Dématérialisation des factures dans les PME : pourquoi choisir Oxalys ?

La dématérialisation des factures pour les PME a longtemps été un sujet mis de côté par les dirigeants de ces structures. Or, dès le 1er septembre 2026 , elle n’est plus une option mais devient une obligation réglementaire. À cette date, toutes les entreprises françaises, y compris les PME, auront l’obligation de recevoir des factures électroniques via des Plateformes Agréées (anciennement PDP). Et dès septembre 2027, l’obligation d’émission s’étendra aux PME, TPE et micro-entreprises.

Pour beaucoup de PME, la RFE (Réforme de la Facturation Electronique) suscite encore des interrogations légitimes : qu’est-ce qu’une vraie facture électronique ? Quelle différence avec un PDF envoyé par e-mail ? Quels outils choisir ? Comment structurer le processus de facturation électronique en interne ? Quelle est l’obligation facturation électronique applicable aux PME et TPE ? 

Cet article répond aux questions que vous vous posez et vous donne les clés pour passer sereinement à la facturation électronique, en conformité avec la RFE. Vous y trouverez des pratiques pour transformer cette contrainte réglementaire en levier de performance pour votre gestion des achats et de la comptabilité.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier ainsi que les PDF envoyés par e-mail par des documents électroniques structurés, traités automatiquement par les systèmes d’information de l’entreprise. 

La dématérialisation des factures PME couvre deux dimensions complémentaires : 

• La dématérialisation des factures fournisseurs : les factures que votre PME reçoit de ses fournisseurs
• La dématérialisation des factures clients : les factures que votre PME émet vers ses clients

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique française, ces deux flux sont désormais encadrés par des obligations légales progressives.

Différence entre PDF simple et facture électronique conforme

C’est l’un des points les plus mal compris par les PME : un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique conforme au sens de la réglementation.

Une facture électronique conforme repose sur un format structuré ou hybride, reconnu par l’administration fiscale française dans le cadre de la RFE : 

• UBL (Universal Business Language) : fichier XML permettant l’échange automatisé entre systèmes 
• CII (Cross Industry Invoice) : autre syntaxe XML, très utilisée dans les échanges EDI inter-industries 
• Factur-X : format hybride combinant un PDF lisible et un fichier XML embarqué, recommandé pour les PME.

Dématérialisation des factures et digitalisation du processus de facturation : quelles différences ?

La dématérialisation des factures désigne le passage du support papier au format électronique, quelle que soit la forme adoptée : PDF signé, EDI, Factur-X, etc. C’est une démarche qui existe depuis les années 90 (exemple : EDI) et que de nombreuses PME ont déjà engagée, indépendamment de toute obligation réglementaire, pour gagner en efficacité opérationnelle : réduction des coûts de traitement, suppression de la saisie manuelle, accélération des délais de paiement. 

La dématérialisation des factures relève donc avant tout d’un choix de performance et non d’une contrainte légale. C’est d’ailleurs l’un des leviers les plus accessibles pour une PME souhaitant digitaliser sa comptabilité sans engager un projet de transformation majeur. 

La digitalisation du processus de facturation, quant à elle, va au-delà du document lui-même. Elle désigne l’automatisation de l’ensemble du cycle de traitement, depuis la réception de la facture jusqu’au paiement et à l’archivage : 

• Lecture automatique des données (OCR / IA),
• Rapprochement automatique commande / réception /facture,
• Workflow de validation des factures avec règles par montant, type de dépense et centre de coût,
• Intégration comptable automatisée,
• Pilotage des délais de paiement et des engagements financiers,
• Et tout ce qui peut permettre de sécuriser et automatiser les processus liés à la facturation.

Réforme de la facturation électronique : ce que doivent savoir les PME

La réforme de la facturation électronique (RFE) est l’une des évolutions réglementaires les plus structurantes pour les entreprises françaises de ces dernières années. Pour les PME en particulier, elle devrait mener à une transformation concrète des pratiques de gestion des factures fournisseurs et d’émission, avec des échéances désormais fixées.

Pourquoi cette réforme a-t-elle été mise en place ?

