L’e-facture, ou facture électronique est devenue une composante incontournable de la digitalisation des processus financiers. A la fois parce qu’elle va devenir obligatoire d’ici un an sur le territoire français mais aussi pour tous les bienfaits qu’elle apporte à votre gestion des factures fournisseurs dans toutes les phases de la digitalisation du processus achat ! Découvrez le principe de fonctionnement et tous les bienfaits de la facture électronique dans cet article.  

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Les 4 points clés pour comprendre l’e-facture : 

• Dématérialisation totale : l’e-facture n’est pas une simple numérisation d’une facture papier, mais un document natif numérique, généré et traité électroniquement de bout en bout. 
• Valeur légale : elle a la même valeur juridique et fiscale qu’une facture papier, à condition de respecter les exigences réglementaires (norme EN 16931, formats structurés type Factur-X, UBL, CII, etc.). 
• Transmission automatisée : l’e-facture doit avoir un format structuré et circule via des plateformes ou solutions logicielles interconnectées, permettant l’automatisation du rapprochement, de la validation et de l’intégration comptable. 
• Archivage sécurisé : elle doit être conservée dans des conditions garantissant son intégrité et son accessibilité pendant la durée légale. 

Les différents formats d’e-facture

Il existe plusieurs formats de factures électroniques. Tous ne se valent pas car certains ne sont pas conformes à la nouvelle législation française qui entrera en vigueur en 206. 

• PDF simple : facture au format historique, facile à lire mais non structuré ; il n’est plus suffisant pour la conformité à la réforme française. 
• Factur-X : facture au format hybride combinant un fichier PDF/A-3 (lisible pour l’humain) et un fichier XML embarqué (données structurées pour la machine) et répondant à la norme européenne EN16931. 
• EDI : facture au format structuré, utilisé historiquement par les grandes entreprises, mais peu accessible aux TPE/PME et nécessitant des investissements techniques importants. 
• XML pur (UBL, CII, etc.) : facture au format structuré conforme aux standards européens, mais difficilement lisible sans outil métier et peu convivial pour l’utilisateur final. 

Réforme e-facture : que dit la loi pour 2026 ?

Obligations légales e-facturation

La réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur en septembre 2026 pour sa première phase implique 4 nouvelles obligations réglementaires : 

1. La réception des factures électroniques (e-facture) 
2. L’émission des factures électroniques (e-facture) 
3. L’e-reporting de transaction
4. L’e-reporting de paiement

Pour rappel le calendrier est le suivant : 

• Conformité e-invoicing

Le format Factur-X est un des 3 formats retenus pour être conforme à la RFE (Réforme de la Facturation Électronique). C’est le format le plus courant en matière de dématérialisation des factures. Il est conforme à la future règlementation et parfaitement adapté pour l’automatisation du cycle P2P (procure-to-pay) et l’archivage électronique des factures. 

• E-facture et Chorus Pro : quel rapport ?

Chorus Pro est une plateforme nationale de facturation électronique dédiée aux factures fournisseurs du service public, mise en place par l’État français pour la gestion des factures entre fournisseurs et le secteur public depuis 2017.

Elle est au cœur de l’automatisation des factures fournisseurs à destination des administrations, collectivités et établissements publics. 

La plateforme permet le dépôt, la transmission et la réception des factures, effectue des contrôles automatiques de conformité et sécurise les échanges. 

Une fois la facture déposée, elle est transmise à l’entité publique destinataire qui la reçoit, la vérifie et la valide ou la rejette.  

La dématérialisation via Chorus Pro permet de supprimer les envois papier, d’accélérer le traitement et de réduire les erreurs. 

L’e-facture est essentielle pour pouvoir utiliser ce portail.  

PME, ETI et grandes entreprises, pourquoi adopter l’e-facture pour vous et vos fournisseurs ?

 Adopter, dès maintenant, une solution e-facture, sans attendre la mise en place de la nouvelle réforme (RFE), va vous permettre de constater des améliorations 100% gagnantes et immédiates sur les sujets suivants :   

Réduction des coûts de traitement

La réduction des coûts administratifs est généralement le gain le plus significatif de la mise ne place d’une dématérialisation des factures. En effet, il est généralement admis que le traitement des factures entrantes représente 14 € et 20 € par facture et que le passage à une facture dématérialisée réduit ce coût de moitié (6 à 7€). 

