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Réussir sa digitalisation des achats avec l’E-procurement

Pourquoi digitaliser les achats ?

Une transformation indispensable

La digitalisation des achats est bien plus qu’une simple conversion de documents physiques en formats numériques. Elle représente une transformation complète des processus d’achat grâce à l’utilisation de technologies numériques pour automatiser, rationaliser et optimiser chaque étape du cycle d’achat. Cela inclut la recherche de fournisseurs, la passation de commandes, la gestion des relations fournisseurs, et jusqu’au paiement des factures, le tout intégré dans des systèmes d’information avancés.

Découvrez les fonctionnalités d’une solution d’e-procurement

Les avantages de l’e-procurement

  1. Automatisation des processus : L’e-procurement permet d’automatiser des tâches répétitives, libérant ainsi du temps pour les équipes afin qu’elles se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
  2. Plateformes en ligne : Utilisation de plateformes pour gérer les catalogues de produits et services, comparer les offres, et effectuer des achats en ligne.
  3. Systèmes de gestion des relations fournisseurs (SRM) : Amélioration de la communication et de la collaboration avec les fournisseurs.
  4. Gestion électronique des documents (GED) : Stockage et gestion des contrats, bons de commande et factures de manière électronique.
  5. Processus de validation électronique : Réduction des erreurs et assurance de la conformité des processus.
  6. Intégration avec les systèmes ERP : Visibilité et traçabilité accrues des dépenses, intégration fluide avec les systèmes de gestion de l’entreprise.

Les bonnes pratiques pour réussir la digitalisation des achats

  1. Déployer au bon rythme

La mise en place de l’e-procurement doit se faire progressivement, en fonction de la maturité de la fonction Achats dans l’entreprise. Voici les étapes clés :

  • Politique Achats globale : Structurer une politique Achats avec une équipe dédiée et un SI Achats.
  • Optimisation de la politique Achats : Reconnaître et généraliser l’approche Achats.
  • Pilotage de la fonction Achats : Intégrer des solutions de e-sourcing et de reporting.
  • Performance Achats : Utiliser des outils de gestion de projet et un portail collaboratif pour partager et piloter la performance.
  1. Choisir une solution adaptée

Il est crucial de sélectionner une solution d’e-procurement qui correspond au volume et à la maturité des achats de l’entreprise, et qui respecte les contraintes techniques, fonctionnelles et budgétaires. La solution doit être évolutive, intégrant les dernières technologies et réglementations, et agile pour une intégration fluide avec le SI existant.

  1. Assurer la sécurité et la conformité

La solution doit être hautement paramétrable pour sécuriser le déploiement et garantir la conformité avec les réglementations en vigueur. Un logiciel de gestion des achats permet de suivre les informations légales des fournisseurs, réduisant ainsi les risques de non-conformité.

  1. Améliorer la collaboration avec les fournisseurs

Un logiciel d’e-procurement facilite la communication avec les fournisseurs, leur permettant de suivre l’état de traitement de leurs factures, de recevoir des demandes de prix et d’envoyer des offres commerciales. Cela renforce la confiance et la collaboration.

  1. Obtenir le soutien de la direction

Le soutien de la direction est crucial pour le succès de la transformation digitale des achats. Présenter un business case solide, avec des exemples de bénéfices tangibles et des analyses de rentabilité, peut aider à obtenir le budget et le soutien nécessaires.

  1. Impliquer le département informatique

Dès le début, il est important d’impliquer le département informatique pour assurer une intégration technologique réussie et optimiser les chances de déploiement des technologies souhaitées.

Les bénéfices de la digitalisation des achats

Productivité et motivation

La digitalisation des achats permet d’augmenter la productivité en libérant les équipes des tâches répétitives. Par exemple, une entreprise ayant intégré une solution e-procurement a vu le temps passé sur le traitement des factures fournisseurs diminuer de près de 40 %.

Visibilité et contrôle

L’e-procurement offre une traçabilité complète des opérations et un accès en temps réel aux données, assurant ainsi une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des processus d’achat.

Réduction des coûts

La digitalisation des achats permet de moderniser la chaîne d’approvisionnement, de réduire les coûts et d’améliorer la gestion des ressources, contribuant ainsi à une performance accrue.

Conclusion

La digitalisation des achats, via des solutions d’e-procurement et de procure-to-pay, est une réponse aux défis actuels des équipes Achats. Elle permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et de renforcer la collaboration avec les fournisseurs. En suivant les bonnes pratiques décrites ci-dessus, les entreprises peuvent réussir leur transformation digitale et tirer pleinement parti des avantages de l’e-procurement.

Découvrez comment Oxalys vous aide à passer à l’eprocurement

Par l’équipe Oxalys

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