Indicateurs achats : pourquoi et comment suivre vos performance ?

Vos indicateurs achats sont votre boussole pour vous permettre d’assurer un pilotage Achats au plus juste de vos objectifs et c’est la raison pour laquelle vous devez leur accorder une attention particulière. En effet, non seulement la façon dont vous les choisissez va déterminer votre façon de superviser vos actions mais leur utilisation au sein du reporting Achats va également impacter le suivi de votre mesure performance Achats, que ce soit en temps réel ou sur la durée.

Différence entre la performance achats et la performance fournisseurs

La performance achats mesure la contribution globale de la fonction Achats aux objectifs de l’entreprise (économie, maîtrise des risques, qualité, RSE, continuité d’approvisionnement), alors que la performance fournisseurs mesure la capacité de chaque fournisseur à respecter ses engagements de qualité, coûts, délais et service. 

L’objectif principal de la performance achats est donc de piloter le processus achats de bout en bout pour créer de la valeur pour l’entreprise (économies, sécurisation des flux, alignement stratégique).

L’objectif de la performance fournisseurs est d’évaluer et d’améliorer le niveau de service et la fiabilité de chaque fournisseur individuel ou d’un panel.

La performance achats s’appuie en partie sur la performance fournisseurs  car de bons fournisseurs facilitent l’atteinte des objectifs achats, mais c’est à la fonction Achats de définir les critères, suivre les indicateurs et piloter les plans de progrès. 

Pourquoi mesurer les indicateurs achats ?

Il est important de surveiller les indicateurs achats comme le lait sur le feu si vous voulez piloter la performance plutôt que de subir le processus. Les KPI Achats donnent une vision factuelle de ce qui fonctionne (ou pas) et des actions à mener pour corriger les dysfonctionnements.

Un KPI achats permet notamment de mesurer l’efficacité des processus d’approvisionnement (respect des procédures, délais de traitement, conformité des commandes) et suivre la performance des fournisseurs (qualité livrée, respect des délais, taux de non‑conformité). Par exemple, le « taux de conformité des achats » mesure la part des commandes passées dans le respect du processus défini et permet de détecter les achats hors procédure pour lancer des actions correctives.

Améliorer la performance opérationnelle

Le premier avantage à mesurer les KPI Achats stratégiques est d’identifier précisément les points faibles du processus d’achat (délais trop longs, faible taux de conformité, trop d’achats hors contrat…) et mesurer l’effet des actions engagées (nouveau contrat, digitalisation, changement de processus) et ajuster si nécessaire.

Optimiser les coûts directs et indirects

La mesure de KPI Achats permet de piloter finement les coûts directs et indirects pour décider sur des faits et non au feeling. Cela passe par :

• Suivre des KPI économiques (TCO, économies réalisées, évolution des prix unitaires) pour obtenir une vision globale du coût des biens et services, au-delà du simple prix d’achat,
• Consolider les dépenses par familles, articles et fournisseurs pour identifier les gisements d’économies, les surcoûts logistiques, stockage ou maintenance, et les achats hors contrat,
• Ajuster la stratégie (renégociation, standardisation, mise en concurrence, e‑procurement) grâce aux KPI et optimiser aussi les achats indirects.

Vous pouvez par exemple utiliser les KPI orientés coûts  : coût total d’acquisition (TCO) par famille d’achats, économies réalisées vs budget ou vs année N‑1, taux d’achats couverts par contrat, part d’achats hors processus, etc.

Des KPI de processus – tels que délai moyen de traitement d’une demande à la commande, temps de validation, coût de traitement d’une facture – permettent aussi de mesurer l’efficacité Procure‑to‑Pay de vos processus et d’agir sur les couts indirects. Vous pouvez ciblez les goulets d’étranglement et automatisez pour réduire les erreurs.

Piloter la relation fournisseurs et l’évaluer

Les KPI achats structurent l’évaluation et le suivi des fournisseurs pour réduire la non‑qualité, sécuriser les approvisionnements et objectiver les décisions (accompagnement, maintien, re‑sourcing,etc.).

Ils s’appuient sur des indicateurs de performance opérationnelle (délais, retards, non‑conformités, coûts associés, conformité réglementaire et RSE) et relationnelle (satisfaction interne, qualité des échanges, respect des engagements), ce qui permet de segmenter le panel, de bâtir des plans de progrès et d’améliorer la confiance et l’alignement avec la stratégie de l’entreprise.