La RFE poursuit trois objectifs principaux, portés par l’administration fiscale française : 

1. Lutter contre la fraude à la TVA : en imposant le transit des factures B2B par des plateformes conformes, l’État dispose d’une visibilité en temps réel sur les flux de TVA entre entreprises. Selon la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), la fraude à la TVA représente plusieurs milliards d’euros de manque à gagner chaque année pour les finances publiques. 
2. Moderniser les échanges interentreprises : la généralisation de la facturation électronique PME vise à aligner la France sur les standards européens (norme EN 16931) et à réduire les frictions administratives dans les relations commerciales B2B. 
3. Alléger la charge déclarative des entreprises : à terme, les données transmises via les plateformes Agréées permettront à l’administration de préremplir certaines déclarations de TVA, simplifiant ainsi les obligations déclaratives des entreprises, y compris des PME. 

Le calendrier de la RFE pour les PME

Le calendrier de la réforme facturation électronique a été ajusté à plusieurs reprises pour permettre aux entreprises de se préparer dans de bonnes conditions. À ce jour, les échéances en vigueur sont les suivantes :

Dématérialisation des factures : quelles obligations pour les PME ?

Dans le cadre de la RFE, les PME ne peuvent pas se contenter d’envoyer et de recevoir des factures dans n’importe quel format numérique. La réforme impose un cadre technique précis, articulé autour de deux types de plateformes : les Plateformes Agréées (PA) et le Portail Public de Facturation (PPF). 

Le rôle des plateformes Agréées (anciennement PDP)

Les Plateformes Agréées (PA), anciennement appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), sont des opérateurs privés certifiés par l’administration fiscale. Elles constituent le canal obligatoire de transmission des factures électroniques entre entreprises dans le cadre de la RFE. 

Concrètement, une Plateforme Agréée assure les fonctions suivantes : 

• Réception et émission des factures électroniques dans les formats conformes (UBL, CII, Factur-X), 
• Transmission des données de facturation à l’administration fiscale (e-reporting),
• Suivi des statuts de la facture tout au long de son cycle de vie (déposée, mise à disposition, acceptée, rejetée, payée), 
• Archivage probant des factures dans le respect des obligations légales de conservation. 

Le rôle du Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme publique gratuite mise à disposition par l’État. Il joue un rôle central dans l’architecture de la RFE, même si son périmètre fonctionnel est distinct de celui des Plateformes Agréées. 

Le PPF remplit deux missions principales : 

• Il héberge l’annuaire centralisé des entreprises. Ce dernier correspond au répertoire des entreprises référencées dans le dispositif de facturation électronique. Chaque entreprise assujettie à la TVA doit y déclarer la Plateforme Agréée qu’elle a choisie pour recevoir ses factures. C’est via cet annuaire que les émetteurs de factures identifient le bon canal de transmission pour chacun de leurs destinataires. 
• Il collecte des données d’e-reporting et centralise les données de TVA transmises par les PA, permettant à l’administration fiscale de disposer d’une vision consolidée des flux B2B soumis à TVA. 

Pourquoi les PME doivent dématérialiser leurs factures ?

Au-delà de la contrainte réglementaire, la dématérialisation des factures fournisseurs représente aussi un levier de performance concret pour les PME. 
Voici les quatre raisons principales qui peuvent vous pousser à agir et à anticiper sur le sujet de la dématérialisation de vos factures. 

Se mettre en conformité avec la réglementation 

C’est le point de départ incontournable. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les PME françaises assujetties à la TVA ont l’obligation de recevoir des factures électroniques conformes. Dès septembre 2027, l’obligation d’émission s’appliquera à son tour. 

Ne pas se préparer expose concrètement à plusieurs risques : 

• Blocages opérationnels dès les premières semaines : impossibilité de traiter les factures émises par vos fournisseurs grands comptes ou ETI dans les formats RFE (on pense à la téléphonie, l’énergie, etc.) 
• Risques fiscaux liés à la non-conformité des échanges B2B soumis à TVA, 
• Pénalités financières en cas de manquement aux obligations d’émission à partir de septembre 2027. 

La dématérialisation des factures PME n’est donc plus un sujet à reporter : c’est une priorité opérationnelle immédiate. 

Réduire les coûts de traitement

Au-delà de la contrainte règlementaire, le traitement manuel des factures fournisseurs représente un coût trop souvent sous-estimé dans les PME. Entre la saisie, les vérifications, les relances, les corrections d’erreurs et l’archivage physique, le coût unitaire de traitement d’une facture papier est estimé entre 15 et 20 € par facture selon plusieurs études sectorielles. 

