SOMMAIRE
Temps de lecture : 3 minutes
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres permet de mettre en concurrence des fournisseurs sur un projet donné et selon des critères de choix partagés. Il nécessite une certaine formalisation et la mise en place de procédures afin d’en simplifier la gestion. C’est un excellent outil en matière de sourcing pour garantir d’obtenir une réponse la plus pertinente possible à ses besoins, que ce soit en matière de qualité, de respect des délais ou du budget.
Voici quelques bonnes pratiques pour sécuriser vos appels d’offres et en faire un véritable levier de performance achats.
Définition d’un appel d’offres
Un appel d’offres est une procédure par laquelle une entreprise ou une organisation sollicite différents fournisseurs ou prestataires afin de répondre à un besoin spécifique (travaux, services, fournitures, etc.).
L’objectif est de comparer différentes propositions et de mettre en concurrence des fournisseurs afin de sélectionner la meilleure offre selon des critères définis et communiqués à tous les participants.
Contrairement à un appel d’offres public, l’appel d’offres réalisé par des entreprises privées n’est pas soumis à une réglementation stricte.
L’entreprise fixe librement ses règles et choisit les fournisseurs à consulter. Elle peut adapter le processus à ses besoins. Toutefois, le respect d’une certaine déontologie et de l’équité reste la règle lors d’une mise en concurrence et ne compromet pas les relations à venir avec le panel de fournisseurs.
Découvrez notre modèle d’appel d’offres PDF prêt à l’emploi.
Pourquoi faire un appel d’offres ?
- Stimuler la concurrence les fournisseurs
- Assurer la transparence et l’équité
- Optimiser les coûts
- Sécuriser les achats en réduisant les risques
- Professionnaliser la démarche achats
- Construire une relation fournisseur sur le long terme
💡En résumé, faire un appel d’offres permet de se donner les moyens de ses ambitions dans matière de politique achats ! Car, il ne faudrait pas se méprendre : l’appel d’offres n’est pas une simple formalité en mode « passe plat ».
C’est un outil sérieux et éprouvé, un véritable levier stratégique pour l’entreprise et la garantie que tous les moyens ont été mis en place pour respecter la politique achats de l’organisation.
Les objectifs d’un appel d’offres s’inscrivent donc dans une démarche globale de création de valeur et de sécurisation des achats.
Stimuler la concurrence pour obtenir la meilleure offre
A la base, l’objectif principal de l’appel d’offre reste de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs ou prestataires afin de vous assurer que vous pourrez :
- Prendre une décision éclairée en ayant comparé des propositions variées, tant sur le plan technique que financier,
- Encourager les fournisseurs à proposer leurs meilleures conditions (prix, délais, services, innovations) pour se démarquer des autres,
- Identifier des solutions innovantes ou inédites auxquelles vous n’auriez pas pensé ou que vous ne connaissiez pas.
Assurer la transparence et l’équité du processus achat
Vous voulez des relations fournisseurss saines et simples ?Commencez par un appel d’offre cadré, qui instaure des règles structurantes et transparents qui vous permettent de :
- Définir des critères de sélection clairs et objectifs qui seront communiqués à tous les candidats.
- S’assurer que l’évaluation de chaque fournisseur est réalisée sur la base d’informations et exigences identiques.
- Se donner les moyens de comparer et de défendre vos choix
Cette transparence renforce la confiance, aussi bien en interne (auprès des équipes achats et métiers) qu’en externe (vis-à-vis des partenaires). Il devient plus simple de rendre des comptes quand on a un cahier des charges précis mais aussi de comparer tout simplement des offres.
Optimiser les coûts et la performance globale
Dès que vous pouvez confronter plusieurs offres, vous vous donnez les moyens de négocier des tarifs plus avantageux et des conditions contractuelles optimisées. Vous identifiez aisément le meilleur rapport qualité/prix, en tenant compte des coûts directs et indirects et vous maitrisez mieux votre budget.
Réduire les risques liés aux achats
Personne n’est à l’abri d’une erreur dans le choix de ses fournisseurs. L’appel d’offres vous permet tout de même de fortement réduire ces risques car il permet de :
- Sélectionner des fournisseurs fiables, solides financièrement et techniquement compétents sur la base de critères précis.
- Évaluer les garanties, les certifications, les références et la capacité de vos futurs partenaires à tenir leurs engagements.
- Limiter les risques de dépendance, de retards, de non-conformité ou de litiges.
Structurer et professionnaliser la démarche d’achat
Face à vos fournisseurs, vous gagnez également en crédibilité grâce à un processus de sourcing et de sélection structuré et formalisé. Les règles du jeu sont claies pour tous. Cela permet de
- Mettre en place des outils et des méthodes pour mieux piloter les achats, et ce, de façon uniformisée (cahier des charges, grille d’évaluation, reporting, etc.).
- Renforcer la collaboration entre les services (achats, technique, juridique, finance) autour d’une procédure commune et partagée par tous,
- Favoriser une culture d’achat responsable, alignée avec la stratégie globale de l’entreprise et qui implique toutes les parties prenantes.