Intégrés dans un tableau de bord achats, ces KPI deviennent un outil de pilotage continu, alimenté automatiquement par un SI achats intégré (S2P, SRM, SQM) pour déclencher et suivre les actions d’amélioration en temps réel.

Soutenir les décisions stratégiques achats

En prenant des décisions basées sur des données achats robustes et non sur l’intuition, vous pouvez soutenir les arbitrages budget, les choix de fournisseurs, la priorisation des plans d’actions et anticiper les risques (ruptures, dérives de coûts, baisses de qualité) grâce à un suivi régulier des tendances. Vous décidez mieux et plus vite. Vous partagez un langage commun avec les autres métiers et la direction avec des tableaux de bord standardisés.

Les indicateurs de performance achats à suivre

Voici les principaux indicateurs Achats à suivre, classés par catégorie.

Indicateurs de coûts

L’objectif de ces indicateurs est d’évaluer l’efficacité économique des achats. Ils vous permettent d’assurer le suivi des évolutions et l’optimisations des coûts, des prix et de la marge. 

• Coût total d’acquisition (TCO) par famille, article, fournisseur : c’est un excellent indicateur pour calculer l’ensemble des coûts qui sont associés à l’achat d’un produit ou d’un service durant son utilisation (prix d’achat, frais de livraison, coûts de stockage, frais d’hébergement, maintenance, etc.) 
• Économies réalisées vs budget / vs N‑1, évolution des prix unitaires. 
• Taux de couverture contractuelle, part des dépenses hors contrat / hors processus 
• Évolution des prix unitaires pour une période définie 
• Évolution du portefeuille global portant sur les articles, les fournisseurs, les familles d’achats, etc. 

Indicateurs de qualité

Ces KPI Achats mesurent la qualité des produits/services achetés et la fiabilité des fournisseurs. Vous pouvez ainsi valider que les spécifications définies dans la politique Achats sont bien respectées. 

• Taux de conformité aux spécifications pour identifier la proportion de produits et/ou services qui sont conformes au cahier des charges initial 
• Taux de non‑conformité produits / services, taux de litiges fournisseurs 
• Taux de rotation des stocks sur une période définie 
• Taux de conformité des commandes pour disposer du taux de commandes respectant les spécifications Achats 
• Résultats d’audits fournisseurs, coût de la non‑qualité 

Indicateurs de performance livraison

La mesure des engagements des fournisseurs est pilotée par les KPIs suivants :

• Taux de livraisons à l’heure, délai moyen de livraison 
• Taux de retards > X jours, ponctualité par fournisseur 
• Taux de service (commandes livrées complètes et dans les délais) 
• Taux de respect des délais de livraison pour savoir la proportion de commandes livrées dans les temps  

Ces indicateurs sont essentiels pour s’assurer du respect des engagements temporels par les fournisseurs 

Indicateurs de performance fournisseurs

Outre la performance livraison, vous pouvez également utiliser d’autres indicateurs pour suivre la performance de vos différents fournisseurs et renforcer la collaboration avec eux tout en garantissant leur conformité aux normes RSE. Par exemple, vous pouvez utiliser : 

• Score global fournisseur (qualité, délais, coûts, RSE, risque) 
• Taux de conformité documentaire (légale, réglementaire, RSE) 
• Taux de satisfaction interne par fournisseur, capacité d’innovation. 

Indicateurs de pilotage & stratégie

Vos indicateurs de processus achats tels que la part des dépenses sous contrôle pour évaluer rapidement la part des dépenses d’achat gérées par les Achats (ou non), le taux de conformité des achats au regard du respect des procédures d’achat définies, le délai moyen de traitement d’une demande à la commande, le délai de validation, le nombre de commandes par acheteur, facilite la vérification du respect des processus Achats et développent l’amélioration continue.

Comment choisir les bons indicateurs de performance achats ?

Une fois vos indicateurs identifiés, vous devez choisir les indicateurs les plus adaptés à votre stratégie, vos attentes et vos besoins.

Pour choisir les bons indicateurs de performance achats, il faut d’abord les relier à ta stratégie, puis les adapter aux différents types d’achats.

Il reste important de sélectionner et réduire le nombre de vos indicateurs pour éviter de travailler avec tableurs ressemblant à des « usines à gaz ».

