Si les Achats relèvent d’une démarche stratégique, l’approvisionnement lui s’inscrit dans une logique opérationnelle et logistique. Comprendre cette distinction est un point clé pour structurer efficacement la gestion des achats, la gestion des approvisionnements et l’ensemble du processus Procure-to-Pay. C’est aussi un point clé pour passer d’une approche de simple gestion des Achats à une approche mature intégrant une politique Achats qui génère des résultats immédiats sur la gouvernance globale de l’entreprise.

Les différences entre achat et approvisionnement

La différence entre achats et approvisionnement est une question récurrente dans les organisations, tant ces deux fonctions sont étroitement liées. Pour autant, les confondre est une erreur grossière car elle peut entraîner une perte de performance, une manque de visibilité sur les dépenses et un risque de sortie de route de la politique Achats de l’entreprise. 

Qu’est-ce que la fonction Achats ?

Savoir acheter n’est pas seulement un point critique pour l’optimisation des dépenses et le pilotage des achats mais c’est aussi la base pour bien vendre ! 

Rôle de la fonction Achats

La fonction Achats couvre plusieurs missions structurantes : 

• Analyse des besoins : identification et qualification des besoins internes 
• Sourcing fournisseurs : recherche, sélection et évaluation des fournisseurs 
• Appels d’offres : consultation, comparaison et analyse des propositions 
• Négociation : prix, délais, conditions contractuelles et niveaux de service 
• Contractualisation : formalisation des accords et contrats cadres 
• Suivi de la performance fournisseurs (KPI) : qualité, respect des engagements, coûts, délais 

Ces activités s’inscrivent dans un processus d’achat structuré, qui concerne aussi bien les achats directs que les achats indirects. 

Importance de la fonction Achats

Une fonction achats mature contribue directement à la performance globale de l’entreprise.  En effet, les enjeux stratégiques des achats ne peuvent plus être occultés dans les entreprises innovantes et modernes car c’est un excellent moyen de : 

• Réduire et piloter les risques fournisseurs (dépendance fournisseurs, ruptures, hausses de prix, non-conformité réglementaire, image RSE) et garantir la continuité d’approvisionnement pour que la production, les projets ou les services ne s’arrêtent pas, 
• Contribuer à l’alignement stratégique entre achats, finance, opérations et RSE en participant aux objectifs RSE et aux politiques d’achats responsables (environnement, social, souveraineté économique), notamment dans le secteur public français, 
• Répondre aux besoins internes (métiers, production, IT, etc.) en définissant le bon cahier des charges et en fournissant des solutions adaptées, pas seulement les prix les plus bas, 
• Contribuer directement à la performance économique par l’optimisation et la réduction des coûts, l’amélioration des marges et la meilleure maîtrise des dépenses, 
• Innover et créer de la valeur en sécurisant la supply chain, en travaillant en co-développement avec les fournisseurs et en supportant les projets de transformation de l’entreprise, via des partenariats stratégiques.

Le guide pour digitaliser la fonction Achats 📚

La digitalisation des achats permet d’automatiser les tâches à faible valeur (saisie, relances, validation), de gagner en productivité et de sécuriser les processus P2P et S2C. Un logiciel achats comme Oxalys aide à transformer les achats et le procurement en levier stratégique :

• meilleure visibilité de la dépense,
• meilleure maîtrise des contrats,
• collaboration renforcée avec les fournisseurs,
• pilotage en temps réel de la performance 

Téléchargez notre guide pratique ⤵️

Qu’est-ce que l’approvisionnement ?

L’approvisionnement correspond à la mise en œuvre opérationnelle des décisions prises par les achats. Cette fonction vise à garantir la disponibilité des produits et services nécessaires à l’activité. 

La fonction approvisionnement intervient après la contractualisation et s’inscrit pleinement dans la chaîne logistique et la supply chain. Son objectif principal est d’éviter toute rupture d’activité en assurant la continuité des flux de produits ou de services. 

