Dans plan d’action achat il y a plan et il y a action. Cet outil est un indispensable pour mener à bien une stratégie achats digne de ce nom. Identification des actions prioritaires, gestion budgétaire optimisée, KPI achats… Le plan d’action achat coche toutes les cases du meilleur assistant d’un responsable achats ou directeur achats qui souhaite déployer une feuille de route achats ambitieuse et réaliste. Comment mettre en place et suivre un plan d’action achat ? Découvrez la réponse d’Oxalys.

Ce document, particulièrement structurant, définit, organise et planifie l’ensemble des actions à mener pour atteindre les objectifs stratégiques, opérationnels et de performance d’une fonction achats. 

Il sert à organiser, planifier et piloter la démarche achats de façon rigoureuse en listant : 

• Les actions prioritaires à mener : tâches et opérations ou projets à réaliser pour atteindre le but visé. 
• L’organisation des ressources : qui fait quoi, avec quels moyens (humains, financiers, matériels) ? 
• La planification Achats: échéancier, calendrier, deadlines, priorisation des étapes 
• Les indicateurs de suivi Achats pour vérifier l’atteinte des objectifs achats 
• Le suivi et le pilotage opérationnel : contrôle de l’avancement, anticipation des risques, actions correctives achats, etc. 

Pourquoi mettre en place un plan d’action achat ?

Les objectifs principaux du plan d’action achat sont les suivants  : 

 Alignement stratégique

Le plan d’action achat permet de donner un vrai cap stratégique à la fonction Achats en alignant les pratiques et les décisions de la fonction Achats avec la stratégie de l’organisation. Grâce à lui, le responsable Achats s’assure de l’efficacité des processus achats. Il contrôle aisément que chaque action – négociations, choix fournisseurs, gestion de contrats, etc. – contribue directement aux objectifs de croissance, rentabilité et compétitivité de l’entreprise. 

Optimisation des ressources

Grâce à une meilleure organisation et à un suivi structuré, le plan d’action achat favorise la réduction des coûts, l’amélioration des délais et l’élévation de la qualité des prestations. Il permet également de rationaliser l’utilisation des ressources internes et de concentrer les efforts sur les actions à forte valeur ajoutée pour atteindre les objectifs achats. 

Suivi des performances et des processus achats

Un plan d’action achat définit les étapes clés du processus, depuis l’expression du besoin jusqu’au suivi de la performance. En instaurant des méthodes claires et en intégrant l’amélioration continue, il garantit plus de rigueur et d’efficacité opérationnelle pour tous.  

Il repose sur le suivi d’indicateurs de performance (KPI) qui mesurent les résultats obtenus, identifient les axes d’amélioration et facilitent l’ajustement des actions en temps réel pour garantir une performance durable. 

Meilleure collaboration entre les parties prenantes

La mise en place d’un plan d’action achat implique l’ensemble des parties prenantes – services internes, fournisseurs et partenaires. En favorisant le dialogue et la transparence autour d’une document formalisé et partagé, il contribue à fluidifier les relations fournisseurs et à construire des partenariats plus solides. 

Renforcement des politiques d’achats responsable

Aujourd’hui, un plan d’action achat ne se limite plus aux aspects financiers et prend aussi en compte les enjeux sociaux, environnementaux et sociétaux. En intégrant des critères RSE et en ouvrant la porte aux PME/TPE, il peut devenir un vrai levier d’innovation et d’éco-responsabilité. 

Comment construire un plan d’achat efficace ?

Pour construire votre plan d’action achat, vous devez intégrer une organisation méthodique, une digitalisation intelligente et une forte mobilisation des parties prenantes. Voici les étapes recommandées, issues de notre expérience et des meilleures pratiques de nos clients pour garantir le succès de votre démarche. 

Définir les objectifs prioritaires, le périmètre et les besoins

Identifiez précisément vos besoins, enjeux, volumes et contraintes : qui sont vos utilisateurs, quels sont les objectifs à atteindre, quelle est la maturité des processus achats dans votre entreprise ? 

🧐 Autre point clé : formalisez les ambitions – économies, conformité, performance fournisseur, gestion des risques, pilotage budgétaire, amélioration continue – et le périmètre (secteurs, catégories d’achat). 

Identifier les leviers d’actions

Surtout, posez-vous les bonnes questions :

• Quels processus peuvent déjà être digitalisés  ?
• Disposez-vous d’un sponsor interne  ? 
• Quels sont les bénéfices attendus pour vos équipes  ? 

Bref quels sont vos leviers d’actions réels et réalistes  ? 

