Pourquoi et comment digitaliser les achats publics pour les entreprises du secteur public ?

Les Achats publics sont revenus au centre des discussions au regard des nouvelles contraintes budgétaires imposées à l’État. La fonction Achats a gagné ses lettres de noblesse depuis quelques années dans la fonction publique et est passée en première ligne dans le cadre du code de la Commande publique. Elle est devenue essentielle pour relever les défis auxquels les organisations publiques n’échappent pas : achats responsables, optimisation des budgets, justification du retour sur investissement, économies d’échelles, etc.  

Comme dans le secteur privé, la digitalisation des Achats publics se pose comme une approche plus efficace et plus fiable pour atteindre les objectifs Achats des entreprises du secteur public. Oxalys propose des solutions digitales adaptées pour permettre à toutes les parties prenantes de s’inscrire dans une approche plus large et plus collaborative pour gagner en efficacité sur les dépenses publiques. 

Achats publics : Définition, cadre juridique et enjeux

Définition des achats publics 

Les achats publics désignent l’ensemble des achats (biens, services et travaux) réalisés par les acteurs publics :  les services de l’État, les collectivités territoriales, leurs établissements publics, les organismes de droit public, les sociétés d’économie mixte et les organismes de sécurité sociale. Le but des achats publics est de répondre aux besoins exprimés en matière de travaux, fournitures et services, et aux besoins des usagers bénéficiaires de l’action publique ou des politiques associées.  

Les achats publics doivent répondre aux besoins d’intérêt général associés. 

Les achats publics sont formalisés par des contrats, des marchés et/ou conventions qui sont passés avec des opérateurs économiques, publics ou privés et qui sont encadrés par des règles très spécifiques en France visant à garantir : 

• La transparence,  
• L’égalité d’accès à la commande publique,  
• La bonne utilisation des fonds publics 
• La concurrence entre fournisseurs. 

Règles spécifiques applicables aux achats publics en France

Les achats publics sont encadrés par un ensemble de règles strictes qui s’appuient sur les principaux suivants : 

• La liberté d’accès à la commande publique qui permet à chaque entreprise d’accéder aux marchés publics, 
• L’égalité de traitement des candidats, sans favoritisme, 
• La transparence des procédures qui doivent être claires, documentées et contrôlables 
• La non-discrimination. 

Le texte de référence pour le cadre juridique est le Code de la commande publique (CCP qui regroupe les règles relatives aux contrats de la commande publique (y compris les marchés publics et les concessions) et définit les modalités de passation, d’exécution et de gestion des contrats. Les recours y sont également détaillés. 

Certains textes spécifiques régissent des centrales d’achat comme l’UGAP (Oxalys est référencé dans le programme multi-éditeurs de l’UGAP), en plus du CCP. 

Les procédures sont adaptées au montant et à la nature du marché pour garantir la concurrence et la bonne gestion des deniers publics. 

Les principales procédures sont les suivantes :  

• Procédures adaptées : procédures simplifiées pour des marchés inférieurs à certains seuils (par exemple, 143 000 € HT pour l’État, 221 000 € HT pour les collectivités) et dont le formalisme st allégée. 
• Procédures formalisées : Au-delà de ces seuils, le recours à des procédures encadrées devient obligatoire (appel d’offres, procédure négociée, etc.), avec publication d’un avis d’appel public à la concurrence. 
• Dispense de mise en concurrence : Pour les achats de très faible montant (inférieurs à 40 000 € HT), il n’y a pas d’obligation de publicité ni de mise en concurrence. 

Des contrôles sont effectués pour s’assurer de la bonne efficacité et utilisation des fonds publics et les procédures sont soumises à des contrôles internes et externes. 