Amélioration des délais de paiement

Vous réduisez vos délais de paiements car le workflow facture est totalement maitrisé. Avec la dématérialisation des factures, l’automatisation des rapprochements et la fin de la ressaisie fluidifie les processus et réduit les temps de traitements. Vos fournisseurs sont payés plus vite et vous renforcez vos relations pour construire des partenariats durables.  

Conformité réglementaire et archivage sécurisé

Question archivage et conformité vous êtes bien servis avec l’e-facture. En effet, la dématérialisation des factures fournisseurs au format Factur-X par exemple permet non seulement d’automatiser les traitements et d’archiver de façon optimale vos documents commerciaux mais aussi d’être déjà prêts pour la RFE (sur le volet e-invoicing).  

Allez plus loin en découvrant comment anticiper votre transition vers la reforme de la facturation électronique 2026 ⤵️

E-facture : comment fonctionne la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Quelles sont les étapes clés d’un processus de facturation des fournisseurs ? 

La réception des e-factures : traitement automatisé côté client

Capture, lecture et validation automatique

Son enregistrement qui passe par une saisie et une intégration dans le système comptable de l’entreprise et/ou la solution achats afin d’assurer la traçabilité, la gestion des flux financiers et garantir le traitement. Cela peut être automatisé avec des systèmes de reconnaissance des caractères qui détectent les informations non structurées pour les transformer en informations structurées et lisibles par la solution e-achats.

Intégration au système comptable / ERP

Le contrôle et la validation incluent la vérification de la conformité de la facture (mentions obligatoires, conformité avec les engagements et le bon de commande, etc..). Pour cela le rapprochement avec le bon de commande ou le bon de livraison (selon le processus) est automatisé, pour valider avant l’intégration dans la solution e-achats ou l’intégration dans l’ERP de l’e-facture.

Workflow et circuits de validation

L’approbation est une phase importante qui est simplifiée en cas de dématérialisation.  L’e-facture est soumise à validation auprès des personnes définies selon vos règle sous des seuils. La plupart du temps le workflow facture fournisseurs est assez précis et tracé.

La mise en paiement, une fois que tout est validé sur la facture va enclencher la programmation du règlement selon les conditions négociées.

L’émission des e-factures : dématérialisation côté fournisseur

Création de factures électroniques (PDF, XML, Factur-X)

Du côté du fournisseur, la facture électronique devra être émise, idéalement avec un format structuré plutôt qu’un format PDF. Ces factures sont émises et générées par votre outil de facturation (ERP, gestion commerciale, logiciel de caisse, etc.). 

Envoi via plateforme ou API (ex. Chorus Pro)

Actuellement, vous pouvez transmettre les factures de plusieurs manières selon le format :

• Par mail si vos factures sont au format PDF (attention ce ne sera plus conforme aux yeux de l’État français au regard de la RFE) 
• Via des API comme pour Chorus Pro (format structuré)  
• A terme via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) lorsque de l’obligation de facturation électronique aura été mise en place (format structuré). 

Suivi de la réception et des statuts de traitement

Après réception, le fournisseur reçoit des éléments de suivi afin de connaitre le statut de traitement de sa facture et si elle est conforme ou rejetée.  

L’e-facture facilite les communications et fournit les informations pertinentes aux bonnes personnes de façon fluide et automatisée. 

Garantie de traçabilité et signature électronique

La gestion électronique des factures fournisseurs garantit la traçabilité de toutes les transactions. Pour les deux parties. C’est piste d’audit fiable et entièrement documentée qui garantit la conformité fiscale des factures pour le client comme pour le fournisseur.

Comment choisir votre solution de dématérialisation de factures / E-facture ?

E-facture : quelles fonctionnalités pour choisir votre outil ? 

