Disposer d’un SI Achats n’est plus réservé aux grands groupes. Aujourd’hui, grâce à la démocratisation de la digitalisation des processus métiers, les PME et ETI peuvent elles aussi accéder à la performance offerte par outil de gestion achats pour centraliser leurs données, automatiser leurs processus achats et piloter la performance Achats, quelle que soit leur taille et leur stratégie. Véritable colonne vertébrale de la fonction Achats, le système d’information achats (SI Achats) est votre meilleur allié pour unifier la gestion des fournisseurs, des contrats, des budgets mais aussi renforcer le pilotage des achats et la productivité des équipes Achats. 

La vraie question qui se pose n’est plus de savoir si vous devez vous équiper d’un SI Achats mais plutôt quand et comment.  Le choix d’un SI achats conditionne la réussite de votre projet de digitalisation. Voici les points clés à appréhender pour comprendre, comparer et sélectionner le SI Achats qui sera le plus adapté à votre stratégie et votre contexte d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un SI achats ?

Quel est le rôle d’un SI Achats dans la Fonction Achats

Il joue un rôle central dans la performance achats en permettant la digitalisation, l’automatisation et l’optimisation de l’ensemble des processus achats d’une organisation. Il transforme la manière dont les équipes achats travaillent au quotidien, avec des impacts sur la performance, la traçabilité, la conformité, la collaboration et la gestion stratégique. 

Il joue également un rôle essentiel dans la transformation digitale des entreprises en fluidifiant les processus, en renforçant la traçabilité et en améliorant la collaboration entre services.

De façon concrète, le SI Achats permet la centralisation des données achats et l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée pour permettre aux équipes de se concentrer sur l’analyse et la stratégie.

Dernier point important, il assure la cohérence entre les différentes étapes du cycle d’achat et favorise une meilleure maîtrise des dépenses.

Quelle est la différence entre ERP et SI Achats ?

La principale différence entre ERP et SI achats réside dans leur périmètre fonctionnel et leur spécialisation.

L’ERP (Enterprise Resource Planning) gère l’ensemble des flux internes d’une entreprise (comptabilité, production, RH, etc.).  

Le SI Achats, quant à lui, se concentre sur la performance du processus achats, avec des fonctionnalités spécifiques : sourcing, contractualisation, suivi fournisseur, reporting achats. Il est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de la fonction achats, tandis que l’ERP couvre tous les processus de gestion et les achats ne constituent qu’un module parmi tant d’autres.

Ce qui est acquis, c’est que les deux outils sont complémentaires : un SI Achats comme Oxalys s’intègre facilement à votre ERP pour enrichir votre pilotage financier et achats.

Différences majeures entre un SI Achats et un ERP

Un SI Achats vient généralement compléter l’ERP en offrant une couverture fonctionnelle avancée et adaptée, avec la possibilité d’être parfaitement interfacé pour assurer la cohérence globale des données entre achats, comptabilité et gestion budgétaire. Cela permet une visibilité et un contrôle accumulé, tout en libérant les équipes achats des tâches transactionnelles pour se concentrer sur la création de valeur et la stratégie. 

Stéphane Faustin Leybach, Directeur Achats du groupe Naos a ainsi fait le choix de déployer ERP et SI Achats en parallèle pour donner encore plus de force au projet global de digitalisation du groupe.

Le SI Achats est un outil spécialisé et évolutif pour optimiser la performance achats, tandis que l’ERP reste un socle généraliste à interfacer pour piloter l’ensemble de l’entreprise.

Pourquoi adopter un SI Achats pour votre PME ou ETI ?