Construire une relation fournisseur sur le long terme
Au-delà de la simple transaction, un appel d’offres bien mené reste un élément essentiel pour poser les bases d’une relation fournisseur saine et durable. La contractualisation se fait sur des engagements clairs et déjà connus de tous et ouvre des perspectives en matière d’innovation et de co-construcion de solutions.
Téléchargez gratuitement notre guide S2C pour voir comment vous pouvez automatiser la gestion de vos appels d’offres.
Quels sont les avantages d’un appel d’offres ?
L’appel d’offres pour une entreprise présente de nombreux avantages.
- Elle met en place une concurrence loyale qui stimule l’émulation entre les fournisseurs, la créativité et avec, très souvent, une plus grande qualité des offres et parfois même des prix plus compétitifs.
- La souplesse de la procédure permet à l’entreprise d’adapter le processus à ses contraintes et sélectionner librement les fournisseurs à consulter.
- L’entreprise se donne les moyens d’innover grâce une plus grande diversité des propositions
- Les acheteurs peuvent comparer les garanties, les références et la solidité des prestataires.
Finalement, en structurant la démarche, l’entreprise gagne du temps et de l’efficacité dans la sélection de ses fournisseurs et développe une culture de transparence et de confiance avec ses fournisseurs.
💡Ce qu’il faut retenir :
Les objectifs d’un appel d’offres dépassent la simple recherche du prix le plus bas pour se situer au niveau d’une démarche structurée qui vise à optimiser la performance globale de l’entreprise. L’appel d’offres structuré sécurise les achats et instaure une dynamique créative de progrès avec les partenaires. S’appuyer sur une méthodologie éprouvée, comme celle proposée par Oxalys et ses solutions source-to-contract, permet de transformer l’appel d’offres en véritable levier de compétitivité et d’innovation.
Comment faire un appel d’offres ?
- Définir le besoin
- Présenter l’entreprise
- Sélectionner les fournisseurs à consulter
- Diffuser l’appel d’offre
- Recevoir et analyser les offres
- Négocier et organiser les soutenances
- Sélectionner et contractualiser
La méthodologie, inspirée des bonnes pratiques du secteur, suit généralement 7 étapes :
✔️ Définir le besoin
Première étape non des moindres, il vous falloir identifier précisément le besoin, les objectifs et les contraintes du projet pour lequel vous souhaitez réaliser l’appel d’offres.
Vous devrez rédiger un cahier des charges clair et complet et préciser vos critères de choix. Vous pouvez rédiger un DCE (dossier de consultation des entreprises) qui regroupera les éléments clés de votre appel d’offre. Il peut notamment contenir les pièces suivantes
- Règlement de consultation (RC) qui définit les règles du jeu : conditions de participation, critères de sélection, calendrier, modalités de remise des offres, etc.
- Cahier des charges techniques (CCTP) avec les spécifications techniques, les prestations attendues, les exigences de qualité et de normes, etc.
- Cahier des clauses administratives particulières (CCAP) avec les conditions administratives du marché : les obligations contractuelles, les conditions de règlement, et.
- Acte d’engagement avec lequel l’entreprise candidate s’engage à respecter les termes du marché (prix proposé et ls délais d’exécution)
- Pièces financières : Bordereau de Prix Unitaire (BPU), Détail Quantitatif Estimatif (DQE), Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) etc.
- Planning prévisionnel
✔️ Présenter l’entreprise
Ce point est important pour que vos fournisseurs comprennent meix vos attentes. Vous devez fournir une présentation synthétique de l’entreprise, de ses activités, de ses réalisations et de ses attentes afin de donner du contexte à votre demande.
✔️ Sélectionner les fournisseurs à consulter
Constituer une liste restreinte de prestataires pertinents, selon leur expertise et leur réputation est l’étape suivante. Vous pouvez travailler à partir de votre base ou élargir vos recherches. Si vous avez précédemment effectué un RFI (Request For Information), vous pouvez également vous en servir.
✔️ Diffuser l’appel d’offre
Une fois vos fournisseurs identifiés et le DCE finalisé, vous devez le diffuser. Pour celui plusieurs façons de faire : le portail fournisseurs est particulièrement adapté si vous disposez déjà d’un panel de fournisseurs référencés sur le sujet de l’appel d’offre. Il vous suffit d’inviter vos fournisseurs à soumissionner à l’appel d’offres.
N’oubliez pas de préciser les modalités de réponse et les critères d’évaluation
✔️ Recevoir et analyser les offres
Il vous faudra ensuite collecter les propositions, analyser leur conformité et leur pertinence par rapport aux critères définis. Là encore, un outil digital qui permet le dépôt en ligne des candidatures se révèlera d’une aide précieuse pour gagner du temps et valider la conformité des réponses. Vous pouvez comparer et évaluer les propositions et disposer d’une vue d’ensemble des informations des soumissionnaires.