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de réduire significativement ce coût grâce à : 

• La suppression de la saisie manuelle via la lecture automatique (OCR / IA), 
• L’élimination des coûts papier : impression, affranchissement, archivage physique, 
• La réduction des litiges et des doublons grâce au rapprochement automatique commande – réception – facture, 
• L’accélération des délais de paiement, qui peut ouvrir des opportunités de négociation d’escomptes avec les fournisseurs. 

Gagner du temps sur les tâches administratives

Dans une PME, les équipes comptables et achats sont souvent réduites. Chaque heure passée à ressaisir des données, relancer un approbateur ou rechercher une facture égarée est une heure perdue sur des tâches à faible valeur ajoutée. 

La mise en place d’un workflow de validation des factures automatisé peut transformer radicalement votre organisation : 

• Les factures circulent automatiquement vers les bons approbateurs selon des règles prédéfinies (montant, nature de la dépense, centre de coût). 
• Les relances sont automatiques en cas de blocage ou de dépassement de délai.
• Les managers valident depuis leur mobile, sans avoir besoin d’être au bureau.
• Le statut de chaque facture est visible en temps réel, sans échange d’e-mails.

Fiabiliser les données comptables

Une facture mal saisie, un montant erroné, un fournisseur mal identifié : les erreurs de traitement manuel des factures fournisseurs ont des conséquences directes sur la fiabilité de la comptabilité fournisseurs et sur la qualité du pilotage financier. 

La dématérialisation des factures fiabilise l’ensemble de la chaîne : 

• Vos données sont capturées automatiquement depuis les formats structurés, sans ressaisie. 
• Le rapprochement automatique avec les commandes et les bons de réception détecte immédiatement les écarts. 
• Chaque étape du cycle de vie de la facture est tracée et horodatée, facilitant les audits et le contrôle interne. 
• La visibilité en temps réel sur les engagements financiers (factures non parvenues, charges à payer) améliore la qualité de vos clôtures comptables. 

Dématérialisation des factures fournisseurs et Procure-to-Pay : quel rapport ?

Pour comprendre pourquoi la dématérialisation des factures fournisseurs s’intègre naturellement dans une démarche Procure-to-Pay (P2P), il faut reprendre le fil du processus d’achats dans son ensemble. 

Le Procure-to-Pay désigne la chaîne complète qui va de l’expression du besoin d’achats jusqu’au paiement du fournisseur, en passant par la commande, la réception et la facturation. C’est un processus transversal qui implique à la fois les équipes Achats, les opérationnels prescripteurs et la Direction Financière. 

Dans ce cycle, la facture fournisseur est l’aboutissement logique de toute transaction : elle matérialise la dette de l’entreprise envers son fournisseur et déclenche le paiement. C’est donc un maillon critique du P2P et, accessoirement, le plus chronophage lorsqu’il est traité « à la main ».

La dématérialisation des factures fournisseurs s’inscrit dans le P2P de la manière suivante : 

• La facture électronique fournisseur reçue est automatiquement rapprochée de la commande d’achat et du bon de réception correspondants (3-way match) sans ressaisie, sans recherche manuelle. 
• Les écarts éventuels (prix, quantité, référence) sont détectés immédiatement et soumis au bon interlocuteur via un workflow de validation structuré.
• Une fois validée, la facture est intégrée automatiquement en comptabilité, déclenchant le paiement selon les échéances contractuelles.
• L’ensemble du cycle est traçable en temps réel, du bon de commande au règlement.

Qu’est-ce que cela change concrètement pour le traitement des factures fournisseurs d’une PME ?

Sans P2P intégré, une PME qui dématérialise ses factures se retrouve souvent avec des silos persistants. En effet, même si la facture est numérisée, le rapprochement avec la commande reste souvent manuel, le circuit de validation passe toujours par e-mail, avec tous les risques qui vont avec (sans compter les retards) et la visibilité sur les engagements reste partielle avec un temps de latence. Le gain est réel, mais va rester limité si l’automatisation n’est pas en place. 

Comment fonctionne la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs repose sur un enchaînement d’étapes automatisées, qui transforment la facture reçue en donnée comptable intégrée, sans nécessiter d’intervention manuelle. Voici comment fonctionne concrètement ce processus de facturation électronique dans une PME. 