Les enjeux des achats publics 

Les achats publics représentent un levier stratégique pour les organisations publiques car ils s’inscrivent dans une dynamique relativement profonde du secteur public avec une politique volontaire de transformation de l’organisation. Ces grands chantiers ont un impact direct sur les achats publics 

Les grandes réformes des achats publics en cours de l’organisation du secteur public (2024-2025) 

Les réformes de l’organisation du secteur public français poursuivent 5 objectifs principaux  

• La transformation et la modernisation de l’action publique  

La politique de transformation publique, pilotée par la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) a la lourde tâche de résoudre l’équation suivante : comment améliorer la qualité, l’accessibilité et l’efficacité des services publics tout en simplifiant les démarches pour les usagers et en rationnalisant les dépenses ? 

Cela passe principalement par la transformation numérique de l’État, la dématérialisation des procédures, et la territorialisation de l’action publique. Plusieurs programmes illustrent cette ambition comme le programme « Services Publics+ » et « France Simplification »  

• Les ressources humaines et l’innovation managériale 

Les leviers sont variés et portent sur la protection sociale complémentaire (PSC) des agents publics,  l’utilisation du télétravail et l’expérimentation de la semaine de 4 jours ainsi que le déploiement de l’intelligence artificielle dans les services publics (agents conversationnels). 

• La maîtrise budgétaire et une meilleure gestion des effectifs 

La loi de finances 2025 prévoit un redressement des comptes publics. Avec un objectif de 40 milliards d’euros d’économies, cela passe par une rationalisation des effectifs et une adaptation des moyens aux besoins réels. 

• La simplification administrative et décentralisation 

La simplification des démarches administratives pour les usagers et les entreprises est déjà en cours depuis plusieurs années afin de réduire la charge administrative et moderniser le cadre de gestion budgétaire et comptable. Cela implique également une meilleure coordination entre l’État et les collectivités et une digitalisation renforcée. 

• Des réformes structurelles et le pilotage par l’impact 

La transformation publique est désormais pilotée par l’impact pour les Français, avec des indicateurs de performance et des baromètres de résultats pour mesurer concrètement l’amélioration des services et réaliser des ajustements. 

Achats publics : Les enjeux des acheteurs publics  

Toutes ces actions ont un impact direct sur la façon de travailler des acheteurs du secteur public qui ont confrontés, comme leurs pairs du secteur privé, à de nouveaux enjeux en vue de s’assurer de la bonne utilisation des fonds publics et de l’optimisation des budgets. 

Au quotidien, ces enjeux se rapprochent de ceux des acheteurs du secteur privé qui font face, eux aussi à des besoins impératifs de : 

• Faciliter et fluidifier la collaboration entre les directions et services impliqués tout au long du processus achats, 
• S’assurer de la traçabilité et du respect des procédures et règles associées au code de la commande publique,  
• Mieux les échéances Marchés et anticiper les renouvellements de commande, 
• Être proactif dans le processus d’intégration des fournisseurs auprès des services et utilisateurs clés,  
• Simplifier le processus d’approvisionnement, 
• Répondre aux problématiques de pénuries, 
• Devenir acteur sur le sujet des achats responsables et les enjeux RSE. 

Processus d’approvisionnement et achats publics : quel rapport ? 

Le processus d’e-procurement et le processus des achats publics sont deux notions complémentaires et indissociables qui permettent la gestion des achats de biens et services dans le secteur public. 

Le secteur public n’échappe aux règles de gestion des processus achats. 

Les achats publics et le processus d’approvisionnement 

Les achats publics permettent à une organisation publique d’acquérir des biens, des services ou des travaux, dans le respect du Code de la commande publique avec plusieurs étapes : 

• L’identification et la définition des besoins 
• Le sourcing et la sélection des fournisseurs (souvent via des appels d’offres) 
• La négociation et la contractualisation 
• Le suivi de l’exécution des contrats 

Le processus d’approvisionnement recouvre la mise en œuvre opérationnelle des achats publics, qui intervient après la contractualisation. Ces étapes pratiques permettent de rendre les biens ou services disponibles pour les bénéficiaires : 

• Passation des commandes auprès des fournisseurs sélectionnés 
• Suivi des livraisons et réception des biens/services 
• Contrôle qualité 
• Gestion des stocks et distribution interne 
• Paiement des fournisseurs 

Le processus d’approvisionnement est une composante de la chaine de valeur des achats publics. L’approvisionnement assure l’exécution opérationnelle et la disponibilité des biens/services nécessaires au bon fonctionnement des services publics. 