Utiliser des critères de sélection clairs

• L’alignement stratégique : partez de vos priorités (réduction des coûts, sécurisation des approvisionnements, qualité, RSE…) et associez 1 à 2 KPI maximum par objectif maximum
• Les données disponibles : ne retenez que les indicateurs pour lesquels vous êtes sûr de disposer de données fiables et vérifiables (ERP, SI achats, compta, SRM) ou qui sont aisément accessibles et collectées sans surcharger de travail vos équipes
• La capacité de mesure fiable : définissez précisément la formule de calcul, le périmètre, les responsabilités de mise à jour et partagez une définition à tous pour éviter les interprétations et les biais de chaque métier
• La fréquence de suivi de vos KPIs : adaptez ensuite la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle) à la nature de vos KPIs. Par exemple, les coûts et délais se mesurent mensuellement là où la satisfaction interne et la RSE se mesurent tous les 3 mois ou tous les ans

Segmenter les KPIs par type d’achats

En pratique, les critères que nous venons de définir s’appliquent à chaque segment ou typologie d’achats. 

• Achats directs (production) 

Mettez le focus sur la continuité d’approvisionnement, la qualité produit, le TCO par famille critique, mais aussi le taux de service fournisseurs stratégiques, le taux de non‑conformité matière, le suivi des livraisons à l’heure, le stock de sécurité / rotation, etc. Vous devez surveiller comme le lait sur le feu, les informations relevant des achats de production. 

• Achats indirects

Vous devez vous concentrer sur la maitrise de l’analyse des dépenses, la conformité au processus et la productivité. Cela peut ainsi passer par la part des dépenses sous contrôle Achats, les taux d’achats hors contrat, les nombre de fournisseurs par catégorie ou encore les coût de traitement d’une commande/facture. 

• Achats de services

Sur cette typologie d’achats, l’attention se porte généralement sur la qualité perçue, le niveau de service, et le résultat obtenu.

Vous pourrez ainsi intégrer dans vos KPI Achats le respect des SLA (délais, disponibilité), le taux de satisfaction interne, le taux de renouvellement des contrats ainsi que le respect du budget par projet ou par mission. 

• Achats d’équipements

Autre catégorie : les équipements (IT, machines, etc.). Dans ce cas, l’acheteur va plutôt s’attacher à surveiller des notions touchant à l’investissement,  le cycle de vie et la fiabilité. 

Il suivra par exemple : le coût total de possession ou TCO (achat + installation + maintenance), le taux de panne / disponibilité, le respect du planning de mise en service, le respect du budget CAPEX, etc.

Comment suivre efficacement vos indicateurs achats ?

Mesurer pour piloter efficacement la performance achats est un facteur clé de succès pour les directions Achats car il ne peut y avoir de réel pilotage sans mesure. Toute démarche de performance achats commence donc par la définition d’une stratégie claire, suivie de l’identification des indicateurs nécessaires pour en assurer le suivi.

Définir objectifs stratégiques alignés avec la Politique Achats

Avant de construire un tableau de bord Achat, commencez par clarifier vos objectifs de la fonction achats. Que cherchez-vous à identifier ? De quelles données avez-vous besoin pour suivre votre stratégie ? Qu’est-ce qui sera vraiment utile au quotidien ?  

Selon le contexte, les priorités peuvent varier : réduction des coûts, amélioration de la qualité de service, respect des délais, renforcement des relations fournisseurs ou encore développement des achats responsables. 

Les indicateurs traduisent ensuite concrètement ces objectifs et doivent être utiles à la décision et directement exploitables. Sinon, vous pouvez les laisser de côté.

Pour garantir leur pertinence, ils doivent respecter les principes SMART :

• Spécifiques : clairement définis et reliés à un objectif précis
• Mesurables : quantifiables pour permettre un suivi objectif
• Atteignables : réalistes et acceptables par les équipes
• Pertinents : cohérents avec la stratégie globale de l’entreprise
• Temporellement définis : inscrits dans un horizon de temps clair

Sélectionner KPI pertinents dans des tableaux de bord structurés

Une fois chaque objectif défini, il s’agit ensuite de les associer à un ou plusieurs indicateurs. L’enjeu n’est pas tant une course au nombre de KPI qu’une sélection d’un nombre limité de KPI réellement utiles, couvrant à la fois les dimensions opérationnelles et stratégiques.

