Oxalys accompagne NAOS, acteur international majeur de la cosmétique, dans la mise en œuvre d’une stratégie achat innovante et responsable

Le 17 mai 2021 – NAOS est une entreprise internationale devenue, par ses innovations et son savoir-faire, un acteur majeur du Skincare. NAOS et ses trois marques – BIODERMA, Institut Esthederm et Etat Pur – revendiquent une approche unique : l’écobiologie. Union de la biologie et de l’écologie de la peau, l’écobiologie porte un regard novateur sur le soin de la peau, considérant la peau comme un écosystème en interaction permanente avec son environnement.

Présent dans plus de 100 pays dont 45 filiales, NAOS est une entreprise de 3000 collaborateurs qui a fait le choix d’un site unique de conception et de fabrication, NAOS Les Laboratoires, à Aix-en-Provence. Inspiré par la vie et animé par le coeur, NAOS est constitué en fondation actionnaire dont la raison d’être est de contribuer à la réalisation du potentiel humain.

Pour accompagner la croissance – +13 % en moyenne ces 10 dernières années –, l’entreprise a souhaité rationaliser ses achats et canaliser toutes ses dépenses sous un même système d’information. Une opération à double contrainte, comme l’explique Stéphane FAUSTIN-LEYBACH, directeur des achats de NAOS : « Il fallait à la fois pouvoir paramétrer le logiciel pour qu’il réponde aux besoins métier et l’interfacer avec SAP, puisque nous étions en plein changement de notre ERP. De plus, pour nous, le maître mot était de redonner du pouvoir aux acheteurs. Il était donc indispensable que nos collaborateurs s’approprient ce nouvel outil sans le contourner. Chez NAOS, il n’y a pas de changement sans l’adhésion de tous ! »

Le choix d’Oxalys s’est imposé naturellement, en raison de la flexibilité de la solution proposée et de l’accompagnement sur mesure assuré par les équipes de l’éditeur français.

Un partenariat de proximité avec Oxalys

Avant le déploiement de NAOS Store, si les achats de production étaient toujours gérés directement dans l’ERP, les achats hors production qui mobilisent environ 2000 fournisseurs, reposaient encore essentiellement sur les prescripteurs sans une vraie traçabilité. Une organisation peu compatible avec les enjeux prioritaires de la Politique Achats : assurer la qualité et sécuriser les achats de production ; maitriser les équilibres économiques et apporter de la valeur ajoutée ; manager la relation fournisseurs en pilotant les risques et progrès avec le respect de la conformité réglementaire ; promouvoir les achats responsables et animer le développement durable ; et enfin étendre la couverture des achats par les acheteurs dans NAOS Store.

Des exigences auxquelles répond la solution d’e-Procurement et de SRM baptisée NAOS Store, mise en place début 2017 et qui s’appuie sur la solution Oxalys. Grâce à l’implication des 10 acheteurs chez NAOS et du soutien courant d’Oxalys, l’intégration du portail dédié aux achats indirects a pu être menée à un rythme record, ce alors même que l’entreprise était en pleine migration de l’ERP. Après 6 mois, le taux d’adoption s’élevait déjà à près de 80 %. Un projet exemplaire en tout point, récompensé par le prix OR de l’Innovation des Trophées Décision Achats et CNA 2017.

Le choix d’une solution évolutive

Stéphane FAUSTIN-LEYBACH et son équipe souhaitent une solution de Procurement ergonomique, dont l’utilisation se rapproche au maximum des places de marché BtoC afin d’en faciliter l’adoption par les utilisateurs. L’outil d’Oxalys s’impose par son ergonomie et son adaptabilité. Elle séduit notamment par sa richesse fonctionnelle et les nombreuses options de personnalisations qui permettent de l’adapter aux particularités métier de NAOS. Mais aussi par sa capacité à accompagner la montée en puissance des Achats de ses clients à leur rythme.

Après le déploiement commencé par la brique utilisateurs, NAOS a enrichi sa solution, déployant au fil des années les outils de gestion de la relation fournisseurs d’Oxalys.