Adopter un SI achats pour PME ou pour ETI, c’est choisir un nouveau levier pour booster la performance Achats et mieux maitriser le processus, tout en répondant aux enjeux de conformité et d’efficacité opérationnelle.​

Voici 7 raisons d’adopter un SI Achats pour votre PME ou ETI : 

• Augmenter la productivité : le SI Achats automatise les tâches répétitives, libère du temps et rend les équipes plus efficaces.​ Fini le temps perdu à saisir en double et rattraper les erreurs.
• Gagner en visibilité et en contrôle : il assure la traçabilité, la conformité et donne accès aux données en temps réel pour piloter le respect des processus et des budgets.​
• Simplifier et fluidifier le cycle achats : centralisation des documents, des workflows et des échanges avec les fournisseurs pour un processus plus simple et rapide, la digitalisation des achats est un vrai plus pour une PME.
• Diminuer les risques fournisseurs : vous allez pouvoir collecter et contrôler de façon automatisée vos informations règlementaires et vos contrats pour maîtriser les risques et respecter la conformité.​
• Respecter et faire appliquer les contrats : le SI Achats partage les données contractuelles et permet de contrôler le respect des clauses négociées.​ C’est la fin des recherches infructueuse dans un classeur ou un dossier partagé.
• Améliorer la relation fournisseurs : communication simplifiée, meilleure transparence, gestion collaborative et rapport de confiance renforcé, la relation fournisseurs ne peut que mieux se porter après digitalisation.
• Piloter les engagements financiers (vraiment !) : enfin, vous allez pouvoir disposer d’une vision en temps réel sur les dépenses engagées et à venir, gestion fine des budgets et des indicateurs.​

Vous pourrez ainsi, grâce au SI Achats structurer votre fonction achats et gagner en maturité et en crédibilité auprès de la direction et des métiers.​ 

En conclusion, un SI Achats est un investissement stratégique pour les PME et ETI qui veulent professionnaliser leurs achats, maîtriser leurs dépenses et se différencier durablement sur leur marché.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un SI Achats ?

Un bon SI Achats est une solution Procure-to-Pay (P2P), qui couvre tout le processus de la demande d’achat à la facture. De l’expression du besoin à la commande, la réception, la facturation, le paiement et le suivi budgétaire, tout est digitalisé, automatisé et traçable.

Les fonctionnalités clés d’un SI Achats performant se concentrent sur l’automatisation, la fiabilisation et la digitalisation complète du cycle achats, afin de renforcer la performance, le contrôle, la collaboration et la visibilité sur l’ensemble des activités achats.

Gestion des demandes et des bons de commande

Centraliser les besoins internes, générer automatiquement les bons de commande et suivre leur validation grâce à des workflows paramétrables, voici les premières fonctionnalités indispensables pour un SI Achats. Votre solution achats permet l’automatisation des achats et leur fiabilisation. Cela passe par la mise en place de workflows de validation et d’approbation avec des circuits de signatures électroniques, des processus automatisés et une gestion mobile pour sécuriser les validations et respecter les politiques d’achats sans perdre de temps.​ 

Il est aussi important de pouvoir gérer aisément les catalogues et des stocks en temps réel.​ 

Suivi des factures et rapprochement automatique

Le SI Achats automatise le rapprochement commande-facture, réduit les litiges fournisseurs et facilite la mise en conformité avec la facturation électronique. 

Vous pouvez ainsi dématérialiser les factures et l’ensemble de vos documents. Supprimez enfin le papier et simplifiez le quotidien de vos équipes avec l’intégration des factures via scan ou EDI, les rapprochements automatiques, la gestion des litiges et un workflow sécurisé jusqu’au paiement.​

Pilotage de la performance et reporting achats

Grâce à des indicateurs de performance Achats, des tableaux de bord dynamiques, des KPIs Achats générés automatiquement et sans latence, les responsables Achats mesurent les économies réalisées, le taux de couverture achats ou la performance des fournisseurs. 

Vous mettez en place des indicateurs personnalisés et pilotez la performance. De plus, si vous souhaitez utiliser vos outils de tableurs, validez que vous pouvez réaliser des export multiformats pour une visibilité stratégique.​ 

La digitalisation des achats permet une meilleure organisation des tâches, une gestion collaborative, un meilleur suivi des engagements et l’animation de tous les acteurs de la chaîne achat pour gagner en efficacité.​ 

Gestion des fournisseurs et des contrats

Le module SRM (Supplier Relationship Management) intègre la gestion du cycle de vie fournisseur, la qualification, l’évaluation et le suivi des contrats pour garantir la conformité et la fiabilité.