Réception des factures électroniques fournisseurs

La première étape consiste à centraliser la réception des factures, quel que soit leur canal d’entrée : 

• Factures transmises via une Plateforme Agréée (PA) dans le cadre de la RFE pour les entreprises françaises soumises, 
• Factures reçues par e-mail (PDF, Factur-X), 
• Factures déposées directement sur un portail fournisseurs, 
• Factures issues d’un flux EDI avec les fournisseurs partenaires, 
• Factures papier numérisées par scan pour les fournisseurs non encore dématérialisés. 

L’enjeu à cette étape est de disposer d’un point d’entrée unique, quel que soit le format ou le canal utilisé par le fournisseur, pour éviter les pertes de documents et les traitements en parallèle. En effet, la RFE ne concerne pas l’ensemble de vos factures et il est important de centraliser vos données fournisseurs. 

Validation et workflow interne

Les données extraites alimentent automatiquement un workflow de validation des factures, paramétré selon les règles propres à l’entreprise : 

• Rapprochement automatique de la facture avec la commande d’achat et le bon de réception (3-way match) : si les trois documents concordent, la facture est approuvée sans intervention humaine.
• En cas d’écart détecté (prix, quantité, référence), la facture est automatiquement soumise au bon interlocuteur pour traitement. 
• Les circuits d’approbation sont définis par montant, type de dépense ou centre de coût : chaque approbateur reçoit une notification et peut valider depuis son poste ou son mobile.
• Les relances sont automatiques en cas de dépassement du délai de validation défini.

Ce workflow de validation des factures est le cœur de la performance opérationnelle : il supprime les circuits informels par e-mail, accélère les bons à payer et sécurise le contrôle interne.

Intégration en comptabilité

Une fois la facture validée, elle est intégrée automatiquement dans le logiciel comptable de l’entreprise : 

• Génération des écritures comptables sans ressaisie, 
• Mise à jour du compte fournisseurs et des engagements financiers, 
• Déclenchement du paiement selon les échéances contractuelles définies, 
• Archivage électronique probant de la facture, dans le respect des obligations légales de conservation (10 ans en France). 

L’ensemble du cycle est traçable de bout en bout : chaque action (réception, lecture, validation, comptabilisation, paiement) est horodatée et conservée, ce qui facilite les audits et renforce la conformité fiscale. Vos processus sont auditables en toute sérénité. 

Quelles solutions pour dématérialiser les factures en PME ?

Le marché des solutions de dématérialisation des factures s’est considérablement structuré ces dernières années, notamment sous l’impulsion de la RFE. Pour une PME, le choix de l’outil n’est pas anodin : il conditionne à la fois la conformité réglementaire, la performance opérationnelle et la capacité à faire évoluer le dispositif dans le temps.  

Les logiciels comptables classiques

La plupart des logiciels de comptabilité du marché ont intégré des fonctionnalités de premier niveau de dématérialisation des factures fournisseurs : import de PDF, saisie assistée, archivage numérique. 

Leurs limites sont cependant réelles : 

• Couverture fonctionnelle restreinte : la dématérialisation se limite souvent à la numérisation et à la saisie assistée, sans véritable automatisation du rapprochement ou du workflow, ces outils étant principalement dédiés à la comptabilité et non aux achats
• Absence de connexion native avec les processus amont (commandes, réceptions) 
• Préparation à la RFE à vérifier surtout pour les outils développés spécifiquement selon les éditeurs et les versions : vérifier systématiquement la compatibilité avec les formats structurés et les Plateformes Agréées 

Les plateformes de facturation électronique (PA)

Les Plateformes Agréées (PA) sont les opérateurs certifiés par la DGFiP pour assurer la transmission des factures électroniques dans le cadre de la RFE. Certaines d’entre elles proposent également des services de traitement et de gestion des factures fournisseurs au-delà de la simple transmission. 

Elles sont indispensables dans l’architecture RFE : toute PME devra obligatoirement choisir au moins une PA pour émettre et recevoir des factures conformes à partir des échéances réglementaires.

Les solutions de gestion des achats intégrées

Les solutions de gestion des achats, également appelées solutions Source-to-Pay ou Procure-to-Pay selon leur périmètre fonctionnel choisi, offrent une approche plus complète que les logiciels comptables classiques ou les gestions commerciales. 