Les étapes d’un processus d’approvisionnement

Les principales étapes d’un processus d’approvisionnement vont de l’expression du besoin jusqu’au paiement, en passant par la gestion des commandes, la réception et la gestion des stocks. L’objectif est de sécuriser un flux continu de biens et services, avec le bon niveau de contrôle et de traçabilité à chaque étape. 

Le processus d’approvisionnement comprend notamment : 

• Gestion des commandes fournisseurs 
• Planification des besoins en lien avec la production ou l’activité 
• Réassort des produits 
• Gestion des stocks et niveaux de stock 
• Livraison / réception des marchandises ou prestations 
• Suivi logistique et traitement des écarts 

On parle de plus en plus d’approvisionnement automatisé, notamment grâce aux outils digitaux intégrés au Procure-to-Pay tel qu’Oxalys qui intègrent la gestion des approvisionnements et des stocks dans le cycle d’achats, pour optimiser les niveaux de stock et réduire les coûts inutiles. 

L’importance de l’approvisionnement

L’approvisionnement est un élément critique d’une Politique Achats performante parce qu’il garantit que les bons produits seront disponibles au bon moment. Un bon approvisionnement sécurise la production et les ventes et boote la satisfaction client. C’est un véritable levier de performance pour la supply chain et pour la rentabilité globale de l’entreprise. 

Pour cela elle doit permettre de garantir : 

• La disponibilité des produits : assurer un stock suffisant pour répondre à la demande évite les ruptures, les arrêts de production et les ventes perdues. Une gestion fine des niveaux de stock permet de concilier disponibilité élevée et limitation des coûts de surstockage ou d’obsolescence. 
• La maîtrise des délais : des délais d’approvisionnement maîtrisés garantissent que les biens arrivent au moment attendu, ce qui sécurise les plannings de production et les engagements de livraison client. La visibilité sur les lead times et leur pilotage (suivi fournisseurs, digitalisation P2P, alertes) réduit les urgences, les coûts express et les risques de rupture.  
• La fluidité de la chaîne d’approvisionnement : un approvisionnement bien géré rend les flux plus fluides entre fournisseurs, stocks, production, logistique et clients, en évitant les à-coups et les goulots d’étranglement. 

La digitalisation du cycle d’achat (par exemple avec Oxalys) permet de synchroniser demandes d’achats, commandes, réceptions, stocks et factures, ce qui maintient la continuité du cycle d’achats et d’approvisionnements. 

Différences entre Achat et Approvisionnement

Pour résumer ce que nous venons de voir, La différence entre achat et approvisionnement est celle-ci :

Les achats définissent quoi acheter, à qui et à quelles conditions, tandis que les approvisionnements organisent comment ces achats arrivent physiquement au bon moment, en bonne quantité et au bon endroit. Les deux fonctions sont complémentaires car les achats sont plutôt stratégiques, les approvisionnements plutôt opérationnels au cœur de la Supply Chain. 

Différences en termes d’objectifs

Les deux fonctions sont complémentaires car les achats sont stratégiques et les approvisionnements opérationnels au cœur de la Supply Chain. Impossible de les dissocier si vous souhaitez mettre en place une stratégie Achats performante. 

Si les Achats visent surtout la performance économique et stratégique, les Approvisionnements visent, quant à eux, la sécurisation opérationnelle des flux et des stocks. Les deux fonctions restent alignées sur un même but global qui reste de soutenir la performance et la continuité de l’activité. 

Différences en termes de temporalité

Les Achats travaillent surtout sur le moyen / long terme, alors que les Approvisionnements interviennent principalement à court terme, au plus près du quotidien opérationnel.  

La différence de temporalité est principalement liée à l’objectif stratégique vs opérationnel. 

Achats : Horizon moyen / long terme

• Construction de panels fournisseurs,  
• Négociation de contrats pluriannuels,  
• Plans d’actions achats et objectifs budgétaires annuels. 
• Activités d’anticipation : analyse des besoins futurs, des évolutions du marché, des risques et opportunités pour sécuriser les approvisionnements à venir. 

