Une bonne gestion des fournisseurs repose sur plusieurs étapes clés : 

• L’identification et la qualification des fournisseurs selon des critères de performance, qualité, coûts et délais. 
• L’évaluation régulière des fournisseurs à l’aide d’indicateurs de performance (KPI). 
• La gestion des contrats et des risques pour assurer la conformité et réduire les coûts liés aux défaillances. 
• La collaboration et l’amélioration continue afin d’optimiser la chaîne d’approvisionnement et renforcer la relation fournisseur. 

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Pourquoi optimiser la gestion de la relation fournisseurs ? Le guide pratique

Un fournisseur n’est plus un simple exécutant, mais un partenaire stratégique essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise. Des retards de livraison aux défauts qualité, en passant par les contraintes réglementaires ou les dépassements de coûts, chaque interaction avec un fournisseur influence directement la performance globale et la rentabilité de votre organisation. 

Un levier de performance achats

Optimiser la gestion des fournisseurs permet d’améliorer la performance des achats en renforçant la collaboration, la transparence et la maîtrise des coûts. En centralisant les données fournisseurs et en suivant les indicateurs de performance (KPI), l’entreprise gagne en efficacité, réduit les dépenses et améliore sa stratégie d’approvisionnement. 

Réduire les risques et les non-conformités

Une bonne gestion des fournisseurs contribue à réduire les risques opérationnels, financiers et réglementaires. Grâce à des processus d’évaluation et de suivi réguliers, les entreprises identifient rapidement les sources de non-conformité et peuvent mettre en place des actions correctives pour garantir la fiabilité de leur chaîne d’approvisionnement. 

Améliorer la qualité et la réactivité

En entretenant une relation de confiance avec ses partenaires, l’entreprise favorise la qualité des produits et services livrés tout en gagnant en réactivité face aux imprévus. La gestion proactive des fournisseurs renforce la collaboration et favorise une amélioration continue, indispensable pour rester compétitif sur son marché. 

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Les fondamentaux d’une bonne gestion de la relation fournisseurs ?

Centraliser les données dans un référentiel unique

Optimiser la gestion des fournisseurs permet d’améliorer la performance des achats en renforçant la collaboration, la transparence et la maîtrise des coûts. En centralisant les données fournisseurs et en suivant les indicateurs de performance (KPI), l’entreprise gagne en efficacité, réduit les dépenses et améliore sa stratégie d’approvisionnement. 

 Catégoriser et cartographier ses fournisseurs

Une bonne gestion des fournisseurs contribue à réduire les risques opérationnels, financiers et réglementaires. Grâce à des processus d’évaluation et de suivi réguliers, les entreprises identifient rapidement les sources de non-conformité et peuvent mettre en place des actions correctives pour garantir la fiabilité de leur chaîne d’approvisionnement. 

Structurer les processus de sélection et d’homologation

En entretenant une relation de confiance avec ses partenaires, l’entreprise favorise la qualité des produits et services livrés tout en gagnant en réactivité face aux imprévus. La gestion proactive des fournisseurs renforce la collaboration et favorise une amélioration continue, indispensable pour rester compétitif sur son marché. 

Gestion de la relation fournisseurs : quels sont les bonnes pratiques ?

Formaliser la relation : contrats, chartes, engagements

Pour éviter les zones de flou et structurer une relation équilibrée, il est essentiel de formaliser les engagements dès le départ. Cela passe par des contrats clairs, des chartes éthiques ou qualité, ainsi que des clauses spécifiques sur les engagements RSE. Cette formalisation crée un cadre partagé, qui sécurise les deux parties et permet d’anticiper d’éventuels désaccords. Elle est aussi la base d’un partenariat professionnel, stable et durable. 

Mettre en place des indicateurs relationnels et de performance

Mesurer la performance ne se limite pas aux aspects opérationnels. Il est également utile d’intégrer des indicateurs relationnels : qualité de la communication, respect des engagements, capacité à innover ou à collaborer. Croiser ces données avec des indicateurs de performance classiques (délais, qualité, coûts) permet d’avoir une vision globale de la relation fournisseur. Ces indicateurs servent à piloter la relation, à objectiver les décisions et à identifier les leviers d’amélioration. 

Créer des rituels de pilotage : revues fournisseurs, comités

La régularité des échanges contribue fortement à la solidité d’une relation fournisseur. Mettre en place des rituels de pilotage comme des revues fournisseurs trimestriels ou des comités de suivi permet de maintenir le dialogue, de traiter les points de friction, et de construire une feuille de route commune. Ces rendez-vous renforcent la collaboration, créent un cadre d’échange constructif et permettent d’aligner les priorités dans un esprit d’amélioration continue. 

Gérer les désaccords avec méthode

Les désaccords font partie de toute relation professionnelle. Ce qui compte, c’est la manière dont ils sont traités. En instaurant des procédures de gestion des litiges claires, basées sur l’écoute, la recherche de solutions équilibrées et le respect mutuel, les tensions peuvent devenir des opportunités d’ajustement. Une approche structurée des désaccords, appuyée par des données objectives, contribue à maintenir la confiance et à renforcer la relation sur le long terme. 