Elles couvrent l’ensemble du cycle de vie de la facture fournisseur en lien direct avec les processus achats : demandes d’achats, commandes, réceptions, rapprochement automatique, workflow de validation, intégration comptable et pilotage des engagements. 

Pour une PME souhaitant digitaliser sa comptabilité et structurer durablement son processus de facturation électronique fournisseurs, ce type de solution présente des avantages décisifs : 

• Vision continue des engagements financiers, du bon de commande au paiement, 
• Rapprochement automatique commande/réception/facture (3-way match) nativement intégré, 
• Workflow de validation configurable selon les règles métier de l’entreprise, 
• Connexion aux Plateformes Agréées pour assurer la conformité RFE, 
• Portail fournisseurs pour centraliser les échanges et le dépôt des factures. 

ERP vs solutions spécialisées

La question du choix entre ERP et solution spécialisée se pose régulièrement dans la stratégie des PME et dépend du degré de maturité digitale et achats de l’entreprise.

Les avantages de la dématérialisation des factures pour les PME

La dématérialisation des factures en PME génère des bénéfices concrets et mesurables, bien au-delà de la simple mise en conformité réglementaire. Voici les cinq avantages clés qui justifient d’engager cette transformation sans attendre les échéances imposées par la RFE. 

Gain de temps et productivité

C’est le bénéfice le plus immédiatement perceptible. En supprimant la saisie manuelle, les circuits d’approbation par e-mail et les recherches de documents égarés, la dématérialisation des factures fournisseurs libère un temps considérable pour les équipes comptables et achats, souvent plus restreintes dans les petites structures. 

Les gains opérationnels constatés chez les entreprises ayant déployé une solution de dématérialisation des factures intégrée à leur processus P2P sont significatifs : 

• Réduction du délai de traitement d’une facture de plusieurs jours à quelques heures, 
• Automatisation du rapprochement commande/ réception facture qui élimine les vérifications manuelles répétitives, 
• Validation accélérée grâce aux workflows mobiles qui permettent que les approbateurs valident en un clic, où qu’ils soient. 
• Jusqu’à 40 % de gain de temps sur le traitement global des factures fournisseurs, constaté chez plusieurs clients Oxalys. 

Ce temps récupéré peut être réorienté vers des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse des dépenses, la négociation fournisseurs et le pilotage budgétaire.

Réduction des erreurs et des litiges

Le traitement manuel des factures fournisseurs est une source récurrente d’erreurs : mauvaise saisie d’un montant, doublon de paiement, facture imputée sur le mauvais centre de coût, écart non détecté entre la commande et la facture, suivi intuitif, etc. 

La dématérialisation des factures réduit structurellement ces risques : 

• Vos données sont capturées automatiquement depuis les formats structurés, sans intervention humaine. 
• Le rapprochement automatique détecte immédiatement tout écart entre la commande, la réception et la facture. 
• Les doublons sont identifiés avant comptabilisation. 
• Vos litiges fournisseurs diminuent grâce à une meilleure traçabilité des échanges et des statuts de paiement. 

Moins d’erreurs, c’est aussi moins de temps passé à les corriger et une relation fournisseurs plus fluide et plus sereine.  Vos fournisseurs vous diront merci ! 

Meilleure traçabilité des factures

Dans un contexte de contrôle fiscal renforcé et d’exigences croissantes en matière d’audit interne, la traçabilité des factures fournisseurs est un enjeu majeur pour les PME. 

La dématérialisation apporte une traçabilité complète et automatique sur l’ensemble du cycle de vie de la facture : 

• Chaque étape est horodatée et conservée : réception, lecture, validation, comptabilisation, paiement. Les données sont robustes et les processus tracés. 
• Le statut de chaque facture est visible en temps réel par tous les acteurs concernés (comptabilité, achats, management). 
• L’archivage électronique probant garantit la valeur juridique des documents sur toute la durée légale de conservation. 
• Les pistes d’audit sont reconstituables à tout moment, sans recherche manuelle dans des classeurs physiques. 

Pilotage financier amélioré

La dématérialisation des factures transforme également la qualité de votre pilotage financier. Là où le traitement manuel génère des décalages, des angles morts et des consolidations interminables de tableurs éparpillés, la dématérialisation offre une visibilité en temps réel sur les engagements. Les KPIs sont générés automatiquement et en temps réel. 