Approvisionnements : Horizon court terme

• Gestion au jour le jour ou à quelques semaines des commandes,  
• Livraisons, niveaux de stock  
• Ajustements en fonction de la demande réelle. 
• Activités de suivi : contrôle des délais, relances fournisseurs, résolution des aléas (retards, ruptures, surstocks) pour maintenir la continuité de la chaîne d’approvisionnement.  

Différences en termes d’indicateurs de performance

Par leur nature et leurs objectifs différents les indicateurs Achats et – Approvisionnements ne peuvent être les mêmes. 

En effet, les Achats sont évalués surtout sur la performance économique et la qualité fournisseurs, les Approvisionnements sur la disponibilité et la fluidité des flux. Cela reflète la vocation plus stratégique des Achats et plus opérationnelle des Approvisionnements. 

Synthèse des KPI achats / approvisionnement 

Les indicateurs typiques des Achats : prouver la création de valeur économique et la maîtrise des risques fournisseurs. 

• Performance économique : économies réalisées, réduction des coûts d’achat, respect des budgets, coût moyen d’une opération d’achat. 
• Maîtrise et qualité : taux de couverture contractuelle, taux de conformité achats, évaluation de la qualité et de la fiabilité des fournisseurs, respect des délais fournisseurs. 

Indicateurs typiques des Approvisionnements : garantir une chaîne d’approvisionnement fluide, sans rupture, avec un stock maîtrisé. 

• Service et disponibilité : taux de service, taux de disponibilité produits, niveau de service logistique, taux de commandes livrées dans les délais. 
• Gestion des stocks et des flux : rotation des stocks, stock moyen / stock optimal, taux de rupture, taux de surstock, fiabilité des délais de réapprovisionnement. 

Différences en termes de responsabilités

Les responsabilités des Achats portent surtout sur le “cadre” de la dépense (fournisseurs, contrats, conditions), tandis que celles des Approvisionnements concernent l’exécution opérationnelle des flux (commandes, livraisons, stocks). Les deux fonctions sont interdépendantes et n’assument pas le même niveau de responsabilité stratégique et opérationnelle. 

Responsabilités de la fonction Achats

Définir la stratégie achats, le panel fournisseurs et les politiques (contrats, conditions commerciales, clauses, conformité juridique et RSE). 

Négocier et formaliser les contrats / accords-cadres, piloter la relation fournisseur et les plans de progrès, fixer les règles à appliquer par les approvisionnements. 

Responsabilités de la fonction Approvisionnements 

• Traduire les contrats en commandes : déclencher les réapprovisionnements, passer les commandes, suivre les livraisons, gérer les litiges et la qualité à la réception. 
• Gérer les stocks et les flux : assurer la disponibilité produits, optimiser les quantités, surveiller les délais, éviter ruptures et surstocks en lien avec la production et la logistique. 

Si on répartit les rôles dans le cycle Source-to-Pay, les Achats se chargent de la partie sourcing, appels d’offres, négociation, contrats alors que les approvisionneurs se chargent du réapprovisionnement, des commandes, du suivi livraisons, de la gestion des stocks.  

Bien distinguer les deux fonctions permet de spécialiser les compétences tout en développant une collaboration entre les deux : acheteurs orientés négociation/stratégie, approvisionneurs orientés pilotage des flux et réactivité. Des outils digitaux intégrés comme Oxalys Source-to-Pay relient achats et approvisionnements, en appliquant automatiquement les contrats négociés dans les commandes et en donnant une vision temps réel des stocks et des engagements. 

Différence entre achat et approvisionnement PDF à télécharger📑

Téléchargez le tableau récapitulatif des différences qui existent entre les achats et les approvisionnements ⤵️

Achats et Approvisionnements : quel rapport

Les risques en cas de mauvais alignement

Lorsque leur pilotage n’est pas aligné, l’entreprise s’expose rapidement à des dysfonctionnements opérationnels et financiers sur le processus d’approvisionnement logistique et Achats. 

