A quoi sert un portail fournisseur ? 

Dans la relation clients et fournisseurs, le portail fournisseur sert de point d’accès unique pour les deux parties pour la gestion des commandes, des factures, des contrats, des catalogues produits, des informations administratives et de conformité, ainsi que pour la communication. Il a pour objectif de fluidifier, sécuriser et automatiser la relation fournisseurs tout au long du cycle d’achats, depuis l’appel d’offres jusqu’au paiement. 

Cette plateforme collaborative centralise et simplifie les échanges entre une entreprise et ses fournisseurs et permet : 

• Aux fournisseurs de déposer et de mettre à jour leurs informations, répondre aux appels d’offres, transmettre des documents administratifs (Kbis, attestations, RIB, etc.), suivre l’état de leurs commandes, livraisons et factures, et accéder à des tableaux de bord de performance achats.  
• Aux équipes achats de disposer d’un accès centralisé, pour piloter la relation fournisseur, automatiser des tâches administratives, assurer la conformité réglementaire et améliorer la qualité des échanges. 

À qui s’adresse un portail fournisseur ?

Le portail fournisseurs est une pierre angulaire de la digitalisation des achats et un des outils relation client les plus efficace pour les différentes parties. 

✔️ Le portail fournisseur s’adresse aux entreprises qui souhaitent :

• Centraliser et fiabiliser la gestion de leurs fournisseurs (référencement, suivi des documents, conformité, etc.), 
• Renforcer l’automatisation des processus achats et la fluidification des échanges administratifs et commerciaux avec leurs partenaires, 
• Piloter efficacement les processus achats, de la consultation à la facturation, 
• Impliquer les différents métiers dans la relation fournisseurs : acheteurs, opérationnels, comptables, responsables de services, direction financière, etc., 
• Simplifier et sécuriser l’onboarding fournisseurs.

✔️ Le portail fournisseur s’adresse également à tous les fournisseurs

Qu’ils soient déjà référencés, en cours d’accréditation ou prospect, tous les fournisseurs de biens, de services, de prestations intellectuelles ou industrielles, locaux, nationaux ou internationaux , quelle que soit leur taille peuvent utiliser une plateforme fournisseurs pour : 

• Mettre à jour leurs informations et documents administratifs (Kbis, attestations, RIB, etc.) dans la gestion documentaire fournisseurs 
• Répondre aux appels d’offres et déposer leurs offres 
• Suivre l’état de leurs commandes, livraisons et factures 
• Accéder à un espace de communication privilégié avec leurs clients entreprises 

✔️ Le portail fournisseur est aussi utile pour les métiers supports et la direction

• Les équipes logistique, qualité, finance, contrôle interne, entre autres, 
• Les responsables projets achats et référents achats qui souhaitent piloter et sécuriser la chaîne d’approvisionnement, 
• Et tous les utilisateurs internes qui ont besoin d’accéder à une vue 360° sur les fournisseurs, les commandes, les livraisons, les factures, les évaluations, et d’évaluer la performance achats. 

Comment fonctionne un portail fournisseur ?

Voici comment fonctionne concrètement un portail fournisseur : 

✔️ Accès et interface utilisateur : un espace sécurisé et collaboratif

✔️ Centralisation et gestion de l’information et des documents dans un référentiel unique

✔️ Automatisation et délégation des tâches : la fin des tâches ingrates

✔️ Collaboration et communication : pour rester connecté

✔️ Suivi en temps réel et pilotage : de l’évaluation à l’action 

✔️ Intégration au système d’information 

Quels sont les bénéfices d’un portail fournisseur ?

⤵️ Voici les principaux avantages que nous avons constatés chez nos clients :

✔️ Un premier pas décisif vers la digitalisation des processus

Le portail permet de digitaliser et d’automatiser les processus d’approvisionnement, de facturation et de paiement, réduisant ainsi les tâches manuelles et les risques d’erreurs. 

Les échanges et la transmission de documents (commandes, factures, contrats) sont dématérialisés, ce qui accélère les procédures et garantit l’exactitude des données. 