Les bénéfices pour la Direction Financière sont immédits : 

• Visibilité instantanée sur les factures en cours de traitement, les montants engagés et les échéances à venir, 
• Meilleure gestion des charges à payer (CCA) et des factures non parvenues (FNP) en fin de période, 
• Anticipation des besoins de trésorerie grâce à un suivi précis des délais de paiement fournisseurs, 
• Reporting financier fiabilisé, avec des données comptables à jour et exhaustives. 

Conformité réglementaire

Enfin, la dématérialisation des factures PME est le socle indispensable de la conformité avec la réforme de la facturation électronique. En structurant dès maintenant son processus autour des formats conformes et des Plateformes Agréées, votre PME : 

• anticipe sereinement les échéances de la RFE (septembre 2026 pour la réception, septembre 2027 pour l’émission), 
• sécurise ses échanges B2B avec ses fournisseurs et clients assujettis à la TVA en France, 
• réduit son exposition aux risques fiscaux liés à la non-conformité, 
• se positionne comme un partenaire fiable et moderne aux yeux de ses fournisseurs et donneurs d’ordres. 

Passez à la dématérialisation des factures : les bonnes pratiques pour les PME

Se lancer dans la dématérialisation des factures en PME ne s’improvise pas. Pour maximiser les gains et sécuriser la transition, voici les six bonnes pratiques à suivre, qu’il s’agisse de préparer la conformité RFE ou de structurer durablement son processus de facturation électronique : 

• Cartographier les flux de factures, 
• Choisir la bonne solution de dématérialisation des factures, 
• Choisir sa Plateforme Agréée (ex PDP), 
• Impliquer les équipes comptables et achats, 
• Mettre en place des outils de pilotage et d’alertes, 
• Tester et sécuriser les processus. 

Cartographier les flux de factures

Avant de choisir un outil ou de contacter un prestataire, la première étape est de comprendre précisément la réalité de vos flux de factures fournisseurs et de faire un état des lieux : 

• Combien de factures traitez-vous par mois ? Par quel canal (courrier, e-mail, EDI, portail) ? 
• Quels sont vos principaux fournisseurs (français, étrangers, européens, etc.) et dans quels formats émettent-ils leurs factures ? 
• Combien d’acteurs interviennent dans le circuit de validation ? Selon quelles règles ? 
• Quels sont vos outils actuels : logiciel comptable, ERP, tableur Excel ? 
• Quels sont les points de friction identifiés : délais, erreurs récurrentes, litiges fréquents ? 

Cette cartographie vous permettra de dimensionner correctement votre projet, d’identifier les priorités et de construire un cahier des charges réaliste pour votre future solution de dématérialisation des factures. 

Choisir la bonne solution de dématérialisation des factures

Le choix de la solution conditionne largement la réussite du projet. Au-delà des fonctionnalités de base, évaluez les critères suivants : 

• Couverture fonctionnelle : la solution couvre-t-elle l’ensemble du cycle facture, du rapprochement automatique à l’archivage probant ? Quel sera son périmètre d’intervention ? 
• Intégration avec votre système d’information existant : les connecteurs sont-ils natifs ou nécessitent-ils des développements spécifiques ? 
• Conformité RFE : la solution est-elle capable de traiter les formats structurés (UBL, CII, Factur-X) et de s’interfacer avec une Plateforme Agréée ? 
• Ergonomie et accessibilité mobile : les approbateurs peuvent-ils valider facilement depuis leur smartphone ou tablette ? 
• Scalabilité : la solution peut-elle évoluer avec votre entreprise et s’étendre à d’autres processus achats ? 

Choisir la bonne Plateforme Agréée (anciennement PDP)

Le choix de la Plateforme Agréée est une décision distincte du choix de la solution de gestion des factures. Quelques points de vigilance essentiels : 

• Vérifiez la certification officielle : la PA doit figurer sur la liste publiée par la DGFiP. Ne vous fiez pas aux seules déclarations commerciales des prestataires. 
• Évaluez les services associés : transmission des factures, e-reporting, tableau de bord de suivi des statuts, gestion des rejets et des anomalies. 
• Vérifiez la compatibilité avec votre solution de gestion des achats ou votre logiciel comptable : l’intégration doit être fluide et documentée. 
• Anticipez la relation fournisseurs : votre PA doit être capable de communiquer avec les plateformes utilisées par vos fournisseurs, quel que soit leur choix. 
• Assurez-vous de connaitre la tarification définitive 

Point de vigilance : Certains prestataires se présentent comme des Plateformes Agréées sans en avoir encore obtenu la certification définitive. Exigez systématiquement la preuve de certification DGFiP avant tout engagement contractuel. 