Les risques principaux sont les suivants : 

• Risques financiers et budgétaires : 

non-respect des contrats négociés , achats hors contrats ou hors process, prix plus élevés, dépenses imprévues, conditions moins favorables, multiplication des petites commandes coûteuses, dépassements de budget et coûts cachés (erreurs de facturation, doublons, surstocks immobilisant la trésorerie). 

• Risques opérationnels et supply chain : 

ruptures de stock, ruptures d’approvisionnement ou retards de livraison si les approvisionnements ne suivent pas les contrats, prévisions ou volumes négociés par les achats, obsolescence et saturation des entrepôts lorsque les flux ne sont pas coordonnés avec la gestion de la demande réelle et les plans d’achats. 

• Risques de conformité et juridiques : 

non‑respect des clauses contractuelles (SLA, pénalités, conditions de paiement, exigences qualité ou RSE) si les commandes s’écartent des accords négociés, non‑conformité réglementaire ou éthique (fournisseurs non qualifiés, documents manquants, non‑respect des obligations de diligence sur la supply chain). 

• Risques sur la relation fournisseurs et l’image : 

relations fournisseurs dégradées : promesses négociées par les achats mais mal appliquées dans l’exécution, litiges récurrents, perte de confiance, impact sur l’image et la satisfaction client en cas de livraisons en retard, de qualité insuffisante ou de ruptures répétées en magasin / production. 

La performance globale repose donc sur une gestion de la demande des contrats et des flux qui soit coordonnée, afin de sécuriser l’exécution opérationnelle tout en respectant la stratégie achats définie en amont. 

Procure-to-Pay : un lien entre Achats et Approvisionnement

Comment limiter les risques associés à un mauvais alignement Achats – Approvisionnement ?  

💡Réponse : en mettant en place un processus Procure‑to‑Pay unique qui relie demande d’achat, commande, réception, stock et facture pour éliminer les écarts entre achats et approvisionnements.

Le plus simple est d’utiliser une solution digitale Source‑to‑Pay comme Oxalys pour centraliser contrats, catalogues et données fournisseurs, automatiser les règles et contrôler en continu la conformité des engagements.

Procure to Pay : définition 🔎

Les étapes d’un processus Procure to Pay

• Expression du besoin
• Validation achat
• Commande
• Réception
• Facture
• Paiement

Un processus P2P standard part du besoin exprimé par un utilisateur jusqu’au paiement de la facture fournisseur, en suivant un flux unique. Chaque étape doit être tracée et reliée aux autres pour garantir contrôle, conformité et fluidité des approvisionnements. 

• Expression du besoin

Un service ou un collaborateur identifie un besoin (produit, service, quantité, délai) et crée une demande d’achat dans l’outil. Les catalogues ou contrats négociés par les achats peuvent être utilisés pour guider le choix des articles ou fournisseurs. 

• Validation achat

La demande d’achat suit un workflow d’approbation (manager, achats, finance) selon montants, budgets ou catégories. Cette étape contrôle la conformité aux règles internes et aux budgets avant tout engagement auprès du fournisseur. 

• Commande

Une fois la demande validée, un bon de commande officiel est généré et envoyé au fournisseur. Le bon de commande formalise l’engagement (quantités, prix, délais, conditions) et sert de référence pour la réception et la facture. 

• Réception

Les biens ou services sont livrés ; le réceptionnaire contrôle quantité et qualité par rapport au bon de commande. Un bon de réception est enregistré, ce qui permet ensuite le rapprochement “commande – réception – facture”. 

• Facture

Le fournisseur envoie sa facture, qui est saisie ou capturée automatiquement dans le système. La facture est rapprochée de la commande et de la réception ; en cas d’écart, la facture passe en exception pour vérification. 

• Paiement

Une fois la facture validée, elle est transmise à la comptabilité fournisseurs pour paiement selon les conditions négociées. Le paiement clôt le cycle P2P ; les données alimentent ensuite le reporting achats, budgets et analyses de performance. 

Pourquoi digitaliser votre cycle d’achat et approvisionnement ?