La gestion des fournisseurs 360° , grâce à des fiches fournisseurs enrichies et le suivi des documents légaux apporte une vue globale sur les relations fournisseurs. L’évaluation et la notation des performances fournisseurs devient plus simple et plus collaborative.​​

Intégration avec les autres systèmes de l’entreprise

L’intégration SI Achats est primordiale. Un SI Achats efficace s’interface avec les ERP et outils comptables pour assurer la cohérence des données et une vision 360° des engagements financiers. 

Votre solution devra donc disposer de connecteurs standards pour interfacer le SI Achats avec la comptabilité, les ERP, la production et les solutions de Business Intelligence pour un partage cohérent des données.​ 

Comment choisir le bon SI Achats pour votre PME ou ETI ?

Le choix du SI Achats doit s’appuyer sur une analyse approfondie de vos besoins et de votre maturité achats. 

Identifier vos besoins et vos priorités

Commencez par cartographier vos processus et vos irritants : validation trop longue, manque de visibilité sur les budgets, achats hors contrat… Cela vous aidera à définir vos priorités. 

Validez ensuite la couverture fonctionnelle et la personnalisation possible avec le logiciel (développement, paramétrage, etc.). 

Le logiciel doit offrir une gestion complète du cycle achats (du sourcing à la facturation), des modules SRM, P2P, reporting, gestion projets, conformité, RSE… et permettre une adaptation à vos processus métiers. 

Évaluer la compatibilité avec vos outils existants

Assurez-vous que le logiciel s’intègre à votre logiciel ERP, à votre comptabilité et à vos outils métiers sans complexité technique. Choisissez un SI Achats sui pourra s’interfacer facilement et être déployé progressivement selon vos besoins.​  

Vérifier la facilité d’utilisation et la prise en main

Un outil intuitif favorise l’adoption par les utilisateurs. Oxalys, par exemple, propose une interface proche des marketplaces grand public, plébiscitée par les équipes métiers externes. 

Le changement est souvent source de stress et de démotivation. Priorisez l’expérience utilisateur et l’ergonomie ! Le succès du projet de digitalisation va principalement reposer sur son adoption : optez pour une solution intuitive, collaborative et rapide à prendre en main pour limiter la formation et faciliter l’adhésion de vos équipes.  

Considérer le coût global et le ROI attendu

Ne vous limitez pas au prix de licence. Évaluez le retour sur investissement en termes de gain de temps, de réduction des coûts d’achats et d’amélioration du contrôle budgétaire. 

Penser performance et évolutivité

Le SI Achats doit être un véritable levier de croissance et accompagner la montée en maturité de la fonction achats. Il doit évoluer avec vos ambitions, votre volume d’achats, votre budget et les exigences de votre secteur d’activité.​ 

Anticipez la croissance du périmètre achats et de votre entreprise de façon plus globale. L’ouverture, l’interopérabilité et la modularité sont 3 points clés à ne pas zapper. Car une fois le SI Achats déployé, il sera trop tard. 

Privilégier un éditeur expert du domaine achats

Choisissez un partenaire reconnu pour son expertise métier et son accompagnement durable. N’hésitez pas à consulter les retours d’expérience des clients qui utilisent la solution. Les retours d’expérience de NAOS, NGE, EL2D ou F2J Industry démontrent la capacité d’Oxalys à adapter ses solutions aux contextes des PME et ETI. 

Comment réussir votre projet de digitalisation des achats avec un SI Achats ?

Voici nos conseils pratiques issus des retours d’expérience de nos clients et de nos an nées d’expérience dans le déploiement de SI Achats pour PME et ETI.