Ces indicateurs doivent être regroupés dans un ou plusieurs tableaux de bord achats, afin de faciliter la lecture, la diffusion et l’appropriation par les parties prenantes. Un bon indicateur est un indicateur lisible et que l’on comprend sans effort ! Il ne se limite pas à afficher des données.

Centraliser les données et construire tableau de bord

La valeur d’un tableau de bord repose sur la qualité des données qu’il exploite mais aussi leur accessibilité. Avoir de la data c’est bien, la retrouver c’est mieux !

Le principal atout d’un tableau de bord Achat est donc de permettre de centraliser, consolider et visualiser les informations issues des différents processus achats. Cette centralisation est un levier clé de performance, notamment pour gagner en visibilité et en traçabilité des dépenses.

L’analyse consiste ensuite à comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés, afin d’identifier les écarts, les tendances et les signaux faibles.

L’usage de représentations visuelles et graphiques (codes couleur, pictogrammes) facilite la détection rapide des anomalies et la lecture quotidienne.

Analyser et interpréter les résultats pour éclairer la décision

Les KPI n’ont de valeur que s’ils sont interprétés. L’analyse des résultats permet d’évaluer la performance réelle de la politique achats et de mettre en évidence les axes d’amélioration prioritaires. C’est à ce stade que le pilotage devient stratégique : il ne s’agit plus de constater, mais de comprendre… et décider ! 

Suivre et ajuster les plans d’actions achats

Transformer les insights en plan d’action est la dernière tâche à accomplir pour réellement passer de l’analyse aux actions concrètes.

Les enseignements issus des KPI doivent déboucher sur :

• des actions correctives (corriger un écart)
• des actions préventives (anticiper un risque)
• des démarches d’amélioration continue

C’est cette capacité à boucler la boucle de l’amélioration continue – Plan Do Check Act – qui donne tout leur sens aux indicateurs Achats.

Les outils pour suivre et mesurer la performance achats ?

Beaucoup d’organisations pensent encore que le sujet des KPI est un sujet de reporting. En réalité, c’est un sujet de gouvernance et cela mérite de se poser les bonnes questions : votre dispositif de pilotage achats sert-il principalement à rendre des comptes… ou à orienter réellement les décisions ? Quels KPI sont en mesure de challenger vos pratiques actuelles plutôt que simplement les confirmer ?

Les principales familles d’outils utilisées pour générer et suivre des KPI sont au nombre de 3 :

• Les tableurs (Excel / Google Sheets) : indissociables de l’analyse de données, les tableurs occupent encore une part très importante dans les outils utilisés pour piloter les KPI Achats. Si leur approche pratique et flexible est appréciée, il ne faut pas occulter le fait que les tableurs présentent tout de même de nombreux limites : leur partage et leur aspect collaboratif restent discutables, l’automatisation reste complexe et les données sont rarement faciles à consolider en temps réel. Les risques d’erreurs reste important et la ressaisie une tâche encore trop chronophage. 
• La BI / reporting avancé : elle apporte une vision consolidée, centralisée et fiable des données achats (dépenses, fournisseurs, contrats) permettant une lecture globale et cohérente de la performance. Le pilotage peut se faire en temps réel et les utilisateurs peuvent aisément croiser les données. Attention tout de même à la qualité des données, à la surproduction de KPI inutiles avec le risque de diluer la prise de décision et à la complexité de mise en œuvre. En outre, certains enjeux achats (relation fournisseur, innovation, risques qualitatifs) sont difficilement mesurables et peuvent être sous-estimés dans un outil non dédié à la fonction. 
• Les Solutions SRM / Pilotage Achats intégrées : l’utilisation d’un SRM (Supplier Relationship Management) permet de structurer et d’enrichir le pilotage des indicateurs achats en intégrant directement la dimension fournisseur. Contrairement à une approche purement transactionnelle, le SRM centralise des données qualitatives et quantitatives (qualité, délais, conformité, innovation, RSE) sur l’ensemble du cycle de vie fournisseur, ce qui permet une évaluation plus fine et continue de la performance. Il facilite également la mise en place de plans de progrès et le suivi des engagements, contribuant ainsi à une amélioration durable de la performance achats et à une meilleure maîtrise des risques.

Pourquoi un logiciel d’achat intégré facilite le pilotage des indicateurs achats ? 