Les avantages pour les Achats

La digitalisation apporte aux achats des gains de productivité, plus de contrôle et un rôle plus stratégique dans l’entreprise. Elle permet de centraliser la dépense, fiabiliser les données et libérer les acheteurs des tâches administratives au profit de missions à plus forte valeur ajoutée. 

• Automatisation des commandes et gain deproductivité et confort de travail

L’automatisation des tâches répétitives (saisie, relances, reporting) permet une réduction importante des erreurs de traitement. Les acheteurs gagnent du temps pour le sourcing, la négociation, l’analyse de la dépense et la gestion des risques. 

• Meilleur pilotage des dépenses 

Disposer d’une vision consolidée de tous les achats (par fournisseur, famille, entité) facilite la massification, la renégociation et la priorisation des actions. Avec la digitalisation du cycle P2P, vous pourrez réduire la part des achats sauvages et bénéficier d’un respect automatique des contrats et politiques achats grâce aux workflows et catalogues digitaux. 

• Meilleure visibilité grâce à une performance etun pilotage renforcés 

La digitalisation vous donne un accès en temps réel aux KPI achats/approvisionnement (économies, couverture contractuelle, conformité, performance fournisseurs) via des tableaux de bords. Vous fiabilisez vos données ce qui vous permet d’argumenter auprès de la direction générale et démontrer l’impact économique des achats. 

• Performance fournisseur et relation fournisseurs améliorées

Les équipes Achats peuvent s’appuyer sur les portails et outils collaboratifs pour partager les appels d’offres, contrats, commandes et indicateurs de performance avec les fournisseurs. Le suivi de la qualité, des délais et des plans de progrès est structuré et vous professionnalisez la relation tout en réduisant les litiges. 

• Conformité et réduction des risques

Traçabilité complète des engagements, des validations et des contrats, facilitant audits et respect des réglementations (facture électronique, devoir de vigilance, etc.). Meilleure connaissance du panel fournisseurs (données légales, RSE, risques) pour sécuriser la Supply Chain et les décisions achats. 

• Centralisation des contrats

La centralisation des contrats fournisseurs dans un référentiel unique permet de mieux contrôler les engagements de l’entreprise, de réduire les risques et de tirer pleinement parti des conditions négociées par les achats. Elle offre une vision globale et partagée des contrats pour tous les acteurs du cycle P2P. 

Les avantages pour les Approvisionnements

Digitaliser le processus P2P apporte aux approvisionnements plus de visibilité, de réactivité et de maîtrise des stocks, ce qui sécurise la disponibilité des produits tout en réduisant les coûts opérationnels. Le flux devient continu et fiable, de la demande d’achat jusqu’à la facture, sans ressaisie ni rupture d’information. 

• Meilleure maîtrise des stocks et des délais permettant la réduction des ruptures 

L’accès en temps réel aux niveaux de stock, aux consommations et aux commandes en cours permet d’ajuster les réapprovisionnements au plus juste et d’éviter ruptures et surstocks. La digitalisation du processus P2P facilite l’intégration de règles de réassort (seuils, formule de Wilson, historiques de consommation) pour déclencher automatiquement les commandes au bon moment. 

• Gains de temps et réduction des erreurs

L’automatisation des demandes d’achat, des bons de commande, des confirmations et des avis d’expédition, réduit le nombre de saisies manuelles et de risques d’erreurs. Les alertes de stocks facilitent la gestion du quotidien des approvisionneurs. Le traitement des factures est plus rapide grâce au rapprochement automatique commande–réception–facture. Vous réduisez significativement les litiges et les tâches administratives pour les approvisionneurs. 

• Visibilité bout‑en‑bout sur le cycle d’approvisionnement

La traçabilité complète de chaque étape (demande, commande, livraison, stock, facture, paiement) et tableaux de bord vous apporte un suivi logistique en temps réel. Vous suivez vos délais d’approvisionnement, taux de service et niveaux de stock. 