• Définissez clairement le périmètre que vous souhaitez digitaliser et structurez la fonction achats en amont.​ Posez-vous les bonnes questions : quel périmètre digitaliser en priorité, quels bénéfices immédiats attendre, quelle équipe projet mobiliser ? 
• Cadrez votre projet et définissez vos enjeux. Développez les processus à digitaliser, structurez la fonction achats et fixez des objectifs clairs : gains en productivité, traçabilité, conformité ou des relations fournisseurs.​ 
• Déployez le SI Achats au rythme de votre maturité. Adaptez le tempo du déploiement à vos moyens, à votre structure et à vos enjeux. Commencez par la mise en place du socle, puis enrichissez progressivement avec des modules (SRM, P2P, reporting, projet de pilotage…).​ Privilégiez des méthodes itératives. 
• Impliquez les équipes métiers, les utilisateurs finaux et les fournisseurs dans le projet pour garantir l’adhésion et la réussite.​ Mobilisez la direction, les achats, la finance, les utilisateurs finaux et les fournisseurs pour garantir l’adhésion et un taux d’adoption élevé.​ 
• Trouvez un sponsor pour votre projet. 
• Organisez vous en mode projet et définissez les rôles et responsabilités dans votre équipe projet pour une conduite du changement réussie.​ 
• Privilégiez un éditeur reconnu et expérimenté, apte à accompagner le déploiement et à assurer le support sur le long terme.​ 
• Anticipez l’évolution réglementaire (RFE) et technologiques pour intégrer les nouvelles exigences.​ 
• Ne négligez pas l’accompagnement et la formation pour sécuriser le déploiement  
• Pilotez la performance post déploiement et évaluez. Vos tableaux de bord, indicateurs et outils de reporting embarqués vous permettront de suivre l’impact, d’ajuster la stratégie et de maximiser la valeur générée.​ 

Le guide pour réussir la digitalisation des achats

Téléchargez gratuitement le guide pratique Oxalys – Réussir la digitalisation de ses achats.

Vous y découvrirez : 

• Les clés pour structurer votre projet de digitalisation, 
• Les bonnes pratiques issues de plus de 100 entreprises, 
• Et les retours d’expérience d’acteurs comme NGE, NAOS, FFF ou EL2D. 

Découvrez Oxalys : le SI Achats sur mesure pour votre PME et ETI

Solution 100 % française, Oxalys accompagne depuis plus de 30 ans les PME et ETI dans la digitalisation de leurs processus achats.
Interopérable avec les ERP du marché, Oxalys offre une approche modulaire et évolutive qui s’adapte à votre maturité achats et à vos besoins spécifiques : sourcing fournisseurs, gestion des contrats, e-procurement, facturation électronique, pilotage de la performance… 

Une offre modulaire et adaptable

Oxalys propose une couverture fonctionnelle large : gestion du cycle Procure-to-Pay (P2P), Source-to-Contract (S2C), pilotage de projets achats, gestion collaborative des fournisseurs (SRM), dématérialisation des factures, modules workflow, gestion de catalogues, stocks et portails mobiles. Son approche est modulaire, permettant aux PME et ETI de choisir et déployer les modules qui correspondent à leur maturité et à leur périmètre métier, avec un déploiement progressif et une interopérabilité renforcée avec les ERP, SI Finance et de Production.​ 

Des bénéfices immédiats pour les PME et ETI

• Centraliser les processus d’achats et sécuriser la chaîne d’approvisionnement en quelques semaines. 
• Augmenter la productivité, la visibilité, la sécurité, la conformité et la traçabilité.​ 
• Améliorer la relation fournisseurs, la collaboration, et la qualité des échanges internes et externes grâce à des portails numériques et à la gestion collaborative.​ 
• Contrôler et optimiser les budgets, engagements et flux financiers en temps réel.​ 
• S’adapter aux enjeux sectoriels, à la mobilité et aux exigences réglementaires (facture électronique, traçabilité, RGPD).​ 
• Disposer d’un outil simple, évolutif, personnalisable selon les besoins métiers et budgétaires, avec un accompagnement expert de l’éditeur Oxalys pour garantir la réussite du projet.​