C’est une étape importante pour gagner en efficacité et familiariser chacun avec l’outil digital dans l’entreprise. 

✔️Des gains de temps et une réduction immédiate des erreurs

💡Oubliez la galère de la saisie et de la ressaisie des données fournisseurs. 

L’automatisation des tâches administratives et la diminution des échanges par e-mail, messagerie instantanée et téléphone permettent de gagner un temps précieux et de réduire les coûts opérationnels associés aux processus achats. 

Les équipes internes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et vous gagnez en fiabilité sur tous vos processus tout en y passant moins de temps ! 

✔️ Toutes les informations accessibles et disponibles au même endroit 

💡Finies les courses à l’info réparties entre ERP, SI et tableurs ! 

Toutes les informations et documents relatifs aux fournisseurs sont centralisés dans un espace unique, accessible à tout moment, ce qui facilite la gestion et le suivi. Vous savez où sont vos données (qui sont toujours à jour) et vos fournisseurs aussi. 

De leur côté, les fournisseurs suivent en temps réel le statut de leurs commandes, livraisons et paiements, réduisant ainsi les demandes d’information et les relances. Ils bénéficient également de tous les outils pour être plus réactifs et résoudre plus rapidement les incidents et répondre aux questions. 

✔️ Le suivi et le pilotage en temps réel

Les tableaux de bord et indicateurs Achats intégrés permettent de suivre la performance des fournisseurs, d’optimiser les négociations et de prendre des décisions éclairées. 

Les données sont partagées et il n’y a pas de mauvaise surprise d’un côté comme de l’autre. La base de données centralisée et à jour facilite la gestion des référencements et des certifications. Les KPI achats et SRM sont accessibles à tous et permettent de prendre des décisions éclairées, appuyées par des chiffres vérifiés et vérifiables. 

✔️ Une collaboration fournisseurs améliorée

La collaboration est facilitée, grâce à une communication directe, un suivi en temps réel des projets et des transactions et un outil partagé et unique. Le portail fluidifie très rapidement les échanges entre les équipes achats et les fournisseurs, avec des notifications automatiques et des outils de messagerie intégrés. Vous échangez sur les mêmes données ce qui offre une meilleure qualité de collaboration. 

Un autre point non négligeable : vos fournisseurs ont un accès privilégié en self-service, vous leur donnez les moyens de simplifier leur profil et leurs documents et vous facilitez la co-innovation. Vous modernisez votre image auprès de vos fournisseurs. 

✔️ L’assurance d’une conformité règlementaire

La gestion automatisée des documents et des processus permet de répondre aux exigences réglementaires (facture électronique, piste d’audit fiable, etc.)  et devient est un point fort en cas d’audit interne ou externe. 

Toutes les actions et échanges sont historisés, assurant une traçabilité complète et une conformité aux exigences réglementaires (RGPD, archivage électronique, etc.). 

Quelles sont les fonctionnalités d’un portail fournisseur ?

Les solutions de portail fournisseurs offrent généralement les fonctionnalités suivantes : 

• Gestion des commandes et des factures : suivi en temps réel, création et envoi de factures, transformation de commandes en factures (PO Flip). 
• Gestion des catalogues produits : mise à disposition et gestion des catalogues produits par les fournisseurs. 
• Référencement et certification : collecte automatisée des documents nécessaires au référencement et à la certification des fournisseurs (assurances, KBIS, RIB, etc.). 
• Appels d’offres et contrats : diffusion des appels d’offres, réponse et suivi des négociations et contractualisations. 
• Notifications et alertes : notifications automatiques lors de la publication de commandes, de la réception de factures ou de changements de statut. 
• Gestion des utilisateurs et des accès : attribution de rôles et de droits d’accès pour contrôler la confidentialité et la sécurité des données. 
• Analyse et reporting : accès à des rapports de performance et de suivi des activités fournisseurs.

Comment choisir la bonne solution gestion SRM avec un portail fournisseur ? 