La vue fournisseurs à 360° permet désormais aux acheteurs de disposer d’une vision panoramique de l’activité. Ils accèdent également à une information temps réel auprès de plateformes spécialisées : scoring financier, validité des données et documents légaux. L’évaluation fournisseurs contribue à l’implication de l’ensemble des collaborateurs pour assurer le niveau de qualité et de performance des prestations attendues « la voie du client interne comme mesure de la performance des fournisseurs ».

« Avec plus de 2000 fournisseurs référencés, une solution digitale est indispensable. Oxalys nous permet de vérifier la conformité de nos fournisseurs dans le respect des obligations règlementaires liées au Devoir de Vigilance et la Loi Sapin 2. Elle participe également à notre souhait de développer nos fournisseurs historiques, fidèles et en phase avec les valeurs de NAOS », précise Stéphane FAUSTIN-LEYBACH.

Naos Store accompagnera prochainement le développement des implantations du groupe à l’international, avec la capacité d’intégrer facilement les fournisseurs locaux aux processus achats et de mettre les fournisseurs “centraux” à la disposition des équipes locales.

Enfin, les acheteurs ont, avec NAOS Store, les moyens de développer une relation fournisseurs performante et exigeante. Défendant un engagement fort en matière d’achats responsables et à impact environnemental moindre. La stratégie de la direction des achats de NAOS contribue pleinement à l’achat responsable et au développement durable de l’entreprise.

Si la flexibilité de la solution Oxalys a su convaincre les décideurs de NAOS, un autre critère a pesé dans leur choix : la possibilité de choisir entre un modèle SaaS, privilégié par certains éditeurs, et le mode licence, mieux adapté au contexte de forte croissance du groupe de cosmétique.

Un accompagnement de bout en bout

Aujourd’hui, le bilan est largement positif. Grâce au portail NAOS Store, les utilisateurs ont gagné en autonomie et en efficacité. Les circuits de validation sont aujourd’hui plus rapides, plus simples et plus sécurisés, les processus d’achats fluidifiés et sécurisés, jusque sur les smartphones.

Ce résultat doit beaucoup à l’implication de tous pour favoriser l’adoption de la solution par les collaborateurs. Stéphane FAUSTIN-LEYBACH estime que « les équipes Oxalys se sont révélées précieuses ». Celles-ci sont intervenues en soutien des ressources internes, déjà largement mobilisées par le déploiement du nouvel ERP. « Dans un contexte tendu, marqué par des délais très serrés, nous avons pu compter sur le directeur de projet Oxalys qui a été un facilitateur et qui a souvent été au-delà de son rôle. »

Une fois la solution en place, l’adaptation s’est révélée très rapide pour les utilisateurs en raison de la simplicité de la plate-forme Oxalys. Avec une organisation et une ergonomie proche de celle d’un site e-commerce, NAOS Store apparaît d’emblée familier. Les tâches s’en trouvent optimisées, tout se déroulant dans l’interface du portail, du choix des produits à la validation par les services financiers, jusqu’à l’envoi de la commande aux fournisseurs. Un vrai gain de productivité pour l’entreprise, mais aussi plus de confort de travail pour les collaborateurs grâce à des processus mieux cadrés et des tâches administratives allégées et tracées.

Un autre point a grandement aidé à l’appropriation en interne de la solution développée en partenariat avec Oxalys : les opérations de sensibilisation opérées en amont auprès des utilisateurs et leur implication dans la phase cruciale de paramétrage. Des ateliers ont été mis en place avec des experts métier afin de définir un fonctionnement qui soit au plus près des attentes des opérationnels et des acheteurs. Des formations pratiques ont été par ailleurs organisées de façon à ce que chacun puisse découvrir et manipuler le logiciel avant qu’il n’entre en service. Une communication régulière, empreinte de pédagogie et ponctuée de newsletters vidéo régulières, à la fois pédagogiques et ludiques afin de préparer la transition du projet. Résultat, au moment du lancement, tout le monde était formé et bien décidé à exploiter NAOS Store. D’autant plus que le nom même du portail a été choisi par les utilisateurs au cours d’une consultation interne !