Cette logique est très proche de celle qui lie la stratégie achat des entreprises privées et leur cycle d’approvisionnement : 

Achats publics : Le sourcing fournisseurs et la gestion des contrats 

Le sourcing fournisseurs est la première étape du processus d’achat public qui permet d’identifier, d’évaluer et de sélectionner les fournisseurs capables de répondre à un besoin spécifique de l’administration ou de la collectivité.  

Cette démarche est reconnue et elle est encouragée par la réglementation depuis la réforme de la commande publique (entrée en vigueur le 1er avril 2016). Le sourcing nécessite de : 

• Faire une étude de marché pour comprendre l’offre disponible et les tendances et innovations du secteur, 
• Bien cadrer la définition du besoin avec un cahier des charges qui corresponde à ce qui est possible sur le marché, 
• S’assurer de créer une émulation de la concurrence en informant un maximum de prestataires susceptibles de fournir le service ou le bien, 
• Collecter des avis, anticiper les risques pour éviter une procédure infructueuse et sécuriser la future transaction. 

Le sourcing peut se faire de différentes façons, comme pour les achats du secteur privé :  rencontres, RFI (request for information), benchmarks, bases de données spécialisées, etc.  

Il faut veiller à la traçabilité des échanges et au respect des principes de la commande publique. 

La gestion des contrats intervient après cette étape et la signature du marché public, avec les points d’attention suivants :  

• La rédaction et la négociation des termes contractuels,  
• Le suivi de l’exécution des contrats incluant contrôle de la conformité des prestations, respect des délais, évaluation de la performance fournisseur. 
• La gestion des risques et la résolution des éventuels litiges. 
• La clôture ou le renouvellement des contrats. 

Il s’agit là d’optimiser la valeur des achats publics mais aussi de sécuriser les relations avec les fournisseurs pour éviter les défaillances (qui peuvent avoir des conséquences importantes sur le service délivré aux usagers) et de garantir la conformité avec la loi.  

L’utilisation d’outils digitaux comme les plateformes SRM, la signature électronique et une GED facilite, l’automatisation et la traçabilité de l’ensemble des processus et de documents de cette étape. 

Achats publics : Le processus d’approvisionnement et processus de facturation

Le processus d’approvisionnement et le processus de facturation dans les achats publics est structuré, réglementé et de plus en plus digitalisé. Il est essentiel car il est le garant de la bonne utilisation des fonds publics et de la conformité réglementaire. 

Le processus d’approvisionnement comprend plusieurs étapes clés : 

Les bénéfices concrets de la digitalisation pour les achats publics 

Achats publics : Comment réussir à digitaliser efficacement le processus achats ? 

La réussite d’un projet de digitalisation des achats publics repose sur une démarche structurée et adaptée à la maturité et aux spécificités de chaque organisation.  

Le processus achat pour les Achats Publics sera d’autant efficace qu’il sera digitalisé car sa simplification passe forcément par une dématérialisation des processus. 

Des solutions logicielles telles que les logiciels Source to Pay (qui couvrent le processus du sourcing jusqu’au paiement) ou de Procure to pay (qui couvrent le processus d’approvisionnement jusqu’au paiement) sont un apport essentiel pour la réussite de la digitalisation de votre processus Achats.  

Voici un récapitulatif des avantages de la digitalisation des achats publics : 

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• Vous appuyer sur des solutions numériques personnalisées, simples et innovantes  
• Accompagner les organisations publiques à l’optimisation de leurs performances achats  
• Contrôler le processus dans son intégralité, de l’expression du besoin jusqu’à l’exécution du marché  
• Impliquer toutes les parties prenantes dans le projet et renforcer la collaboration entre les différents services  
• Fluidifier les échanges, la communication et la prise de décisions.