, plusieurs solutions peuvent être mobilisées :
ERP avec module reporting
La plupart des ERP intègrent des fonctionnalités de suivi des achats. Ils permettent de centraliser les données financières, budgétaires et opérationnelles, mais offrent souvent des tableaux de bord standardisés et peu personnalisables. Vous devrez la plupart du temps créer votre propre reporting achats en dehors de la solution via un outil de BI ou un tableur.
Tableaux de bord dynamiques
Ces outils facilitent la visualisation des KPI grâce à des graphiques interactifs et à des filtres personnalisés. Ils apportent une vision claire et actualisée de la performance achats et permettent d’identifier rapidement les écarts. Attention toutefois à ne pas construire une « usine à gaz » !
Solutions d’analyse intégrée comme Oxalys
Les solutions métiers dédiées aux achats (Source-to-Contract, Procure-to-Pay, Spend Management…) intègrent des modules de reporting avancés. Elles offrent une analyse fine et décisionnelle, adaptée aux enjeux spécifiques des directions Achats et favorisent une meilleure collaboration avec les autres services. Oxalys apporte ces fonctionnalités dédiées aux achats et facilite le déploiement des outils de reporting achats.
Bien sûr le choix de l’outil dépendra de votre maturité digitale, de vos besoins d’analyse et du niveau de personnalisation attendu.
Le tableau de bord achat Excel à télécharger ⤵️
⚠️ Important !
Si vous souhaitez monter en puissance sur la fonction achats, vous équiper d’une solution dédiée devient le passage obligé vers la performance.
Créez votre reporting achats en quelques clics avec Oxalys
Avec la solution achats Oxalys, il est possible de créer un reporting achat en quelques clics grâce à son tableau de bord interactif, ses modèles de rapports prêts à l’emploi et sa compatibilité avec les outils de business intelligence
Rendez-vous dans le module « Pilotage achats » d’Oxalys pour découvrir le tableau de bord achats personnalisé.
Vous apprécierez l’interface intuitive qui permet d’afficher instantanément les principaux KPI achats et fournisseurs.
Avec Oxalys, vous pouvez créer et personnaliser les indicateurs et choisir les KPI à suivre selon vos besoins et os enjeux : coûts, volumes, délais, qualité, conformité, satisfaction interne, etc.
Vous avez toute liberté pour :
- Paramétrer des KPI standard ou définir vos propres indicateurs selon vos besoins,
- Générer et visualiser les rapports,
- Obtenir des rapports dynamiques sous forme de graphiques, courbes, diagrammes ou listes,
- Exporter les tableaux et rapports au format Excel, PDF ou CSV en un clic,
- Intégrer vos données aux outils externes de business intelligence (BO, Cognos, etc.) pour des analyses avancées.
💡 Le plus ?
Vos données sont actualisées en temps réel et vous pouvez effectuer des analyses croisées ou des comparaisons sur plusieurs périodes.
💡 Autre point intéressant :
l’automatisation du reporting Achat. En effet, vous pouvez configurer des rapports automatiques qui seront envoyés périodiquement par email aux décideurs.
Vous pouvez faire évoluer le reporting à mesure que la stratégie ou les processus achats changent.
Suivez de près les actions de vos acheteurs et évaluez votre ROI grâce à notre tableau de bord !
En résumé, Oxalys c’est :
- Un outil 100% personnalisable et évolutif selon la taille de l’entreprise et le type d’achat.
- La mise à disposition automatisée de rapports et de KPI disponibles immédiatement grâce à une ergonomie soignée.
- La possibilité créer du reporting sur-mesure, consulter l’activité des acheteurs, analyser la performance fournisseurs et réagir rapidement avec des actions correctives.
Oxalys vous permet ainsi de simplifier, automatiser et centraliser le reporting achats sans compétence technique avancée, transformant la donnée en véritable levier de pilotage.
Intuitive et collaborative, Oxalys facilite le pilotage de votre stratégie Achats, tout en offrant aux équipes une information fiable et partagée pour prendre rapidement les bonnes décisions.