Critères de sélection d’un portail fournisseurs

• La qualité et fiabilité de la solution 

Le portail fournisseur doit garantir une haute disponibilité, une sécurité des données et une conformité aux normes réglementaires (ex : RGPD, ISO). Ne négligez pas la fiabilité technique et la capacité à gérer des gros volumes de données et de flux car ces points sont essentiels pour éviter les interruptions de service. Veillez à ce que la solution offre des garanties en matière de sécurité des données, de gestion des accès, d’archivage de vos données et de traçabilité des flux et des données. 

Il est également important de vous renseigner sur la conformité avec les exigences légales et sectorielles (facture électronique, audit, etc.). 

• La richesse des fonctionnalités proposée 

Le portail devra couvrir tous vos besoins (gestion des commandes, des factures fournisseurs, des catalogues, des certifications, des appels d’offres, reporting, etc..) à ce jour et dans le futur. Cela signifie que la solution doit être modulaire et évolutive pour un déploiement à votre rythme et une adaptation aux évolutions futures sans remise en question de l’existant. Le portail doit faciliter la communication, la transparence et la collaboration avec vos fournisseurs, tout en permettant un suivi des performances et des engagements. 

• La facilité d’utilisation et d’intégration 

L’interface doit être intuitive, aussi bien pour vos équipes internes que pour vos fournisseurs, afin de favoriser l’adoption. La prise en main rapide est un facteur d’adoption important. Le portail doit pouvoir s’intégrer facilement à vos systèmes existants (ERP, outils comptables, etc.) pour automatiser les flux d’informations. 

• Le coût total d’acquisition et de possession 

Analysez le coût global : licence, maintenance, support, formation, évolutions futures. 

Prenez également en compte le retour sur investissement attendu en termes de gains de productivité, de réduction des erreurs et des délais. 

• La réputation de l’éditeur et le support client 

Renseignez-vous sur la fiabilité du prestataire, son expérience sur le marché, la qualité de son support et ses références clients. Les témoignages clients sont un bon moyen de connaître les cas d’usage. Il est important de privilégier un partenaire qui propose un accompagnement lors du déploiement et du paramétrage du portail et/ou qui a développé un partenariat avec un expert pour vous assister. 

• Des automatisations pour intégrer des catalogues et des informations financières 

Pouvoir consulter les informations légales et les intégrer dans votre portail fournisseurs, il est important de pouvoir de mettre à jour les données fournisseurs en mode collaboratif, avec notamment l’intégration automatique d’informations financières et juridiques et de documents légaux et du dossier de conformité. 

Réaliser l’intégration avec les systèmes ERP et SRM

L’intégration d’un portail fournisseur avec les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) et la solution SRM (Supplier Relationship Management) est un levier stratégique qui participe à optimiser la gestion des achats. Vous pourrez automatiser les processus et fluidifier la collaboration entre les différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement de façon plus transparente. 

L’intégration permet de : 

• Centraliser toutes les informations fournisseurs (commandes, factures, contrats, documents légaux, évaluations de performance) dans un référentiel unique, accessible en temps réel par toutes les parties prenantes, 
• Limiter la ressaisie et les erreurs généralement associées, 
• Automatiser les échanges de données (commandes, statuts, factures, livraisons) entre le portail, l’ERP et le SRM, 
• Offrir une vue à 360° sur la relation fournisseur, le suivi des engagements, la performance achats et la gestion des risques. 

Les différents types de solutions portail fournisseur du marché

Voici un panorama des principales catégories et de leurs spécificités :

Portail fournisseur collaboratif (Portail d’échanges)

C’est une plateforme digitale qui a vocation à gérer les échanges administratifs et commerciaux (commandes, factures, contrats, documents légaux, etc.) entre l’entreprise et ses fournisseurs. 

Le portail Fournisseurs Oxalys permet la mise à jour des données, le dépôt de documents, la consultation des historiques, le suivi des performances et la communication directe avec les équipes achats.

Portail e-Procurement / Procure-to-Pay (P2P)

Le portail gère l’intégralité du cycle d’approvisionnement, de la demande d’achat à la facturation et au paiement avec automatisation des commandes, gestion des catalogues, workflow de validation, dématérialisation des factures, suivi budgétaire, gestion des stocks. 