Impliquer les équipes comptables et achats

La dématérialisation des factures fournisseurs est un projet qui concerne plusieurs métiers: la comptabilité, les achats, mais aussi les managers opérationnels qui interviennent dans les circuits de validation. 

Pour garantir l’adoption et la réussite du déploiement : 

• Associez les équipes dès la phase de cadrage : leurs retours terrain sont précieux pour paramétrer les workflows et définir les règles de validation. 
• Désignez un référent projet côté Finance et côté Achats, chargé de piloter la transition et de relayer les informations (et mettez tout en place pour qu’ils travaillent ensemble et on l’un contre l’autre ). 
• Prévoyez une formation adaptée à chaque profil utilisateur : les besoins d’un comptable, d’un acheteur et d’un manager approbateur ne sont pas les mêmes. 
• Communiquez sur les bénéfices concrets attendus pour chaque équipe : moins de saisie manuelle, moins de relances, validation en mobilité.

Mettre en place des outils de pilotage et d’alertes

Un processus de facturation électronique performant ne se pilote pas à l’aveugle. Dès le déploiement, configurez des indicateurs de suivi adaptés à votre organisation : 

• Délai moyen de traitement d’une facture, de la réception au paiement, 
• Taux de rapprochement automatique : quelle proportion de factures est traitée sans intervention manuelle ? 
• Nombre de factures en attente de validation, avec identification des blocages, 
• Alertes automatiques en cas de dépassement des délais de validation ou d’approche des échéances de paiement fournisseurs, 
• Suivi des anomalies : écarts récurrents avec certains fournisseurs, formats non conformes, rejets en PA, etc. 

Ces indicateurs vous permettront d’identifier rapidement les points de friction, d’optimiser en continu votre workflow de validation des factures et de démontrer le ROI du projet à votre direction. 

Tester et sécuriser les processus

Avant toute mise en production à grande échelle, prévoyez une phase de test structurée : 

• Pilotez sur un périmètre restreint : un type de fournisseur, une famille de dépenses ou une entité juridique. 
• Testez tous les formats entrants : factures PDF, Factur-X, EDI, flux PA, chaque canal doit être validé de bout en bout. 
• Simulez les cas d’anomalie : écart de prix, facture sans commande associée, format non conforme. Vérifiez que les workflows de traitement des exceptions fonctionnent correctement. 
• Vérifiez l’archivage probant : les factures archivées sont-elles bien accessibles, horodatées et conformes aux exigences légales ? 
• Formalisez les procédures de traitement des cas particuliers, pour que les équipes sachent comment réagir en autonomie face à une situation non standard. 

Dématérialisez vos factures en PME avec Oxalys

La dématérialisation des factures fournisseurs prend tout son sens lorsqu’elle s’inscrit dans une chaîne Procure-to-Pay complète et intégrée. C’est précisément ce que propose Oxalys. 

La solution Oxalys permet aux PME et ETI de centraliser, automatiser et piloter l’ensemble du processus de facturation fournisseurs – de la réception de la facture électronique jusqu’à son intégration comptable en lien direct avec les commandes, les réceptions et les budgets. 

Ce que vous pouvez faire avec Oxalys : 

• Recevoir et traiter les factures électroniques dans tous les formats (PDF, Factur-X, EDI, UBL, CII) via une interface unifiée, 
• Automatiser le rapprochement commande / réception / facture et gérer les écarts de manière structurée, 
• Configurer des workflows de validation adaptés à votre organisation : règles par montant, nature de dépense, centre de coût, validation mobile, 
• Vous connecter à une Plateforme Agréée certifiée – Oxalys s’interface avec AGENA3000 pour assurer votre conformité RFE de bout en bout, 
• Piloter en temps réel vos engagements financiers, vos délais de paiement et vos indicateurs de performance achats.