Impliquer les fournisseurs dans votre stratégie à long terme

Renforcer la relation fournisseur, c’est aussi les considérer comme des partenaires stratégiques à part entière. En les impliquant dans les projets d’innovation, les réflexions sur la chaîne de valeur ou les objectifs de durabilité, vous créez un lien d’engagement mutuel bien au-delà des simples transactions. Cette vision long terme permet de construire des relations plus résilientes, basées sur la confiance, la co-construction et un alignement stratégique durable. 

Pourquoi digitaliser vos processus fournisseurs ?

Comme on l’a vu précédemment définir une stratégie achats et l’appliquer à travers une gestion approfondie des relations fournisseurs revêt une importance cruciale pour les entreprises. Il est toutefois indispensable de s’assurer que la stratégie puisse être appliquée opérationnellement par les différents collaborateurs qui ont des relations avec les fournisseurs. 

En effet les systèmes ERP ne couvrant la plupart du temps que les aspects transactionnels de la relation fournisseurs (commandes, réceptions, factures) obligent les collaborateurs à travailler avec des outils bureautiques peu efficients et peu structurants sur des processus pourtant importants pour une bonne gestion des relations fournisseurs tels que le sourcing ou la qualité fournisseurs.  

Il est reconnu qu’à défaut d’outil dédié les collaborateurs concernés consacrent en moyenne 50% de leur temps à des actions chronophages à faible valeur ajoutée. Raison pour laquelle de plus en plus de PME et ETI veillent à appliquer la stratégie de transformation digitale de l’entreprise à la gestion des achats et plus globalement des relations fournisseurs. 

Gestion de la relation fournisseurs : quels sont les avantages pour votre entreprise ?

Par opposition à une stratégie opportuniste mettre en place des relations durables avec les fournisseurs vise à permettre d’augmenter la contribution des fournisseurs à la performance, aux valeurs et à la résilience de l’entreprise :   

• Travailler avec des fournisseurs engagés permet de limiter les émissions tout au long de la chaîne d’approvisionnement.  
• Sécurisation de la chaîne d’approvisionnement : des relations stables et transparentes réduisent les risques de rupture.  
• Réduction des coûts à long terme : moins de litiges, meilleure efficacité logistique, baisse des coûts cachés (non-qualité, retards, etc.).  
• Innovation conjointe : meilleure collaboration pour développer des produits/services innovants et durables.  
• Des relations de confiance favorisent la réciprocité et l’engagement sur le long terme.  
• Mieux travailler avec des partenaires qui partagent les mêmes ambitions de durabilité. 

Quel logiciel de gestion de la relation fournisseur adopter pour votre entreprise

Découvrez Oxalys, le logiciel de gestion de la relation fournisseurs adapté à votre entreprise, et qu’importe votre secteur. 

Le SRM d’Oxalys permet aux équipes Achats de gagner en performance et de bénéficier de :  

• La centralisation de toutes les données fournisseurs dans un référentiel unique, offrant une vue 360° et facilitant l’accès à l’information, 
• L’automatisation des processus clés (onboarding, gestion des contrats, conformité, processus de facturation), notamment les tâches manuelles et les risques d’erreurs, 
• Un suivi précis de la performance et des risques fournisseurs grâce à des indicateurs et alertes personnalisées, 
• Sa plateforme collaborative qui fluidifie la communication et les échanges entre acheteurs et fournisseurs, 
• Gains de productivité et de temps de gestion, pour une meilleure maîtrise de la chaîne d’approvisionnement. 

Fonctionnalités clés d’un bon logiciel de gestion de la relation fournisseurs

Voici les principales fonctionnalités du SRM d’Oxalys qui vous donneront un aperçu de la puissance et de la pertinence de la solution :

• Portail fournisseur collaboratif : Permet d’échanger facilement des informations et des documents avec les fournisseurs, de fluidifier la communication et de déléguer certaines tâches administratives (mise à jour des données, transmission des documents de conformité).
• Vue 360° sur les fournisseurs : Centralisation de toutes les informations (contrats, certifications, commandes, incidents, chiffre d’affaires, score de risque, etc.) pour une visibilité complète et actualisée sur chaque fournisseur.  
• Automatisation et personnalisation des évaluations fournisseurs : Organisation de campagnes d’évaluation, génération de rapports, élaboration de plans de progrès, implication des parties impliquées dans la définition des critères d’évaluation.  
• Gestion optimisée du cycle de vie fournisseur : Suivi depuis l’onboarding jusqu’à l’évaluation de la performance, en passant par la gestion des contrats, des commandes et des incidents. 
• Gestion des appels d’offres et des accords tarifaires : Dématérialisation et suivi des consultations, gestion des réponses, notation et évaluation des offres, intégration avec les modules de sourcing.  
• Suivi des commandes, livraisons et factures fournisseurs : Accès en temps réel au statut des transactions, gestion des litiges, suivi des expéditions et des centres de livraison.  
• Gestion des risques et conformité : Accès direct aux documents légaux et réglementaires, suivi des dépendances et du score de risque fournisseur, notifications en cas d’alerte.  
• Intégration avec les autres modules achats : Synchronisation avec la gestion des stocks, du cycle d’approvisionnement et des autres outils métiers pour une gestion unifiée.  
• Tableaux de bord et reporting personnalisés : États standards ou personnalisés pour piloter la performance fournisseur, analyser les indicateurs clés et faciliter la prise de décision.