Qu’est-ce qu’un cycle d’achat ?

Parce qu’il constitue un pilier de la performance opérationnelle et financière, son optimisation passe aujourd’hui par une démarche structurante de digitalisation et l’automatisation des processus achats. Difficile de faire l’impasse sur un SI Achats performant surtout si vous êtes confronté à une forte concurrence sur votre marché.

Tour d’horizon de la place du cycle achats dans la performance global et de l’importance d’automatiser sa gestion pour optimiser le pilotage achats.

Importance, objectifs et acteurs du cycle d’achat

Quels sont les acteurs impliqués dans le cycle d’achat ?

Le cycle d’achat ne se restreint pas aux équipes Achats et mobilise plusieurs acteurs au sein de l’organisation : 

• Le prescripteur ou demandeur : il identifie et formalise le besoin. 
• Le manager : il valide la demande d’achat selon le budget et les seuils d’engagement. 
• Le service achats : il sélectionne les fournisseurs, négocie et passe les commandes. 
• Le service comptabilité : il vérifie les factures et effectue le paiement. 

Chacun intervient pour garantir la conformité, la fluidité, le suivi et la gestion optimisée des achats. Chacun doit aussi à ce titre être impliqué dans le processus Achats. 

Quels sont les objectifs d’un cycle d’achat entreprise maitrisé ?

Quand on parle d’optimisation du cycle d’achat les principales optimisations attendues sont les suivantes : 

• Accélérer la réduction des coûts achat et administratifs, 
• Fiabiliser et mieux assurer le suivi des dépenses et de façon globale optimiser la gestion de vos dépenses, 
• Renforcer la qualité de votre relation fournisseurs et la qualité des achats, 
• Optimiser les workflow d’approbation et de validation des commandes, 
• Gagner en efficacité opérationnelle grâce à des processus automatisés, 
• Mieux tracer vos engagements et en piloter la conformité. 

Les 6 étapes d’un cycle d’achat

Les étapes du cycle d’achat entreprise sont communes aux fonctions Achats et sont les piliers d’une gestion des achats optimale. En revanche, chaque entreprise peut, voire doit, adapter ces étapes selon son organisation. 

Expression du besoin

Cette étape consiste à identifier et formaliser le besoin interne de façon quantitative et qualitative en intégrant les exigences métiers mais aussi les contraintes internes. Une bonne définition du besoin permet d’éviter les achats non conformes, les retards ou les surcoûts. 

Demande d’achat et validation d’achat

Le collaborateur formule une demande d’achat soumise à validation hiérarchique. Cette soumission peut s’effectuer via un SI Achats ou une procédure manuelle. Dans tous les cas, un workflow d’approbation est requis, qu’il soit automatisé ou non, afin de garantir a le respect des budgets et des règles internes. La validation des commandes est un point essentiel du cycle d’achat et d’une des principales motivations des équipes achats à digitaliser le cycle d’achats. 

Sélection et commande fournisseurs

L’acheteur recherche et choisit ensuite le fournisseur selon les critères de prix, qualité, délais ou RSE définis dans la politique Achats de l’entreprise. Il va effectuer un sourcing ciblé, évaluer les offres et passer commande.
Une fois la commande validée, elle est transmise au fournisseur via l’outil d’achat,  le portail fournisseurs ou manuellement. 

Réception et contrôle des marchandises

Le service concerné réceptionne la marchandise ou la prestation et en vérifie la conformité avec la commande (quantité, qualité, délai). Il déclarer également la réception aux équipes concernées (via le SI Achats s’il existe). Toute anomalie est signalée pour éviter des litiges ultérieurs. 

Réception et rapprochement de la facture

La facture fournisseur est rapprochée ensuite, manuellement ou automatiquement du bon de commande et du bon de réception afin de contrôler la conformité avant de lancer le paiement.
L’automatisation de cette étape réduit considérablement les erreurs et accélère le traitement comptable. 

Paiement et clôture du cycle

Après validation, la facture est payée selon les conditions négociées et dans le respect des échéances.
Les données issues de chaque étape et de la validation alimentent ensuite les tableaux de bord pour un suivi des dépenses et un pilotage budgétaire précis. 

Pourquoi digitaliser le cycle d’achat ?

Voici ce que vous pouvez vraiment faire avec un SI Achats performant : 

Automatiser les processus pour gagner en productivité

Automatiser les tâches répétitives (demande d’achat, validation, rapprochement facture…) permet de supprimer les tâches manuelles répétitives (saisie, validation, rapprochement), de réduire les délais et de recentrer les équipes sur des missions à forte valeur ajoutée. Une approche à la fois productive et motivante pour tous. 

Réduire les erreurs et renforcer la conformité

Vos outils digitaux garantissent la traçabilité de chaque étape et le respect des politiques internes, tout en réduisant les risques d’erreurs ou de doublons. La dématérialisation des données et des workflows garantit le respect des procédures, contrats et réglementations. 

Améliorer la visibilité et le pilotage des dépenses

Les outils numériques, tels qu’un outil procure-to-pay, offrent une vision en temps réel sur vos engagements, vos dépenses et vos indicateurs de performance. 

Parce que votre SI Achats centralise les données et offre une vision globale sur les engagements et les budgets en temps réel, vous générez en quelques clics vos tableaux de bord et facilitez le pilotage des achats et la prise de décision stratégique. 

Faciliter la collaboration entre les services

Rien de tel qu’une interface collaborative pour faire collaborer, les achats, la finance et les services opérationnels. Les équipes travaillent sur une base commune d’informations fiables et actualisées et un référentiel unique et partagé. Le SI Achats favorise l’interopérabilité entre les directions et va surtout fluidifier la communication. Le suivi des décisions est à la fois simplifié et sécurisé grâce à des workflows automatisés. 