• Collaboration renforcée avec les fournisseurs

Grâce au portail fournisseur permettant d’échanger commandes, accusés de réception, factures et documents de conformité, les approvisionneurs disposent d’une vue partagée de l’avancement des opérations. Les paiements sont plus fiables et respectent les délais, ce qui améliore la relation fournisseurs et la priorité accordée à vos commandes en cas de tension sur la Supply Chain. 

• Continuité opérationnelle et mobilité

Vous pouvez également valider, suivre ou passer des commandes depuis une application mobile. Une fonctionnalité particulièrement utile pour les opérationnels sur sites, chantiers ou entrepôts. Le cycle d’achats et d’approvisionnements n’est jamais interrompu, même en déplacement ou en télétravail, ce qui sécurise la continuité des activités. 

Les bénéfices transverses

• Gagner en productivité et réduire les erreurs 
• Gagner du temps 
• Mieux maîtriser dépenses, budgets et engagements grâce à une harmonisation des données 
• Donner plus de valeur aux équipes achats et approvisionnements 

Logiciel de gestion des achats et approvisionnements : adoptez Oxalys

Un bon logiciel de gestion des achats et approvisionnements doit couvrir tout le cycle P2P, du besoin au paiement, tout en s’intégrant à ton SI et en restant simple pour les utilisateurs : 

• Gestion des demandes d’achat 
• Automatisation des workflows 
• Catalogue produits / fournisseurs 
• Outil de sourcing 
• Gestion des commandes 
• Suivi des réceptions 
• Réconciliation facture / commande 
• Reporting & KPI achats / approvisionnement 
• Connectivité ERP 

Un logiciel Procure-to-Pay performant repose sur un socle fonctionnel solide couvrant l’ensemble du cycle achats-approvisionnement.  

Il permet de centraliser les demandes d’achat, d’automatiser les workflows de validation selon les règles internes (budgets, montants, centres de coûts) et de tracer les engagements dès l’expression du besoin.  

La gestion des commandes et le suivi des réceptions assurent ensuite une exécution fluide, depuis la génération des bons de commande jusqu’à l’enregistrement des livraisons et l’alimentation automatique des stocks.  

La qualité des données achats est renforcée grâce à des catalogues produits et fournisseurs fiables, des référentiels uniques et des outils de sourcing intégrés (consultations, RFx, appels d’offres) qui sécurisent le choix des fournisseurs et la préparation des contrats.  

Le rapprochement automatique commande–réception–facture fiabilise le traitement des factures, réduit les litiges et limite les achats hors process, tandis que des tableaux de bord et KPI offrent une visibilité complète sur la dépense, la conformité et la performance fournisseurs.  

Enfin, la connectivité ERP et une architecture modulaire et scalable permettent d’éviter les doubles saisies, de synchroniser les données financières et de faire évoluer la solution au rythme de la maturité achats de l’entreprise.​ 

Achats et Approvisionnements : même combat 💪

La différence entre achat et approvisionnement repose avant tout sur une distinction essentielle entre approche stratégie et exécution opérationnelle. Là où la fonction achats définit la politique, sélectionne les fournisseurs et sécurise les conditions contractuelles, l’approvisionnement en assure la mise en œuvre quotidienne pour garantir la continuité de l’activité. Si leurs rôles sont distincts, leur performance est indissociable : sans alignement, les risques de surcoûts, de ruptures ou de non-conformité augmentent rapidement. 

Les chaînes d’approvisionnement sont de plus en plus complexes et subissent une véritable pression sur les coûts. C’est pourquoi une coordination étroite entre achats et approvisionnement, appuyée par des processus clairs et des outils digitaux adaptés devient essentiel pour gagner en productivité et en efficacité. En structurant et en digitalisant ces deux fonctions au sein d’un même écosystème Procure-to-Pay tel que Oxalys, vous gagnez en visibilité, en maîtrise budgétaire et en performance durable, tout en renforçant la collaboration interne et la relation fournisseurs au sein de votre organisation. 

Le logiciel de gestion des achats et approvisionnements clé en main [Démo gratuite]