Un logiciel d’achat intégré facilite le pilotage des indicateurs achats parce qu’il transforme vos données dispersées en informations fiables, à jour et directement exploitables dans des tableaux de bord et rapports dédiée à la fonction Achats. 

Voici les 5 points forts d’un logiciel achat pour le reporting achats : 

• La centralisation des données Achats: toutes les demandes, commandes, réceptions, factures et fiches fournisseurs sont regroupées dans un même référentiel. Cela évite les doubles saisies, réduit les erreurs et garantit une base unique pour calculer les KPI (dépenses, délais, conformité, performance fournisseurs…). Tout est au même endroit et sécurisé. 
• Les tableaux de bord automatisés : le logiciel d’achat alimente et génère des tableaux de bord achats dynamiques à partir des flux réels (P2P, SRM, contrats…), qui ne nécessite aucun retraitement manuel sous Excel. Vos KPI sont mis à jour automatiquement, avec des vues par catégorie, fournisseur, site ou acheteur. Cela simplifie amplement le suivi des plans d’action et des objectifs.
• La gestion des alarmes et des seuils : des seuils peuvent aisément être paramétrés sur les indicateurs clés : dérive des dépenses, taux de non‑conformité, retards de livraison, dépassement de budget, etc. Votre système déclenche des alertes (notifications, rapports d’exception) qui permettent aux acheteurs d’intervenir avant que les écarts ne deviennent critiques.
• Le reporting en temps réel : les données étant synchronisées en continu, les responsables achats et finance disposent d’un reporting en temps réel sur les engagements, les dépenses et les performances fournisseurs. Ils peuvent filtrer, explorer le détail des lignes de commande et générer des rapports sur‑mesure (PDF, Excel, BI) en quelques clics.
• Une visibilité transverse achats‑fournisseurs : en effet, la plateforme offre une vue 360° sur les fournisseurs : contrats, évaluations, incidents qualité, indicateurs logistiques et financiers au même endroit. Cette visibilité partagée (portail fournisseur, scorecards, tableaux de bord) renforce la collaboration et permet de piloter la performance et les risques sur toute la chaîne achats‑fournisseurs.

Oxalys : la solution de pilotage achats pour analyser vos indicateurs achats

Notre solution de pilotage des achats Oxalys centralise les données du processus procure‑to‑pay et des fournisseurs pour offrir une vision claire, dynamique et actionnable de vos indicateurs achats. Grâce à son approche collaborative et intuitive vous disposez de nombreuses fonctionnalités qui boostent votre efficacité quotidienne et vous aide à mesurer votre performance achats et nos KPI.

Suivi automatisé des KPI achats

Oxalys collecte automatiquement les données achats issues des demandes, commandes, réceptions, factures et évaluations fournisseurs, puis les consolide dans un infocentre. Vos KPI achats (économies, taux de couverture, conformité, délais, qualité, RSE…) sont mis à jour en temps réel sans retraitement manuel, ce qui fiabilise le suivi et réduit le temps passé au reporting. 

Tableaux de bord personnalisés

Votre tableau de bord achat Oxalys permet de créer des vues sur mesure par direction, catégorie, site ou acheteur, avec indicateurs, filtres et graphiques adaptés à chaque périmètre. Chaque utilisateur accède uniquement aux KPI dont il a besoin, dans une interface simple qui facilite la lecture des tendances et la préparation des comités. Vous paramétrez vos dashboards selon vos besoins et conservez la confidentialité indispensable à la bonne marche de votre service. 

Analyse performance par catégorie et fournisseurs

Besoin de connaître votre performance fournisseurs  ? Rien de plus simple avec la solution Oxalys qui offre des analyses détaillées par familles d’achats, projets et fournisseurs, pour suivre coûts, niveau de service, qualité, délais et conformité contractuelle. Vous identifiez rapidement les catégories qui performent moins bien, les fournisseurs à risques ou les meilleurs partenaires, et disposez d’éléments factuels pour renégocier ou consolider vos panels. 

Simulation et plan d’actions achats

Dernier plus de la solution, elle intègre des fonctions de simulation budgétaire et de scénarios (évolution des volumes, modifications de prix, changement de fournisseurs) pour mesurer l’impact potentiel sur vos KPI avant de décider. Vous pouvez ensuite structurer des plans d’actions achats, affecter des tâches aux équipes, suivre l’avancement et mesurer les gains obtenus directement dans les tableaux de bord.