• Acquisition et intégration des factures : Import automatique de factures (PDF, Factur-X, EDI, scan, e-mail), lecture automatique des données (LAD/RAD, intégration native avec les ERP et logiciels comptables pour réduire la ressaisie et augmenter la fiabilité des données. 
• Rapprochement et contrôle automatique des factures avec les commandes et les réceptions, gestion des écarts (prix, quantités, TVA) avec alertes et workflow de validation dédié, contrôle budgétaire temps réel, suivi des engagements financiers. 
• Workflow de validation : circuits de validation paramétrables selon les montants, familles d’achats ou services concernés, approbation multi-niveaux et gestion des délégations (temporaires ou permanentes), suivi visuel, notifications automatiques, etc. 
• Gestion des litiges et des exceptions : traitement assisté des litiges (factures incomplètes, non-conformités, etc.), historisation des échanges et des actions pour une traçabilité complète 
• Archivage électronique et conformité : archivage légal des factures électroniques dans le respect des exigences françaises, gestion des pièces jointes et des justificatifs  
• Reporting et pilotage temps réel : tableaux de bord achat et indicateurs de performance (KPI achats), fonctions d’analyse décisionnelle  
• Expérience utilisateur et mobilité : interface intuitive, accès mobile, portail fournisseurs 
• Agilité et évolutivité : haut niveau de paramétrage pour une meilleure adaptation aux spécificités de l’organisation (multi-sociétés, multisites, multi-langues), solution modulaire 
• Sécurité et traçabilité des transactions et des accès 
• Conformité réglementaire : prise en charge des formats légaux (Factur-X, UBL, CII), mise à jour automatique pour suivre l’évolution de la réglementation française et européenne sur la facture électronique .

Quelles sont les bénéfices de l’e-facture pour les services achats et financiers ?

Tout d’abord vous allez réduire le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée du temps. Lors de la réception des factures, vos processus seront plus simples et automatisés avec mins d’interventions humaines 

De plus, la dématérialisation des factures est un point clé pour réduire les erreurs. Beaucoup moins de saisie à réaliser et des workflows plus fluides et plus fiables. 

Vous renforcez vos relations avec vos fournisseurs en leur permettant plus de transparence et en réduisant les délais de paiement. 

Traçabilité et suivi des paiements

Le suivi en temps réel est un vrai plus pour les équipes Achats :  

• Statuts des factures accessibles à tout moment,  
• Suivi précis du processus, 
• Meilleure gestion des relances et des paiements. 

L’archivage est automatisé et sécurisé car les documents sont conservés électroniquement selon les normes légales. 

De plus, les solutions de dématérialisation facilitent le respect des obligations réglementaires présentes et à venir (facture électronique conforme, mentions obligatoires, conservation). 

Meilleure relation fournisseur

Avec des délais de paiement raccourcis, vous avez l’assurance que vos fournisseurs sont payés plus rapidement et cela change tout ! 

Vous devriez constater rapidement une grande amélioration de la relation et la confiance et une communication facilitée grâce à des portails fournisseurs et une meilleure visibilité sur l’état des factures. 

Auditabilité et transparence

Tout est tracé, suivi et historisé. Vous disposez de pistes d’audit fiables et tracés. 

Gain de temps et efficacité dans le processus de facturation

Les traitements sont accélérés grâce à l’automatisation de la saisie, du rapprochement, de la validation et de l’archivage des factures. 

La validation, le paiement et la gestion des litiges sont plus rapides, ce qui améliore la trésorerie et la satisfaction des fournisseurs et l’automatisation diminue les risques d’erreurs de saisie et les litiges. 

Découvrez Oxalys, votre solution de factures dématérialisées – e-facture clé en main

Gagnez en rapidité et en fiabilité dans le traitement des factures fournisseurs

Grâce à ses fonctionnalités avancées, Oxalys automatise le rapprochement entre les factures reçues et les bons de commande ou les réceptions. Vous accédez facilement à tous les documents d’achat associés, et bénéficiez d’un processus de validation 100 % digitalisé, y compris en cas d’écarts détectés. 

Pilotez précisément vos engagements fournisseurs

Les engagements financiers sont clairement identifiés. Vous pouvez suivre en temps réel vos FNP (factures non parvenues) et vos CCA (charges constatées d’avance), pour une comptabilité d’engagements plus rigoureuse. 

Dématérialisez en toute simplicité

Au cœur de votre système, Oxalys assure l’interface avec votre chaîne de dématérialisation ou votre GED. Les informations des factures sont automatiquement extraites, comparées aux données de commande et de réception.

💡Résultat : vous ne traitez que les écarts. Le reste est automatisé.