Des solutions intégrées comme Oxalys P2P, qui couvrent la gestion des catalogues, la création de commandes, la réception, la facturation électronique et l’intégration avec l’ERP répondent à ce besoin.

Portail Source-to-Contract (S2C) / e-Sourcing

La solution digitalise les processus de sourcing, d’appels d’offres, de sélection, de contractualisation, d’onboarding des fournisseurs en amont. Cela permet une gestion collaborative des consultations, analyse et notation des offres, suivi des contrats, pilotage des campagnes d’évaluation fournisseurs, centralisation des documents contractuels. 

Le portail S2C Oxalys permet la gestion des appels d’offres, la contractualisation et l’analyse des réponses fournisseurs dans un référentiel unique. 

Portail fournisseur et transformation digitale des achats

Comment optimiser l’e-procurement grâce au portail fournisseur ?

L’optimisation de l’e-procurement va vous permettre d’accélérer :  

• La digitalisation et l’automatisation des processus Achats : le portail permet de dématérialiser les échanges (commandes, factures, documents contractuels), d’automatiser les workflows (validation, suivi, relances) et de réduire les tâches manuelles sources d’erreurs. Cela accélère les cycles d’achat et garantit la conformité des procédures. 
• La centralisation des données fournisseurs : toutes les informations, catalogues, contrats et historiques sont accessibles en un point unique, facilitant le pilotage, la négociation et le suivi de la performance des fournisseurs. 
• L’amélioration de la collaboration fournisseurs : le portail fluidifie les échanges avec les fournisseurs grâce à des fonctionnalités collaboratives (self-service, mises à jour de catalogues, suivi des commandes en temps réel), ce qui renforce la transparence et la réactivité. 
• Le contrôle et la visibilité à 360° : les acheteurs disposent d’une vue d’ensemble sur les dépenses, les transactions et les risques, ce qui permet de mieux anticiper les besoins, d’optimiser les négociations et de sécuriser les approvisionnements. 

En outre, un portail performant s’interface avec l’ERP et les autres outils métiers, assurant une cohérence des données et une automatisation bout-en-bout du processus d’achat. 

Ainsi, une solution comme Oxalys propose des connecteurs natifs avec les principaux ERP du marché (SAP, Sage, Oracle, PeopleSoft…), facilitant la synchronisation des données et l’interopérabilité avec les autres outils métiers (finance, production, GMAO…) 

Le rôle du portail fournisseur dans la performance achat

Le portail fournisseur joue un rôle central dans l’amélioration de la performance achats des entreprises en agissant à plusieurs niveaux stratégiques et opérationnels : 

• Accélération et fiabilisation des processus achats 
• Amélioration de la collaboration et de la communication 
• Pilotage de la performance et aide à la décision 
• Vue 360° sur les fournisseurs  
• Évaluation et amélioration continue  
• Optimisation des coûts et des ressources 
• Sécurisation et conformité 

Découvrez Oxalys, le logiciel SRM clé en main avec portail fournisseur

Le logiciel SRM avec portail fournisseur d’Oxalys offre de nombreux avantages pour optimiser la gestion de la relation fournisseurs. Il centralise toutes les informations, documents, contrats et historiques dans un référentiel unique, accessible à tout moment, ce qui simplifie la gestion et garantit une vue à 360° sur chaque fournisseur.  

Le portail collaboratif Oxalys améliore la communication : les fournisseurs peuvent transmettre et recevoir des documents (commandes, factures), suivre le statut de leurs transactions et mettre à jour directement leurs informations administratives, déléguant ainsi des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. 

L’automatisation des processus (onboarding, conformité, processus de facturation) réduit les risques d’erreurs et libère les équipes achats pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Les fonctionnalités d’évaluation et de suivi des performances permettent de mesurer objectivement la qualité des fournisseurs et d’identifier rapidement les axes d’amélioration.  

Enfin, l’intégration fluide avec d’autres systèmes (ERP, CRM) et la sécurité des données renforcent la fiabilité et la performance de la chaîne d’approvisionnement.