Optez pour une solution achat adaptée à l’organisation, à la taille, et aux besoins métiers, en veillant à l’interfaçage et à la prise en main par tous et qui vous permettra de manager plus facilement votre plan d’action achat. 

Structurer les actions par catégorie

Cartographiez en priorité vos processus achats existants et repérez les zones à améliorer ou automatiser (demande, commande, validation, facturation, suivi). Classez-les ensuite par catégorie. 

Fixer des échéances et indicateurs

Vos indicateurs de performance achats (livraison, délais, satisfaction, gains, taux d’adoption) sont essentiels pour gérer votre plan d’action achat. En effet, le pilotage du plan d’action passe par la mesure de l’atteinte des objectifs sur un temps donné et des indicateurs tangibles (et non une simple intuition). 

Mobiliser les équipes

La désignation d’un sponsor, d’un chef de projet et d’une équipe dédiée (sources métier + expert IT si vous digitalisez votre plan d’action achat) sont des points essentiels pour garantir la réussite du projet. 

Vous devez impliquer toutes les parties prenantes – acheteurs, services supports, utilisateurs finaux, fournisseurs – et ne pas hésiter à miser sur la formation, l’accompagnement au changement, et , bien sûr, l’adhésion en continu. 

Déployer le plan d’action achat

Il s’agit ensuite de passer aux choses plus concrètes. Vous allez donc prioriser les actions selon la maturité de la fonction achats : structuration, optimisation, pilotage, innovation. 

Fixez des jalons, répartissez tâches et rôles, assurez la traçabilité et la responsabilité et en négligez pas la centralisation de l’information au travers de catalogues, des contrats fournisseurs, des KPI, du reporting achats, entre autres. Activez la digitalisation progressive des modules et des fonctionnalités utiles si vous optez pour cette approche fonctionnelle et opérationnelle. 

Suivre, piloter et gérer l’amélioration continue

Vous pouvez vous appuyer sur vos tableaux de bord, outils d’analyses dynamiques et reporting automatisé pour assurer le suivi de votre plan et mesurer les résultats (gains, délais, satisfaction, conformité). 

✅ Conclusion : Bonnes pratiques pour un plan d’action achat performant :

• Personnaliser la solution et vos outils à votre contexte et vos objectifs
• Mobiliser un sponsor et animer la transformation avec leadership
• Faciliter l’adoption par simple ergonomie et accompagnement au changement
• Centraliser et automatiser pour fiabiliser la traçabilité et les prises de décision
• Assurer une gestion collaborative entre équipes internes et fournisseurs

Comment suivre et évaluer le plan d’action achat ?

Suivre et faire évoluer votre plan d’action achat est la clé du succès. En effet, sans suivi, votre plan perd beaucoup de sa valeur. Vous devez vous appuyer sur le pilotage continu, la mesure des résultats et une démarche d’amélioration constante pour atteindre vos objectifs stratégiques et opérationnels : 

Indicateurs de pilotage Achats

La mise en place des outils de suivi et de pilotage est la première étape du suivi. Pour cela :  

• Utilisez des tableaux de bord dynamiques, des rapports automatisés et des indicateurs de performance (KPIs) pour visualiser l’avancement de chaque action et l’état global du plan. 
• Centralisez les données achats, engagements, et résultats dans une solution dédiée telle qu’Oxalys, connectée à votre système d’information métier et comptable, pour garantir la traçabilité et la fiabilité. 

Mesure et analyse de la performance achat

• Suivez régulièrement les objectifs clés : économies réalisées, respect des délais, conformité, satisfaction interne et fournisseur, taux d’adoption des processus digitalisés. 
• Analysez les écarts entre prévu et réalisé et identifiez les causes (processus défaillants, sous-utilisation de l’outil, problèmes internes ou chez les fournisseurs). 
• Partagez les résultats avec les parties prenantes via des rapports clairs et synthétiques, pour faciliter la prise de décision et l’arbitrage. 

Réajustements en continu

Il faut penser à organiser le retour d’expérience et l’amélioration continue.

Encouragez le feedback de tous les acteurs impliqués (acheteurs, opérationnels, métiers, fournisseurs) et organisez des ateliers collaboratifs pour échanger sur les succès, les difficultés et les axes d’amélioration. 

Vous devez ensuite adapter le plan d’action en révisant les priorités, en y intégrant de nouveaux projets ou des modules et en ajustant les rôles et les procédures en fonction de l’évolution des besoins et des résultats. 

Pensez également à intégrer les évolutions réglementaires et stratégiques et adaptez régulièrement les processus et outils aux exigences réglementaires ou sectorielles (ex : facturation électronique, RSE…).