Suivre la performance et les indicateurs achats en temps réel

Last but not least : l’accès à des tableaux de bord, du reporting achats, un suivi des KPI simplifié… La digitalisation et l’automatisation des achats permet un pilotage analytique et stratégique du cycle achats. 

Comment digitaliser et automatiser votre cycle d’achat ?

Maintenant que vous êtes convaincu de l’importance de la digitalisation se pose la question : comment s’y prendre pour s’assurer d’un vrai succès opérationnel et humain ? 

Cartographier vos processus actuels

Étape n°1 : Réaliser un diagnostic des étapes, des acteurs et des outils en place afin d’identifier les points d’amélioration du cycle d’achats. Avant toute digitalisation, vous ne pourrez échapper à l’analyse de votre processus existant pour identifier les forces, les faiblesses et les doublons. 

Identifier les points de friction et les tâches manuelles

Une fois vos processus achats identifiés et analyser, vous allez devoir vous atteler aux points de frictions. A savoir repérer les tâches répétitives et chronophages : validation papier, saisie manuelle des factures, absence de suivi des engagements, etc. Cela passe aussi par identifier les goulots d’étranglement et les risques d’erreur pour prioriser les actions. 

Choisir un SI Achats ou une solution Procure-to-Pay adaptée

Sélectionnez ensuite un logiciel achats adapté et dédié et, selon la maturité numérique, la taille, vos objectifs et vos attentes et les ambitions stratégiques de l’organisation. 

Privilégiez les solutions spécialisées afin de répondre aux plus près de vos attentes. Une solution Procure-to-Pay (P2P) comme Oxalys permet de gérer le cycle d’achat dans sa globalité — de la demande à la facture — tout en s’intégrant à votre ERP.  

Former les équipes et accompagner le changement

L’adoption d’un outil dépend de l’ergonomie et de la conduite du changement.
Un logiciel intuitif, proche des usages B2C, facilite l’adhésion des utilisateurs et maximise le taux d’adoption. 

Mesurer les résultats et ajuster les processus

Évaluez régulièrement les gains : productivité, conformité, visibilité budgétaire. Mettez en place des indicateurs qui vous aideront à affiner vos workflows et à ancrer durablement la digitalisation dans vos pratiques. 

Automatisation du cycle d’achat : quels bénéfices ?

Oxalys est le Système d’Information Achats conçu pour s’intégrer naturellement à votre environnement ERP.

Grâce à ses connecteurs standards et à son interopérabilité éprouvée, il complète votre système de gestion existant sans perturber vos processus internes. En centralisant les données achats, les factures et les engagements de dépenses, Oxalys permet de fluidifier les échanges entre les équipes achats, comptables et financières.  

Les apports d’un cycle achats digitalisé sont multiples et interviennent à plusieurs niveaux, dans le service Achats comme à l’extérieur. 

Gains de temps et réduction des coûts

Digitaliser permet de réduire le temps de traitement, les coûts administratifs et les erreurs liées à la gestion manuelle. Des coûts souvent sous-estimés pat les équipes. 

L’automatisation du processus permet jusqu’à 40 % de gain sur le traitement des factures et une forte baisse des coûts de gestion administrative  

👉Redécouvrez le témoignage F2J Industry sur le sujet. 

Traçabilité et transparence accrues

Autre point clé : chaque commande, validation et paiement est tracé. Plus de place au « je ne sais pas où est la facture ». Vous savez où sont vos documents et à quelle étape de la validation une demande se situe.
Double effet de la transparence et de la traçabilité : la digitalisation facilite vos audits et renforce la conformité interne et légale. Vous avez tout juste ! 

Meilleure relation avec les fournisseurs

Les échanges sont fluidifiés grâce à des portails collaboratifs et des circuits de validation clairs.
Les délais de paiement sont mieux respectés, renforçant la relation de confiance. La relation avec vos fournisseurs se trouve alors renforcée car la confiance est à tous les étages. 

Décisions plus rapides et pilotage stratégique

Besoin d’une vision en temps réel et immédiate ? Seule la digitalisation de votre cycle d’achat peut vous apporter cela. Aucun tableur, même avec les meilleures « macros » du monde, ne pourront vous permettre de disposer d’informations en temps réel et avec une aussi grande fiabilité. 

Les tableaux de bord et rapports automatisés apportent cette vision sans angle mort sur la performance achats et permettent un pilotage plus agile et stratégique. 

Le guide pour réussir la digitalisation des achats

Téléchargez gratuitement le guide pratique Oxalys – Réussir la digitalisation de ses achats.

Vous y découvrirez : 

• Les clés pour structurer votre projet de digitalisation, 
• Les bonnes pratiques issues de plus de 100 entreprises, 
• Et les retours d’expérience d’acteurs comme NGE, NAOS, FFF ou EL2D. 

Automatisez votre cycle d’achat avec le logiciel achat Oxalys

La solution Oxalys Achats s’appuie sur une approche modulaire et collaborative pour digitaliser : expression du besoin, demandes d’achat, workflows d’approbation, gestion fournisseurs et analyse des dépenses, permettant aux entreprises de sécuriser leurs achats, d’optimiser la performance et de garantir la conformité. Oxalys propose des modules avancés Procure-to-Pay, Supply Chain et tableaux de bord pour piloter les indicateurs et accompagner votre entreprise dans sa transformation digitale. 

Vous pourrez ainsi digitaliser et automatiser votre cycle d’achat de bout en bout : 

• Gestion des demandes et commandes fournisseurs,
• Validation et workflows personnalisés,
• Dématérialisation des factures,
• Suivi des budgets et indicateurs de performance,
• Conformité à la réforme de la facture électronique.