✔️ Négocier et organiser les soutenances
La phase suivante nécessite généralement d’organiser des soutenances ou des entretiens pour approfondir la compréhension des offres et négocier les conditions avec les fournisseurs que vous aurez sélectionnés en shortlist. Ces points sont importants car la soutenance permet également de mieux connaître vos interlocuteurs et de soulever certains loups que vous n’auriez pas identifié avec un simple dossier. Vous pouvez à ce moment-là intégrer une phase de rest ou de maquettage avec par exemple, la réalisation d’un POC (proof of concept), etc.
✔️ Sélectionner et contractualiser
Pour finir, vous devrez choisir l’offre la plus adaptée, notifier le résultat et formaliser le contrat fournisseur. Il est important de répondre à chacun de vos soumissionnaires.
Modèle d’appel d’offres PDF à télécharger gratuitement ⤵️
Ce modèle vous permet de créer et publier manuellement, vos appels d’offres, pour trouver les fournisseurs appropriés pour vous besoins d’achats. Entrez simplement vos informations, complétez et publiez l’appel d’offre.
Et si vous gagnez du temps avec une solution d’appel d’offres automatisée ?
Avec le logiciel Source-to-Contract Oxalys, effectuez vos demandes de prix auprès de vos fournisseurs, respectez vos procédures de consultation lors d’appels d’offres, choisissez votre partenaire.
Automatisez la création et la gestion de vos appel d’offres avec le logiciel achats Oxalys
La solution Oxalys de gestion des contrats et appel d’offres vous permet de créer très rapidement vos appels d’offres et de traiter également les retours de vos soumissionnaires.
La solution Source to Contract (S2C) Oxalys permet de digitaliser tout le processus de gestion des appels d’offres en centralisant et en automatisant les différentes étapes, pour une efficacité optimale à chaque étape.
Voici comment Oxalys peut vous assister pour créer un appel d’offres étape par étape :
✔️ Collecte et formalisation du besoin
L’acheteur exprime son besoin directement dans la plateforme S2C Oxalys, que ce soit pour un produit, un service ou un projet non référencé. Le logiciel achat Oxalys centralise et structure l’expression de besoin et la transforme en consultation formalisée.
✔️ Sélection des fournisseurs
Avec Oxalys, vous disposez d’une base de données fournisseurs intégrés qui sert de référentiel unique et des outils de recherche avancée, vous identifiez et sélectionnez rapidement les partenaires les plus pertinents selon vos critères (prix, qualité, délais, références, etc.).
✔️ Création et envoi du dossier d’appel d’offres
La solution génère automatiquement le dossier de consultation (DCE) en intégrant tous les documents nécessaires (cahier des charges, bordereaux, clauses contractuelles, etc.) selon vos besoins. Vous choisissez le modèle d’appel d’offres le plus adapté. Il vous suffit ensuite d’envoyer la consultation aux fournisseurs sélectionnés en quelques clics toujours à partir de la plateforme.
✔️ Réception et analyse centralisée des réponses
Une fois que l’appel d’offres est publié, vos fournisseurs peuvent alors déposer leurs offres de façon dématérialisée. Toutes les réponses sont centralisées dans la plateforme. Cela simplifie grandement la comparaison des réponses en matière de prix, conditions, délais, conformité technique, etc. Des outils d’analyse vous assistent à évaluer objectivement chaque proposition. Vous gagnez du temps et de la sérénité !
✔️ Sélection et contractualisation
Après analyse, vous sélectionnez le fournisseur le plus adapté. La contractualisation est réalisée automatiquement grâce à la gestion des contrats et l’intégration des documents dans une contrathèque centralisée. Le suivi des signatures, des échéances et des clauses contractuelles est automatisé et parfaitement tracé.
✅ En résumé, voici ce qui fait la différence avec la solution Oxalys pour vos appels d’offres
| Automatisation et gain de temps sur toutes les étapes du processus d’appel d’offre | Constitution et envoi des dossiers, collecte des réponses, analyse et contractualisation, Réduction des tâches manuelles et les risques d’erreur |
| Centralisation et traçabilité de tous les flux et documents, Collaboration facilitée pour tous | Données, documents et échanges centralisés, Conformité et transparence du processus, Collaboration des équipes achats, des techniciens et des métiers sur une plateforme unique, Accès partagé aux informations et à l’avancement des consultations |
| Standardisation et uniformisation des procédures | Standardisation des processus d’appel d’offres, Utilisation de vos propres modèles, Garantie du respect des procédures internes |
| Pilotage et reporting en temps réel | Suivi en temps réel de l’état d’avancement, Analyses personnalisées et reporting, Prise de décision facilitée, Amélioration continue |
Avec l’offre Source-to-Contract d’Oxalys, oubliez la galère des appels d’offres !
La création d’appels d’offres devient rapide, structurée et collaborative. Vous optimisez votre sourcing, sécurisez vos achats et vous gagnez en efficacité. La conformité et la traçabilité de vos procédures sont garanties.
Passez à l’action et découvrez comment notre solution Source-to-Contract vous accompagne dans la gestion optimale de vos contrats fournisseurs.
Allez plus loin !
